วิธีเลือกแอปสื่อสารองค์กรที่ดีที่สุด

เมื่อโควิด-19 ปิดสำนักงานทั่วประเทศ เปอร์เซ็นต์ของคนทำงานนอกสถานที่ในสหรัฐฯ เพิ่มขึ้นจาก 31% เป็น 62% ในเวลาเพียง 3 สัปดาห์! หัวหน้างานพยายามหาทางติดต่อทีมของพวกเขาเมื่อห้องประชุมกลายเป็นห้องนั่งเล่น

แต่ความสนใจที่เพิ่มขึ้นสำหรับแอปการสื่อสารภายในนี้ไม่ได้เป็นเรื่องที่น่าแปลกใจเลย 60% ของบริษัทไม่มีกลยุทธ์ระยะยาวสำหรับการสื่อสารภายในองค์กร

ไม่น่าแปลกใจเลยว่าทำไมพนักงานถึง 74% รู้สึกว่าตนพลาดข่าวสารของบริษัท

หากคุณยังไม่เคยลงทุนกับเครื่องมือสื่อสารภายในระยะยาวจะดีไปกว่านี้แล้ว

แอพสื่อสารองค์กรคืออะไร?

ตั้งแต่อินทราเน็ตของพนักงานไปจนถึงแอปแชทของบริษัทอื่น แอปการสื่อสารของบริษัทมีทุกรูปแบบและทุกขนาด

แอพสื่อสารองค์กรเป็นพื้นที่สำหรับพนักงานในการพูดคุยและแบ่งปันข้อมูลหรือไฟล์นอกเหนือจากอีเมลหรือโทรศัพท์

การเพิ่มขึ้นของแอปเหล่านี้ส่วนหนึ่งเป็นผลมาจากความอิ่มตัวที่เพิ่มขึ้นของกล่องจดหมายของเรา พนักงานโดยเฉลี่ยได้รับ 121 อีเมลต่อวัน ด้วยข้อความทางการตลาดที่ไร้สาระผสมผสานกับข้อมูล ทำให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนด้านเวลาหายไปได้ง่าย

เลเยอร์ในความเป็นจริงใหม่ที่ 80% ของพนักงานทั่วโลกระบุว่าเป็นพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ และความต้องการเครื่องมือสื่อสารที่หลากหลายมากขึ้นนั้นยิ่งใหญ่กว่าที่เคย

สิ่งที่ควรมองหาในแพลตฟอร์มการสื่อสารของบริษัทของคุณ

แทบทุกบล็อกในหัวข้อนี้เห็นด้วย มีข้อควรพิจารณาสองประการที่คุณต้องมีเมื่อเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับคุณ

• งบประมาณของคุณ
• ขนาดบริษัทของคุณ

ดังนั้นเราจึงสรุปเครื่องมือสามอันดับแรกสำหรับแต่ละหมวดหมู่โดยพิจารณา ทำการทดสอบ และรวบรวมความคิดทั้งหมดของเราไว้ด้านล่าง

แอพสื่อสารองค์กรที่ดีที่สุดตามงบประมาณ

1. คุ้มที่สุด: Blink

ด้วยราคาเพียง $3.40 ต่อเดือนต่อผู้ใช้ Blink เป็นหนึ่งในแอพสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงานที่มีราคาไม่แพงและครอบคลุมมากที่สุด รวมข้อความในที่ทำงาน ฟีดภายในบริษัท และที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ทั้งหมดนี้รวมอยู่ในพอร์ทัลแบรนด์เดียว ในฐานะอินทราเน็ตของพนักงาน Blink จะทำงานทั้งบนเดสก์ท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อรองรับพนักงานที่ไม่อยู่ที่สำนักงาน

หลังจากสมัครทดลองใช้งานฟรี สิ่งแรกที่ฉันสังเกตเห็นคือแดชบอร์ดทำงานค่อนข้างคล้ายกับแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย ฉันสามารถสร้างโพสต์ที่ทุกคนสามารถดูได้ และส่งข้อความถึงกลุ่ม/บุคคลเฉพาะ

ในแต่ละโพสต์ของฉัน ผู้คนสามารถแสดงความคิดเห็น "ถูกใจ" และตั้งกระทู้สนทนาต่อไปได้ด้านล่างข้อความต้นฉบับ การแบ่งปันรูปภาพ ลิงก์ วิดีโอ และโพลไปยังฟีดของฉันทำได้ง่ายเช่นเดียวกัน

คุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งที่ฉันพบคือปุ่มแจ้งเตือนที่มีลำดับความสำคัญ ซึ่งกำหนดให้สมาชิกในทีมต้องคลิกปุ่มภายในโพสต์เพื่อรับทราบว่าพวกเขาได้เห็นข้อความแล้ว การวัดความรับผิดชอบที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ยังค่อนข้างง่ายในการรวมแดชบอร์ดของฉันกับเครื่องมือเช่น Google หรือ Office 365 เรากำลังพูดถึงงานน้อยกว่า 30 วินาทีในส่วนของฉัน

โดยรวมแล้ว Blink มอบมูลค่าที่เหนือกว่าราคาของพวกเขา และฉันเห็นว่ามันทำงานได้ดีในอุตสาหกรรมต่างๆ และบริษัทขนาดต่างๆ!

