พลิกโฉมการทำงานร่วมกัน: บทสัมภาษณ์กับฟิล ไซมอน

เนื่องจากโควิด-19 แพร่ระบาดไปทั่วโลก การทำงานจากที่บ้านจึงกลายเป็นเรื่องปกติรูปแบบใหม่

สำหรับบริษัทเสมือนเช่นเรา การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องง่าย มีความแตกต่างเพียงสองประการ: (1) กิจกรรมการพูดต่อหน้าของฉันทั้งหมดเป็นแบบเสมือนจริง และ (2) กิจกรรมของเราที่มีเด็กวัยเรียนมักจะทำงานร่วมกับพวกเขาในขณะนี้

แต่เนื่องจากบริษัทส่วนใหญ่ได้นำสภาพแวดล้อมการทำงานเสมือนบางส่วนมาใช้อย่างน้อยในระยะสั้นและระยะยาว มีคำถามตามมาว่า วิธีใดคือวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารและทำงานร่วมกัน

Phil Simon ผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานร่วมกันและผู้เขียน Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom และโลกแห่งการทำงานหลังโควิด

เพื่อหาคำตอบ ฉันได้ลองใช้ Phil Simon อัจฉริยะด้านการทำงานร่วมกัน และผู้แต่งหนังสือเล่ม ใหม่ Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom และ Post-COVID World of Work

มาดำดิ่งในบทสัมภาษณ์ 10 คำถามของฉันกับ Phil เกี่ยวกับการทำงานร่วมกันแบบใหม่

แน่นอน การระบาดใหญ่ทำให้ต้องทำงานจากที่บ้านและการทำงานร่วมกันเสมือน แต่แนวโน้มเหล่านี้กำลังดำเนินไปใช่ไหม?

ใช่. แนวโน้มของ COVID-19 ได้เร่งตัวขึ้นแล้ว ผู้คนหลายสิบล้านคนใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบร่วมสมัยและทำงานได้ดีจากระยะไกลก่อนใครเคยได้ยินคำว่า coronavirus

แล้วหมู่คณะล่ะ? คนรุ่นบางรุ่นชอบปฏิสัมพันธ์แบบอะซิงโครนัสกับแบบซิงโครนัสกับเพื่อนร่วมงานหรือไม่?

อย่างแน่นอน. ขนาดเดียวอาจไม่พอดีทั้งหมด Mary Donohue ให้รายละเอียดความแตกต่างเหล่านี้ในหนังสือเล่มใหม่ของเธอ Message Received: 7 Steps to Break Down Communications at Work

ฉันพูดถึงหัวข้อนั้นในบทที่ 2 ของหนังสือของฉัน TL; DR: บางคนพอใจกับการสื่อสารแบบซิงโครนัสแบบตัวต่อตัวมากกว่าคนอื่น บางคนคุ้นเคยกับคู่หูแบบอะซิงโครนัสมากกว่า

อันที่จริง ทั้งสองมีอยู่เสมอ—และจะเป็นเช่นนั้นตลอดไป เคล็ดลับคือการตระหนักว่าแต่ละอย่างมีความเหมาะสมเมื่อใด คุณไม่ต้องการดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพผ่าน Slack DM หรือการประชุม Zoom

เมื่อการแพร่ระบาด (หวังว่า) จบลง เราจะหยุดทำอะไรเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันทางออนไลน์?

บางสิ่ง. ตามหลักการแล้ว เราจะเลิกพึ่งพาอีเมลสำหรับการสื่อสารภายในและ "การทำงานร่วมกัน" ผู้คนมักคิดว่าการสื่อสารด้วยข้อความทั้งหมดเท่าเทียมกัน พวกเขาผิด สื่อมีความสำคัญอย่างแท้จริง

ประการที่สอง เราจะเลิกใช้ความคิดที่ว่างานทั้งหมดต้องเกิดขึ้นในสำนักงาน ตัวอย่างเช่น บางบริษัทกำลังพลิกโฉมสำนักงานแบบเดิมๆ แทนที่จะนึกถึงศูนย์ความร่วมมือ เช่นเดียวกับการดูแลสุขภาพและการศึกษาระดับอุดมศึกษา อนาคตของการทำงานเป็นแบบผสมอย่างแน่นอน

อะไรสำคัญกว่ากัน เครื่องมือที่องค์กรของคุณใช้ หรือนโยบาย/ขั้นตอนสำหรับวิธีที่องค์กรของคุณใช้

ทั้งคู่. เป็นความสัมพันธ์แบบพึ่งพาอาศัยกัน เป็นเรื่องโง่เขลาที่คิดว่าคุณสามารถแยกพวกเขาออกจากกันได้

ฉันสามารถจินตนาการถึงกระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อนที่สุดเท่าที่เคยมีมา หากไม่มีเทคโนโลยีและ/หรือพนักงานไม่ใช้เครื่องมือ แสดงว่าคุณอาจปฏิบัติตามกระบวนการทางธุรกิจที่ล้าสมัยเช่นกัน ขณะที่ฉันเขียนหนังสือ เทคโนโลยีการทำงานร่วมกันแบบใหม่ช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจมีประสิทธิภาพและเรียบง่ายมากขึ้น แต่ถ้าเรายอมรับเครื่องมือใหม่ ๆ

องค์กรส่วนใหญ่มีเครื่องมือในการทำงานร่วมกันมากเกินไปหรือน้อยเกินไป

มันขึ้นอยู่กับ. Mio พบว่า 91 เปอร์เซ็นต์ของธุรกิจใช้แอพส่งข้อความอย่างน้อยสองแอพ Slack และ Microsoft Teams อยู่ในสองในสามขององค์กรที่ทำการสำรวจ ฉันเป็นแฟนของการเลือกเลนและติดอยู่ในนั้น การใช้ฮับการทำงานร่วมกันภายในมากกว่าหนึ่งแห่งจะแบ่งแยกความรู้

ในทางกลับกัน บางบริษัทปฏิเสธที่จะยอมรับ Slack, Zoom, Teams หรือฮับการทำงานร่วมกันภายในอื่นๆ เป็นผลให้พวกเขาไม่มีหางเสือ พวกเขาเข้าใจผิดคิดว่าอีเมลเพียงพอสำหรับการสื่อสารภายในทั้งๆ ที่ยังไม่เป็นเช่นนั้น

เมื่อต้องการใช้เครื่องมือองค์กรควรถามคำถามอะไร

ในหนังสือและสำหรับลูกค้าของฉัน ฉันเริ่มต้นด้วยสิ่งต่อไปนี้:

• แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์นี้พยายามแก้ไขปัญหาทางธุรกิจอะไร
• แอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์นี้แก้ปัญหาทางธุรกิจอะไรไม่ได้?
• บริษัทของเราใช้เครื่องมือที่คล้ายกันซึ่งแก้ไขปัญหาเดียวกันอยู่แล้วหรือไม่
• ถ้าใช่ เครื่องมือใหม่นี้ดีกว่าหรือถูกกว่าแบบเดิมหรือไม่?
• แอปหรือฟีเจอร์นี้ทำให้ชีวิตพนักงานง่ายขึ้นไหม
• น้ำผลไม้คุ้มค่ากับการบีบหรือไม่?

คุณพูดถึงหนังสือที่โดดเด่นของคุณเกี่ยวกับ "การทิ้งอีเมลภายในให้ดี" เป็นไปได้ไหม? ยังไง? องค์กรส่วนใหญ่ไม่กลัวที่จะสูญเสียลักษณะการเก็บถาวรของอีเมลใช่หรือไม่

ใช่. ฉันค้นคว้าเรื่องนี้ในปี 2014 เมื่อเขียน ข้อความไม่ได้รับ: เหตุใดการสื่อสารทางธุรกิจจึงใช้งานไม่ได้และจะแก้ไขได้ อย่างไร บางบริษัทแบนแม้กระทั่งอีเมลภายใน

ให้ฉันได้รับคำถามที่สองของคุณ แน่นอนว่าบางคนกลัวที่จะทิ้งอีเมลไว้ข้างหลัง ผู้คนมักเกลียดการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะในที่ทำงาน

ความสำเร็จของ Teams, Slack, Zoom และเทคโนโลยีการทำงานร่วมกันอื่นๆ บ่งชี้ว่าองค์กรสามารถอยู่รอดและเติบโตได้แม้ไม่มีใครกดปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" มีเหตุผลที่ Microsoft อนุญาตให้แผนกไอทีลบปุ่มที่น่ากลัวออกจาก Outlook

คุณยังแนะนำ “ศูนย์กลางการสื่อสารภายใน” มันคืออะไร? และแทนที่ด้วยอะไร?

