Теги и метаданные в DAM: в чем разница?

Метаданные и теги — это два важных, но часто путаемых элемента управления цифровыми активами (DAM).

В контексте DAM метаданные — это ссылка, которая соединяет объекты, а теги — это определяемые пользователем элементы, которые помечают объекты для возможности поиска пользователем. Хотя некоторые пользователи думают, что они одинаковы, это не так.

Понимание различий между каждым элементом имеет решающее значение для настройки и обслуживания DAM.

Информация определяется в метаданных

Стандартное определение метаданных обычно звучит как «данные о данных». Для меня ключевой частью этого определения является слово «о». Метаданные говорят нам о «принадлежности» вещей — информационных объектов — в системах.

Например, файл .mp4 (видео), загруженный в DAM, может быть посвящен последним предложениям услуг вашей компании. Другими данными, описывающими «информацию» о файле, могут быть:

• В какой программе создано видео.
• Дата и время финализации файла.
• Кампания, для которой было развернуто видео.

Эти конкретные «точки данных» метаданных — это то, о чем пользователь может подумать, когда будет искать видеофайл позже.

Отслеживание таких данных метаданных — или элементов, что является гораздо менее запутанным способом говорить о данных метаданных — жизненно важно для администраторов DAM, чтобы сделать поиск быстрым, простым и продуктивным инструментом для будущих пользователей.

Копните глубже: 3 шага к супермощности вашей системы DAM

Стандарты метаданных

Несмотря на то, что ваша компания потенциально может отслеживать сотни элементов, окончательный список элементов метаданных должен быть коротким и содержательным. Большинство этих элементов должны автоматически извлекаться вашей платформой DAM.

Например, такие элементы, как высота и ширина, формат файла, производитель и модель камеры, а также другие технические данные о фотографиях, относящиеся к аналоговым и цифровым файлам, генерируются оборудованием камеры и извлекаются при загрузке файлов фотографий.

Крайне желательны любые метаданные, которые могут быть сгенерированы таким образом автоматически, минуя ручной ввод данных. Результатом является меньшее вмешательство администраторов DAM и повышение технической точности.

Как сузить элементы метаданных

При рассмотрении того, какие элементы метаданных добавить в вашу схему метаданных, подумайте, в каких проектах, маркетинге, продажах или других инструментах управления работают пользователи.

Отчет со списком полей метаданных, содержащихся в формах, созданных системными администраторами, будет содержать элементы метаданных, наиболее важные для этих конечных пользователей. Это элементы, которые пользователи будут помнить и искать, а не имена отдельных файлов.

Теги для пользователей

Помимо данных, важных для ваших групп пользователей, у отдельных пользователей часто есть способы поиска вещей, которые являются уникальными для них.

Например, при поиске альбомов в моей музыкальной программе я обычно забываю названия альбомов, но помню обложки альбомов. По этой причине я помечаю свои альбомы цветами или объектами, найденными на обложках, чтобы я мог найти их снова. Но это теги, которые были бы бессмысленны для других меломанов.

Но скажем, я копирайтер, которому нужно обновить копию прошлогодних праздничных кампаний, мне нужно найти прошлогоднюю копию Черной пятницы. Возможно, в прошлом мне также приходилось искать распродажу «Снова в школу» и «День поминовения».

Я мог бы пометить такие активы словом «отпуск», чтобы найти их снова, когда в следующем году возникнет такая необходимость. Я мог бы использовать другое ключевое слово, например «праздничный» или «специальная распродажа».

В любом случае, мой библиотекарь DAM захочет предоставить опцию тегирования, чтобы пользователи могли применять теги к файлам, чтобы они могли найти ресурсы, которые они часто используют.

Теги позволяют это сделать, не нарушая важные метаданные, которые обеспечивают работу самой DAM. Они также обеспечивают некоторый уровень контроля над использованием DAM.

Теги могут облегчить бремя изучения новой системы и любые беспокойства по поводу файлов, которые «исчезли» в большой системе уровня предприятия, чтобы их можно было «найти снова» практически без усилий.

Копаем глубже: как построить фундамент DAM

Являются ли теги метаданными?

Вот где проблема с тегами и метаданными может стать сложной. Теги полезны для администраторов DAM, чтобы обеспечить расширенную фильтрацию поиска для общего использования.

Кроме того, тегирование помогает администраторам DAM автоматически генерировать теги для загруженных ресурсов в часто используемых папках, чтобы они сразу же были доступны для поиска после загрузки (причудливое слово библиотекаря или архивариуса для «импорта»).

Однако ключевое различие между тегами и метаданными заключается в том, что элементы метаданных всегда должны быть стандартизированы .

Стандартные элементы доступны в международно признанных, широко используемых и опубликованных схемах, таких как Dublin Core, PREMIS, IPTC, XMP (поддерживается Adobe) и других.

Стандартные элементы позволяют легко передавать метаданные вашего актива и автоматически извлекать их в любую другую базу данных, систему управления информацией или DAM, если бизнес-потребности изменятся.

В зависимости от платформы DAM созданные вами корпоративные теги могут храниться как метаданные. Например, платформа Adobe Experience Manager Assets (AEM Assets) может хранить теги таким образом, независимо от того, развернуты они в облаке или локально. Он может применять специфические для предприятия теги к активам, которые будут загружены в определенные папки.

Администраторы должны быть единственными пользователями, которые могут создавать и редактировать этот тип метаданных, поскольку они влияют на всю систему.

Копаем глубже: 12-шаговое руководство по внедрению системы управления цифровыми активами

Максимально используйте возможности вашей системы DAM с помощью метаданных и тегов

При правильном развертывании метаданные, теги и смарт-теги создают высокопроизводительную систему управления цифровыми активами, которая может быстро окупить вложения и подключить больше пользователей к большему количеству интеллектуальной собственности.

Они требуют лишь немного тщательного ухода и обрезки, чтобы помочь ускорить использование и найти вашу интеллектуальную собственность.

Мнения, выраженные в этой статье, принадлежат приглашенному автору, а не обязательно MarTech. Штатные авторы перечислены здесь.

Добавьте MarTech в свою ленту новостей Google.

---