Tagi a metadane w DAM: jaka jest różnica?

Metadane i tagi to dwa podstawowe, ale często mylone elementy zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM).

W kontekście DAM metadane to łącze łączące obiekty, a znaczniki to elementy zdefiniowane przez użytkownika, które oznaczają obiekty w celu umożliwienia ich znalezienia. Chociaż niektórzy użytkownicy myślą, że są tacy sami, tak nie jest.

Zrozumienie różnicy między każdym elementem ma kluczowe znaczenie dla konfiguracji i utrzymania DAM.

O nas jest zdefiniowana w metadanych

Standardowa definicja metadanych to zazwyczaj „dane o danych”. Dla mnie kluczową częścią tej definicji jest słowo „około”. Metadane mówią nam o „o” rzeczach — obiektach informacyjnych — w systemach.

Na przykład plik .mp4 (wideo) przesłany do Twojego DAM może dotyczyć najnowszej oferty usług Twojej firmy. Inne dane, które opisują „informacje” o pliku, to:

• W jakim oprogramowaniu wideo zostało utworzone.
• Data i godzina sfinalizowania pliku.
• Kampania, dla której wdrożono wideo.

Te konkretne „punkty danych” metadanych to rzeczy, o których użytkownik może pomyśleć, szukając pliku wideo w późniejszym terminie.

Śledzenie takich danych metadanych — lub elementów, co jest znacznie mniej mylącym sposobem mówienia o danych metadanych — jest niezbędne dla administratorów DAM, aby wyszukiwanie było szybkim, łatwym i produktywnym narzędziem dla przyszłych użytkowników.

Kop głębiej: 3 kroki do supermocy systemu DAM

Standardy metadanych

Chociaż istnieją prawdopodobnie setki elementów, które Twoja firma mogłaby potencjalnie śledzić, ostateczna lista elementów metadanych powinna być krótka i ograniczona. Większość z tych elementów powinna zostać automatycznie wyodrębniona przez Twoją platformę DAM.

Na przykład elementy takie jak wysokość i szerokość, format pliku, marka i model aparatu oraz inne techniczne dane fotograficzne dotyczące plików analogowych i cyfrowych są generowane przez sprzęt aparatu i wyodrębniane podczas przesyłania plików zdjęć.

Wszelkie metadane, które mogą być generowane automatycznie w ten sposób, z pominięciem ręcznego wprowadzania danych, są wysoce pożądane. Rezultatem jest mniejsza interwencja administratorów DAM i lepsza dokładność techniczna.

Jak zawęzić elementy metadanych

Rozważając, jakie elementy metadanych dodać do schematu metadanych, należy wziąć pod uwagę, w jakim projekcie, marketingu, sprzedaży lub innych narzędziach do zarządzania pracują użytkownicy.

Raport zawierający zestawienie pól metadanych zawartych w formularzach zbudowanych przez administratorów systemu będzie zawierał elementy metadanych najbardziej krytyczne dla tych użytkowników końcowych. Są to elementy, które użytkownicy zapamiętają i będą wyszukiwać bardziej niż nazwy poszczególnych plików.

Tagowanie jest dla użytkowników

Poza danymi ważnymi dla Twoich grup użytkowników, poszczególni użytkownicy często mają sposoby wyszukiwania rzeczy, które są dla nich unikalne.

Na przykład, szukając albumów w moim oprogramowaniu muzycznym, zapominam nazwy albumów, ale pamiętam ich okładki. Z tego powodu taguję swoje albumy kolorami lub przedmiotami znalezionymi na okładkach, aby móc je ponownie odnaleźć. Ale to są tagi, które byłyby bez znaczenia dla innych fanów muzyki.

Ale powiedzmy, że jestem copywriterem, który potrzebuje zaktualizować tekst z zeszłorocznych kampanii świątecznych, muszę znaleźć zeszłoroczny egzemplarz z Czarnego Piątku. Być może w przeszłości musiałem również szukać kopii z wyprzedaży Back to School i Memorial Day.

Być może zechcę oznaczyć takie zasoby słowem „wakacje”, aby znaleźć je ponownie, gdy pojawi się taka potrzeba w przyszłym roku. Mogę użyć innego słowa kluczowego, np. „świąteczny” lub „wyprzedaż specjalna”.

Tak czy inaczej, mój bibliotekarz DAM będzie chciał zapewnić opcję tagowania, aby użytkownicy mogli dodawać tagi do plików, aby mogli znaleźć zasoby, z których często korzystają.

Tagi umożliwiają to bez zakłócania krytycznych metadanych, które zasilają sam DAM. Zapewniają również pewien poziom kontroli nad korzystaniem z RDN.

Znaczniki mogą zmniejszyć obciążenie związane z nauką nowego systemu i wszelkie obawy związane z plikami, które „zniknęły” w dużym systemie na poziomie przedsiębiorstwa, aby można je było „ponownie znaleźć” przy niewielkim lub żadnym wysiłku.

Kop głębiej: jak zbudować fundament DAM

Czy tagi to metadane?

Tutaj kwestia tagów i metadanych może być trudna. Tagowanie jest przydatne dla administratorów DAM w celu zapewnienia zaawansowanego filtrowania wyszukiwania do typowych zastosowań.

Ponadto tagowanie pomaga administratorom DAM w automatycznym generowaniu tagów na przesyłanych zasobach w często wyszukiwanych folderach, dzięki czemu można je natychmiast przeszukiwać po pobraniu (wymyślne słowo bibliotekarza lub archiwisty oznaczające „import”).

Kluczowa różnica między tagami a metadanymi polega jednak na tym, że elementy metadanych powinny być zawsze ujednolicone .

Standardowe elementy są dostępne w uznanych na całym świecie, powszechnie używanych i publikowanych schematach, takich jak Dublin Core, PREMIS, IPTC, XMP (utrzymywany przez Adobe) i inne.

Standardowe elementy umożliwiają łatwe przenoszenie metadanych zasobów i ich automatyczne wyodrębnianie do dowolnej innej bazy danych, systemu zarządzania informacjami lub systemu DAM w przypadku zmiany potrzeb biznesowych.

W zależności od platformy DAM utworzone tagi specyficzne dla przedsiębiorstwa mogą być przechowywane jako metadane. Na przykład platforma Adobe Experience Manager Assets (AEM Assets) może w ten sposób przechowywać tagi, niezależnie od tego, czy są one wdrożone w chmurze, czy lokalnie. Może stosować znaczniki specyficzne dla przedsiębiorstwa do zasobów, które zostaną przetworzone w określonych folderach.

Administratorzy powinni być jedynymi użytkownikami, którzy mogą tworzyć i edytować tego typu metadane, ponieważ mają one wpływ na cały system.

Kop głębiej: przewodnik w 12 krokach dotyczący wdrażania systemu zarządzania zasobami cyfrowymi

Wykorzystaj w pełni swój system DAM dzięki metadanym i tagowaniu

Po prawidłowym wdrożeniu metadane, tagi i inteligentne tagi tworzą wysoce produktywny system zarządzania zasobami cyfrowymi, który może szybko zwrócić inwestycję i połączyć więcej użytkowników z większą własnością intelektualną.

Wymagają tylko odrobiny ostrożnej pielęgnacji i przycinania, aby przyspieszyć korzystanie i znajdowanie Twojej własności intelektualnej.

Opinie wyrażone w tym artykule są opiniami gościa i niekoniecznie MarTech. Autorzy personelu są wymienieni tutaj.

Dodaj MarTech do swojego kanału Google News.

---