Etiquetas frente a metadatos en DAM: ¿cuál es la diferencia?

Los metadatos y las etiquetas son dos elementos esenciales pero comúnmente confusos en la gestión de activos digitales (DAM).

En el contexto de DAM, los metadatos son el vínculo que conecta los objetos y las etiquetas son elementos definidos por el usuario que marcan los objetos para que el usuario los pueda encontrar. Mientras que algunos usuarios piensan que son iguales, no lo son.

Comprender la diferencia entre cada elemento es crucial para configurar y mantener su DAM.

Aboutness se define en los metadatos

La definición estándar de metadatos suele ser "datos sobre datos". Para mí, la parte crucial de esa definición es la palabra “acerca de”. Los metadatos nos dicen el "acerca de" de las cosas (objetos de información) en los sistemas.

Por ejemplo, un archivo .mp4 (video) cargado en su DAM puede ser "sobre" la última oferta de servicios de su empresa. Otros datos que describen la "acerca de" del archivo pueden ser:

• En qué software se creó el video.
• En qué fecha y hora se finalizó el archivo.
• La campaña para la que se implementó el video.

Estos "puntos de datos" de metadatos particulares son las cosas en las que un usuario podría pensar cuando busca el archivo de video en una fecha posterior.

Hacer un seguimiento de dichos datos de metadatos, o elementos, que es la forma mucho menos confusa de hablar de datos de metadatos, es vital para que los administradores de DAM hagan que la búsqueda sea una herramienta rápida, fácil y productiva para los futuros usuarios.

Profundice más: 3 pasos para superpotenciar su sistema DAM

Estándares de metadatos

Si bien es probable que haya cientos de elementos de los que su empresa podría realizar un seguimiento, la lista final de elementos de metadatos debe ser breve y contenida. La plataforma DAM debería extraer automáticamente la mayoría de esos elementos.

Por ejemplo, el hardware de la cámara genera elementos como la altura y el ancho, el formato del archivo, la marca y el modelo de la cámara y otros datos técnicos de la fotografía relacionados con los archivos analógicos y digitales y los extrae cuando se cargan los archivos de la fotografía.

Cualquier metadato que pueda generarse automáticamente de esta manera, evitando la entrada manual de datos, es muy deseable. El resultado es una menor intervención de los administradores de DAM y una mayor precisión técnica.

Cómo reducir los elementos de metadatos

Al considerar qué elementos de metadatos agregar a su esquema de metadatos, considere en qué proyectos, marketing, ventas u otras herramientas de administración trabajan los usuarios.

Un informe que enumera los campos de metadatos contenidos en los formularios que han creado los administradores del sistema contendrá los elementos de metadatos más críticos para esos usuarios finales. Estos son los elementos que los usuarios recordarán y buscarán, más que los nombres de archivos individuales.

El etiquetado es para los usuarios

Más allá de los datos importantes para sus grupos de usuarios, los usuarios individuales a menudo tienen formas de buscar cosas que son únicas para ellos.

Por ejemplo, cuando busco álbumes en mi software de música, tiendo a olvidar los nombres de los álbumes pero recuerdo las portadas de los álbumes. Por eso, etiqueto mis álbumes con colores u objetos que se encuentran en las portadas para poder encontrarlos nuevamente. Pero estas son etiquetas que no tendrían sentido para otros fanáticos de la música.

Pero digamos que soy un redactor publicitario que necesita actualizar el texto de las campañas navideñas del año pasado, tengo que encontrar el texto del Black Friday del año pasado. Tal vez también he tenido que buscar una copia de venta de Regreso a la escuela y Día de los Caídos en el pasado.

Es posible que desee etiquetar dichos activos con la palabra "vacaciones" para encontrarlos nuevamente cuando esa necesidad llegue el próximo año. Podría usar otra palabra clave, como "festivo" o "ventas especiales".

De cualquier manera, mi bibliotecario DAM querrá proporcionar una opción de etiquetado para que los usuarios puedan aplicar etiquetas a los archivos para que puedan encontrar los activos que usan con frecuencia.

Las etiquetas permiten esto sin perturbar los metadatos críticos que alimentan el propio DAM. También proporcionan cierto nivel de control sobre el uso de la DAM.

Las etiquetas pueden aliviar la carga de aprender un nuevo sistema y cualquier preocupación sobre los archivos que han "desaparecido" en un gran sistema de nivel empresarial para que puedan "encontrarse nuevamente" con poco o ningún esfuerzo.

Profundice más: Cómo construir su base DAM

¿Las etiquetas son metadatos?

Aquí es donde el tema de las etiquetas y los metadatos puede complicarse. El etiquetado es útil para que los administradores de DAM proporcionen filtrado de búsqueda avanzado para usos comunes.

Además, el etiquetado ayuda a los administradores de DAM a generar automáticamente etiquetas en los activos cargados en las carpetas de búsqueda común para que se puedan buscar inmediatamente después de la ingesta (la palabra elegante de un bibliotecario o archivista para "importar").

Sin embargo, la diferencia clave entre las etiquetas y los metadatos es que los elementos de los metadatos siempre deben estar estandarizados .

Los elementos estándar están disponibles en esquemas publicados, comúnmente utilizados y reconocidos internacionalmente, como Dublin Core, PREMIS, IPTC, XMP (mantenido por Adobe) y otros.

Los elementos estándar permiten que los metadatos de sus activos se transfieran fácilmente y se extraigan automáticamente a cualquier otra base de datos, sistema de gestión de información o DAM, en caso de que cambien las necesidades comerciales.

Dependiendo de la plataforma DAM, las etiquetas específicas de la empresa que cree pueden almacenarse como metadatos. Por ejemplo, la plataforma Adobe Experience Manager Assets (AEM Assets) puede almacenar etiquetas de esta manera, ya sea implementada en la nube o localmente. Puede aplicar etiquetas específicas de la empresa a los activos que se ingerirán en carpetas particulares.

Los administradores deben ser los únicos usuarios que pueden crear y editar este tipo de metadatos, ya que afectan a todo el sistema.

Profundice: una guía de 12 pasos para implementar un sistema de gestión de activos digitales

Aproveche al máximo su sistema DAM con metadatos y etiquetado

Cuando se implementan correctamente, los metadatos, las etiquetas y las etiquetas inteligentes crean un sistema de gestión de activos digitales altamente productivo que puede recuperar rápidamente su inversión y conectar a más usuarios con más propiedad intelectual.

Solo requieren un poco de atención y poda cuidadosa para ayudar a acelerar el uso y la localización de su propiedad intelectual.

Las opiniones expresadas en este artículo pertenecen al autor invitado y no necesariamente a MarTech. Los autores del personal se enumeran aquí.

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