2. ใช้งานง่ายที่สุด: SimpleTexting

แม้ว่าจะไม่ใช่อินทราเน็ตของพนักงานเต็มรูปแบบ แต่ SimpleTexting มีวิธีที่จะทำให้ทั้งบริษัทของคุณวนเวียนอยู่ในข้อความ ด้วยการอ่านข้อความ 95% ภายใน 3 นาที ข้อความแจ้งเตือนจึงเป็นหนึ่งในวิธีสื่อสารกับพนักงานที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพที่สุด

แอปการสื่อสารส่วนใหญ่จะเรียกเก็บเงินจากคุณต่อผู้ใช้ แต่ SimpleTexting จะเรียกเก็บเงินตามจำนวนข้อความที่คุณส่ง สิ่งนี้ทำให้ราคาไม่แพงมากหากคุณคาดหวังว่าจะใช้แอพสื่อสารองค์กรของคุณสำหรับการแจ้งเตือนเป็นครั้งคราวเท่านั้น (และหากปริมาณข้อความของคุณเพิ่มขึ้น ราคาต่อข้อความจะลดลง)

เนื่องจากนี่คือผลิตภัณฑ์ของเรา ฉันจึงไม่อยากลำเอียงกับประสบการณ์บนแพลตฟอร์มมากเกินไป แต่ผมจะแนะนำให้คุณศึกษากรณีศึกษาสองสามกรณีเพื่อให้เข้าใจว่า SMS ให้บริการเครือข่ายการสื่อสารภายในของบริษัทสองแห่งที่แตกต่างกันอย่างไร

• ข้อความอะไหล่รถยนต์ของ NAPA ช่วยให้ศูนย์กระจายสินค้าในภูมิภาคในสี่รัฐ—และเติบโตขึ้น!
• NHC จัดการสถานที่ 50 แห่งผ่านแพลตฟอร์ม SMS เดียว

3. แพงที่สุด: Livestorm

Livestorm ให้ความสำคัญกับการสตรีมวิดีโอและการประชุม โปรแกรมของพวกเขาสามารถจัดกิจกรรมขนาดเล็กเท่าการประชุมและหลักสูตรฝึกอบรมออนไลน์ขนาดใหญ่เท่ากับการประชุม ในราคา $120 ต่อเดือน ถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่แพงที่สุดในตลาดนี้

ทันทีหลังจากลงทะเบียนทดลองใช้งานฟรี ฉันเห็นได้ว่าแพลตฟอร์มนี้เน้นไปที่งานกิจกรรมมาก แดชบอร์ดของคุณมีแถบสถิติที่แสดงอยู่ที่เกี่ยวข้องกับจำนวนการประชุมที่คุณจัด จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม รายงานการประชุม ฯลฯ

ฉันยังพบว่าตัวผลิตภัณฑ์มีฟังก์ชันมากมายเช่นเดียวกับ Zoom โดยมีตัวเลือกในการสร้างแบรนด์การประชุมและกิจกรรมของคุณอย่างมืออาชีพมากขึ้นตามธุรกิจของคุณ แม้ว่าการซูมจะเป็นทางเลือกที่ถูกกว่ามาก แต่ก็ให้ความรู้สึกเหมือนการเช่าผลิตภัณฑ์ Livestorm ให้ความรู้สึกเหมือนให้บริษัทของคุณมีสำนักงานเสมือนเป็นของตัวเอง

สำหรับราคาของบริการ ฉันรู้สึกประหลาดใจเล็กน้อยที่ไม่มีคุณสมบัติการแชทหรือการแจ้งเตือนแบบพุช อย่างไรก็ตาม แพลตฟอร์มนั้นสะอาดมาก ใช้งานได้จริง และคุ้มค่าแน่นอน หากคุณต้องการเครื่องมือสำหรับการสื่อสารภายนอกและภายใน สำหรับบริษัทที่มีการประชุมจำนวนมาก Livestorm ดูเหมือนจะเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดทำรายการและอำนวยความสะดวกในการจัดกิจกรรมหมุนเวียนขนาดใหญ่

4. ปรับขนาดได้มากที่สุด: Slack

Slack เป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารภายในที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดในตลาด เราใช้ร่วมกับทีมงานของเรา

หากคุณไม่คุ้นเคย Slack เป็นแพลตฟอร์มการส่งข้อความในที่ทำงานที่ให้คุณจัดกลุ่มพนักงานตามทีม โฮสต์การโทรด้วยเสียงและวิดีโอ แชร์ไฟล์ และผสานรวมกับเครื่องมือของบุคคลที่สาม เช่น Google เอกสาร

