Tag e metadati in DAM: qual è la differenza?

I metadati e i tag sono due elementi essenziali ma comunemente confusi nella gestione delle risorse digitali (DAM).

Nel contesto di DAM, i metadati sono il collegamento che collega gli oggetti e i tag sono elementi definiti dall'utente che contrassegnano gli oggetti per la reperibilità dell'utente. Mentre alcuni utenti pensano di essere uguali, non lo sono.

Comprendere la differenza tra ogni elemento è fondamentale per impostare e mantenere il tuo DAM.

Aboutness è definito nei metadati

La definizione standard di metadati è solitamente "dati sui dati". Per me, la parte cruciale di quella definizione è la parola "circa". I metadati ci dicono "l'essenza" delle cose - oggetti informativi - nei sistemi.

Ad esempio, un file .mp4 (video) caricato sul tuo DAM potrebbe riguardare l'ultima offerta di servizi della tua azienda. Altri dati che descrivono la "chiusura" del file potrebbero essere:

• Con quale software è stato creato il video.
• Data e ora in cui il file è stato finalizzato.
• La campagna per la quale è stato distribuito il video.

Questi particolari "punti dati" di metadati sono le cose a cui un utente potrebbe pensare quando cerca il file video in un secondo momento.

Tenere traccia di tali dati di metadati - o elementi, che è il modo molto meno confuso di parlare di dati di metadati - è vitale per gli amministratori DAM per rendere la ricerca uno strumento veloce, facile e produttivo per i futuri utenti.

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Standard di metadati

Sebbene ci siano probabilmente centinaia di elementi di cui la tua azienda potrebbe potenzialmente tenere traccia, l'elenco finale degli elementi di metadati dovrebbe essere breve e contenuto. La maggior parte di questi elementi dovrebbe essere estratta automaticamente dalla tua piattaforma DAM.

Ad esempio, elementi come l'altezza e la larghezza, il formato del file, la marca e il modello della fotocamera e altri dati fotografici tecnici relativi a file analogici e digitali vengono generati dall'hardware della fotocamera ed estratti quando i file delle foto vengono caricati.

Tutti i metadati che possono essere generati automaticamente in questo modo, evitando l'inserimento manuale dei dati, sono altamente desiderabili. Il risultato è un minore intervento da parte degli amministratori DAM e una migliore precisione tecnica.

Come restringere gli elementi dei metadati

Quando consideri quali elementi di metadati aggiungere al tuo schema di metadati, considera in quale progetto, marketing, vendite o altri strumenti di gestione lavorano gli utenti.

Un report che elenca i campi di metadati contenuti nei moduli creati dagli amministratori di sistema conterrà gli elementi di metadati più critici per quegli utenti finali. Questi sono gli elementi che gli utenti ricorderanno e cercheranno, più dei nomi dei singoli file.

La codifica è per gli utenti

Oltre ai dati importanti per i tuoi gruppi di utenti, i singoli utenti spesso hanno modi di cercare cose che sono uniche per loro.

Ad esempio, durante la ricerca di album nel mio software musicale, tendo a dimenticare i nomi degli album ma ricordo le copertine degli album. Per questo taggo i miei album con colori o oggetti trovati sulle copertine in modo da poterli ritrovare. Ma questi sono tag che sarebbero privi di significato per altri appassionati di musica.

Ma diciamo che sono un copywriter che ha bisogno di aggiornare la copia delle campagne delle vacanze dell'anno scorso, devo trovare la copia del Black Friday dell'anno scorso. Forse in passato ho anche dovuto cercare la copia di vendita di Back to School e Memorial Day.

Potrei voler taggare tali risorse con la parola "vacanza" per ritrovarle quando tale necessità si verificherà il prossimo anno. Potrei usare un'altra parola chiave, come "festivo" o "vendite speciali".

In ogni caso, il mio bibliotecario DAM vorrà fornire un'opzione di tagging in modo che gli utenti possano applicare tag ai file in modo che possano trovare le risorse che usano frequentemente.

I tag lo consentono senza disturbare i metadati critici che alimentano il DAM stesso. Forniscono anche un certo livello di controllo sul loro utilizzo del DAM.

I tag possono alleviare l'onere dell'apprendimento di un nuovo sistema e qualsiasi preoccupazione per i file che sono "scomparsi" in un grande sistema di livello aziendale in modo che possano essere "ritrovati" con uno sforzo minimo o nullo.

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I tag sono metadati?

Qui è dove la questione dei tag e dei metadati può diventare complicata. La codifica è utile per gli amministratori DAM per fornire filtri di ricerca avanzati per usi comuni.

Inoltre, il tagging aiuta gli amministratori DAM a generare automaticamente i tag sulle risorse caricate nelle cartelle comunemente cercate in modo che siano immediatamente ricercabili dopo l'ingest (parola di un bibliotecario o archivista per "importazione").

Tuttavia, la differenza fondamentale tra tag e metadati è che gli elementi dei metadati devono essere sempre standardizzati .

Gli elementi standard sono disponibili in schemi riconosciuti a livello internazionale, comunemente usati e pubblicati come Dublin Core, PREMIS, IPTC, XMP (mantenuto da Adobe) e altri.

Gli elementi standard consentono di trasferire facilmente i metadati delle risorse e di essere estratti automaticamente in qualsiasi altro database, sistema di gestione delle informazioni o DAM, qualora le esigenze aziendali dovessero cambiare.

A seconda della piattaforma DAM, i tag specifici dell'azienda creati possono essere archiviati come metadati. Ad esempio, la piattaforma Adobe Experience Manager Assets (AEM Assets) può archiviare i tag in questo modo, sia distribuiti nel cloud che in locale. Può applicare tag specifici dell'azienda alle risorse che verranno importate in determinate cartelle.

Gli amministratori dovrebbero essere gli unici utenti che possono creare e modificare questo tipo di metadati, poiché influiscono sull'intero sistema.

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Se distribuiti correttamente, metadati, tag e smart tag creano un sistema di gestione delle risorse digitali altamente produttivo che può restituire rapidamente il proprio investimento e connettere più utenti a più proprietà intellettuale.

Richiedono solo un po' di attenta cura e potatura per velocizzare l'uso e la reperibilità della tua proprietà intellettuale.

Le opinioni espresse in questo articolo sono quelle dell'autore ospite e non necessariamente MarTech. Gli autori dello staff sono elencati qui.

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