Tags x metadados no DAM: qual é a diferença?

Metadados e tags são dois elementos essenciais, mas comumente confundidos no gerenciamento de ativos digitais (DAM).

No contexto do DAM, os metadados são o link que conecta os objetos e as tags são elementos definidos pelo usuário que marcam os objetos para que possam ser encontrados pelo usuário. Embora alguns usuários pensem que são iguais, eles não são.

Entender a diferença entre cada elemento é crucial para configurar e manter seu DAM.

Aboutness é definido em metadados

A definição padrão de metadados geralmente é “dados sobre dados”. Para mim, a parte crucial dessa definição é a palavra “sobre”. Os metadados nos dizem o “sobre” das coisas – objetos de informação – em sistemas.

Por exemplo, um arquivo .mp4 (vídeo) carregado em seu DAM pode ser “sobre” a oferta de serviço mais recente de sua empresa. Outros dados que descrevem o “sobre” do arquivo podem ser:

• Em qual software o vídeo foi criado.
• Em que data e hora o arquivo foi finalizado.
• A campanha para a qual o vídeo foi implantado.

Esses “pontos de dados” de metadados específicos são as coisas em que um usuário pode pensar ao procurar o arquivo de vídeo em uma data posterior.

Acompanhar esses dados de metadados — ou elementos, que é a maneira muito menos confusa de falar sobre dados de metadados — é vital para os administradores de DAM tornarem a pesquisa uma ferramenta rápida, fácil e produtiva para usuários futuros.

Vá mais fundo: 3 etapas para superpotenciar seu sistema DAM

Padrões de metadados

Embora existam provavelmente centenas de elementos que sua empresa poderia acompanhar, a lista final de elementos de metadados deve ser curta e contida. A maioria desses elementos deve ser extraída automaticamente por sua plataforma DAM.

Por exemplo, elementos como altura e largura, formato de arquivo, marca e modelo da câmera e outros dados técnicos de fotos relacionados a arquivos analógicos e digitais são gerados pelo hardware da câmera e extraídos quando os arquivos de fotos são carregados.

Qualquer metadado que possa ser gerado automaticamente dessa maneira, ignorando a entrada manual de dados, é altamente desejável. O resultado é menos intervenção dos administradores do DAM e maior precisão técnica.

Como restringir elementos de metadados

Ao considerar quais elementos de metadados adicionar ao seu esquema de metadados, considere em qual projeto, marketing, vendas ou outras ferramentas de gerenciamento os usuários trabalham.

Um relatório listando os campos de metadados contidos nos formulários criados pelos administradores do sistema conterá os elementos de metadados mais críticos para esses usuários finais. Esses são os elementos que os usuários irão lembrar e procurar, mais do que os nomes de arquivos individuais.

Marcação é para usuários

Além dos dados importantes para seus grupos de usuários, os usuários individuais geralmente têm maneiras de pesquisar coisas que são exclusivas para eles.

Por exemplo, quando procuro álbuns no meu software de música, costumo esquecer os nomes dos álbuns, mas me lembro das capas dos álbuns. Por isso, etiqueto meus álbuns com cores ou objetos encontrados nas capas para que eu possa reencontrá-los. Mas essas são tags que não teriam sentido para outros fãs de música.

Mas digamos que eu seja um redator que precisa atualizar a cópia das campanhas de férias do ano passado, tenho que encontrar a cópia da Black Friday do ano passado. Talvez eu também tenha procurado uma cópia de venda do Back to School e do Memorial Day no passado.

Talvez eu queira marcar esses ativos com a palavra “férias” para encontrá-los novamente quando essa necessidade surgir no ano que vem. Posso usar outra palavra-chave, como “festas” ou “vendas especiais”.

De qualquer forma, meu bibliotecário DAM desejará fornecer uma opção de marcação para que os usuários possam aplicar marcas aos arquivos para que possam encontrar ativos que usam com frequência.

As tags permitem isso sem perturbar os metadados críticos que alimentam o próprio DAM. Eles também fornecem algum nível de controle sobre o uso do DAM.

As tags podem aliviar o fardo de aprender um novo sistema e qualquer preocupação com arquivos que “desapareceram” em um grande sistema de nível empresarial para que possam ser “encontrados novamente” com pouco ou nenhum esforço.

Vá mais fundo: como construir sua fundação DAM

As tags são metadados?

Aqui é onde a questão de tags e metadados pode ficar complicada. A marcação é útil para os administradores de DAM fornecerem filtragem de pesquisa avançada para usos comuns.

Além disso, a marcação ajuda os administradores do DAM a gerar marcas automaticamente em ativos carregados em pastas comumente pesquisadas, para que sejam imediatamente pesquisáveis ​​após a ingestão (a palavra sofisticada de um bibliotecário ou arquivista para “importar”).

No entanto, a principal diferença entre tags e metadados é que os elementos de metadados sempre devem ser padronizados .

Os elementos padrão estão disponíveis em esquemas reconhecidos internacionalmente, comumente usados ​​e publicados, como Dublin Core, PREMIS, IPTC, XMP (mantido pela Adobe) e outros.

Os elementos padrão permitem que os metadados de seus ativos sejam facilmente transferidos e extraídos automaticamente para qualquer outro banco de dados, sistema de gerenciamento de informações ou DAM, caso as necessidades de negócios mudem.

Dependendo da plataforma DAM, as tags específicas da empresa que você criar podem ser armazenadas como metadados. Por exemplo, a plataforma Adobe Experience Manager Assets (AEM Assets) pode armazenar tags dessa forma, sejam elas implantadas na nuvem ou no local. Ele pode aplicar tags específicas da empresa a ativos que serão inseridos em pastas específicas.

Os administradores devem ser os únicos usuários que podem criar e editar esse tipo de metadados, pois afetam todo o sistema.

Vá mais fundo: um guia de 12 etapas para implementar um sistema de gerenciamento de ativos digitais

Aproveite ao máximo seu sistema DAM com metadados e marcação

Quando implantados corretamente, metadados, tags e tags inteligentes criam um sistema de gerenciamento de ativos digitais altamente produtivo que pode retornar rapidamente seu investimento e conectar mais usuários a mais propriedade intelectual.

Eles exigem apenas um pouco de cuidado e poda para ajudar a acelerar o uso e a localização de sua propriedade intelectual.

As opiniões expressas neste artigo são do autor convidado e não necessariamente da MarTech. Os autores da equipe estão listados aqui.

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