Slack เสนอบริการเวอร์ชันฟรีซึ่งสามารถส่งข้อความได้มากถึง 10,000 ข้อความภายในทีมของคุณ จากนั้น ราคาจะเพิ่มขึ้นเป็น 6.67 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับบริษัทขนาดมาตรฐาน และ $12.50 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ การปรับแผนของคุณโดยพิจารณาจากการเติบโตของคุณ (หรือทีมที่หดตัว) นั้นทำได้ง่าย เนื่องจากแต่ละระดับราคาจะมีพื้นที่ว่างจำนวนมากตามข้อกำหนดของพวกเขา

จากประสบการณ์ของฉันเอง ฉันเชื่อว่า Slack เป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับผู้ทำงานที่โต๊ะทำงานแบบเดิมๆ มีพื้นที่เพียงพอสำหรับการสนทนาประจำวัน ตลอดจนความสามารถในการบันทึก บุ๊กมาร์ก และค้นหาการสื่อสารก่อนหน้านี้

5. ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก: Zoho Cliq

คล้ายกับ Slack Zoho Cliq เป็นบริการส่งข้อความแบบเรียลไทม์ พวกเขามีฟังก์ชันการทำงานที่เหมือนกันมากมาย รวมถึงช่อง การส่งข้อความส่วนตัว การโทรด้วยเสียง/วิดีโอ และประวัติการแชทที่ค้นหาได้

เหตุผลที่ฉันรู้สึกว่า Zoho สร้างเครื่องมือที่ดีกว่าสำหรับธุรกิจขนาดเล็กก็คือความสามารถพิเศษจำนวนหนึ่งที่รวมอยู่ในโปรแกรมเดียว

Office Suite ของ Zoho นำเสนอผลิตภัณฑ์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่แตกต่างกันสองสามรายการตามสั่ง และทำให้ใช้งานได้ฟรีเป็นวิดเจ็ตภายใน Cliq ตัวอย่างเช่น เครื่องมือปฏิทิน เครื่องมือสร้างรายงานค่าใช้จ่าย พื้นที่เก็บข้อมูลการแชร์ไฟล์ เครื่องมือประมวลผลการชำระเงิน และอื่นๆ สำหรับธุรกิจที่ต้องการเพิ่มเงินดอลลาร์ Zoho Cliq มีฟังก์ชันมากมาย

เพื่อเป็นการเสียสละในการเพิ่มเติมทั้งหมด ฉันรู้สึกว่าแดชบอร์ดของพวกเขาค่อนข้างรกเล็กน้อยเมื่อเทียบกับ Slack และฉันสามารถจินตนาการได้เมื่อมีไดเร็กทอรีพนักงานจำนวนมาก มันอาจเป็นเรื่องยากเล็กน้อยที่จะตามให้ทัน! แต่สำหรับบริษัทที่มีขนาดเล็กกว่านั้น มันอาจจะเหมาะสมกับบิลก็ได้

4. ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่: Microsoft Teams

หนึ่งในคู่แข่งที่ใหญ่ที่สุดของ Slack คือ Microsoft Teams และการต่อสู้โดยที่เครื่องมือหนึ่งเป็นเครื่องมืออันดับต้นๆ อาจทำให้มีการแบ่งขั้วได้ค่อนข้างดี (คุณอาจรักอันใดอันหนึ่งและเกลียดชังอีกอันหนึ่ง หรือในทางกลับกัน) เช่นเดียวกับ Slack Teams คือแอปพลิเคชันบนระบบคลาวด์ที่มีจุดสนใจหลักสามประการ ได้แก่ การแชท การประชุม และการแชร์ไฟล์

เหตุใดฉันจึงตัดสินใจในที่สุดว่า Teams เหมาะสมกว่าสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ โดยทั้งหมดมาจาก Teams ที่มีความจุมากขึ้นสำหรับการประชุมทั่วทั้งบริษัท คุณสามารถจัดผู้เข้าร่วมได้มากถึง 10,000 คนทั้งในและนอกองค์กรของคุณ!

แม้ว่าในที่สุดฉันจะพบว่า Slack มี UX ที่ดีกว่า แต่ก็ขึ้นอยู่กับความชอบของแต่ละคน สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ Teams นำเสนอฟังก์ชันการทำงานที่ใกล้เคียงกันให้กับ Slack โดยมีข้อจำกัดน้อยกว่า

ศัตรูของการสื่อสารองค์กรที่ประสบความสำเร็จทั้งหมดคือความไม่เป็นระเบียบ และเมื่อคุณทิ้งการติดต่อทั้งหมดไว้ที่อีเมล โอกาสที่ข้อมูลจะหลุดจากช่องโหว่นั้นพุ่งสูงขึ้น

พื้นที่จัดสำหรับการประชุมและแชทไม่เพียงช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณ แต่ยังช่วยให้ทีมของคุณรู้สึกเชื่อมโยง เตรียมพร้อมและคิดบวก