อา ตอนนี้เรากำลังพูดถึง

ในหนังสือ ฉันกำหนดให้มันเป็นฮับการทำงานร่วมกันภายในดังนี้:

แอปพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปที่ออกแบบมาเพื่อส่งเสริมการสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ตามหลักการแล้ว การสนทนาในองค์กร การตัดสินใจ เอกสาร และความรู้เกี่ยวกับสถาบันทั้งหมดมีอยู่ในฮับ ที่สำคัญ ฮับเชื่อมต่อกับซี่ล้อต่างๆ พวกเขาเปิดใช้งานระบบอัตโนมัติโดยไม่จำเป็นต้องมีทักษะทางเทคนิคเพียงเล็กน้อย ตัวอย่างของฮับยอดนิยมในปัจจุบัน ได้แก่ Slack, Microsoft Teams และ Zoom

หลายคนมองว่า Slack และ Microsoft Teams เป็นอีเมล 2.0 และ Zoom เป็นเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ เท่ากับบอกว่าฉันใช้ iPhone ได้เพียงโทรออกเท่านั้น ใช่ ฮับการทำงานร่วมกันภายในจะเข้ามาแทนที่อีเมล—แต่สามารถทำได้มากกว่านั้น เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแอพและระบบของบริษัทอื่น คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณโดยพื้นฐาน—ให้ดีขึ้น นั่นเป็นแนวคิดที่ยิ่งใหญ่ที่เป็นศูนย์กลางของ Reimagining Collaboration

ดูเหมือนว่าในโลก "การซูมทั้งหมด ตลอดเวลา" ใหม่ของเรา จะไม่มีการสนทนาที่เป็นเพียงแค่เสียงโดยไม่ต้องมีกล้องติดตัวอีกต่อไป เป็นบวกสุทธิหรือเป็นลบสุทธิ?

ฉันได้ค้นคว้าเกี่ยวกับเรื่องนี้สำหรับหนังสือเล่มก่อนหน้าของฉัน Zoom For Dummies เรื่องสั้นโดยย่อ: เราไม่ได้ตั้งใจจะจ้องหน้าจอของเราถึงขนาดนี้ ความเหนื่อยล้าจากการซูมเป็นเรื่องจริง ฉันไม่ใช่นักประสาทวิทยา แต่ฉันรู้สิ่งนี้: เป็นเรื่องโง่ที่จะถือเอาการสื่อสารแบบตัวต่อตัวกับการประชุมทางวิดีโอ

ความสามารถในการพูดคุยกับใครซักคนในวิดีโออาจเป็นประโยชน์ แต่คุณต้องจำสิ่งที่หายไปด้วย ไม่ 93 เปอร์เซ็นต์ของการสื่อสารไม่ใช่คำพูด เมื่อฉันพูดคุยกับลูกค้าที่เป็นไปได้และแขกรับเชิญของพอดคาสต์ ฉันต้องการที่จะเห็นการแสดงออกของพวกเขาและฉันต้องการให้พวกเขาเห็นขั้นต่ำ ตะปูทองเหลือง: ขึ้นอยู่กับ. มีข้อดีและข้อเสียกับการสื่อสารและความร่วมมือทุกประเภท

ในแง่ของการทำงานร่วมกันและการนำไปใช้/เพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร ใครควรรับผิดชอบในเรื่องนี้?

ในหนังสือ ฉันยืนยันว่ามันเป็นความรับผิดชอบร่วมกันเพราะการทำงานร่วมกันอยู่เหนือหน้าที่ทางธุรกิจใดๆ เราทุกคนต้องร่วมมือกันในที่ทำงาน เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย ตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคล พนักงานขาย และ CXO ล้วนต้องแสดงท่าทีที่ดีกับผู้อื่น ฉันไม่สามารถนึกถึงงานเดียวที่ไม่ต้องการความร่วมมือเป็นศูนย์ ฉันเกลียดที่จะให้บุคคลหรือแผนกเดียวรับผิดชอบ การทำงานร่วมกันไม่เหมือนกับการทำวิจัยให้กับบริษัท CPG หรือการสร้างโฆษณาที่ชาญฉลาดในหน่วยงานด้านการตลาด มันส่งผลกระทบต่อทุกคน

ที่น่าสนใจคือบางบริษัทกำลังสร้างบทบาทให้กับหัวหน้างานทางไกล ในขณะที่คณะลูกขุนยังไม่ตัดสิน แต่ตำแหน่งนี้เป็นตำแหน่งไฮบริดที่ต้องใช้ความรู้เกี่ยวกับ HR เทคโนโลยี อสังหาริมทรัพย์ และฟังก์ชันอื่นๆ แบบดั้งเดิม

เกี่ยวกับ Phil Simon

Phil Simon เป็นหน่วยงานด้านเทคโนโลยีและความร่วมมือที่เป็นที่ยอมรับ เขาเป็นนักเขียนที่ได้รับรางวัลมาแล้ว 11 เล่ม โดยล่าสุดคือ Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom และ Post-COVID World of Work

เขาให้คำปรึกษาแก่องค์กรเกี่ยวกับการวิเคราะห์ การสื่อสาร กลยุทธ์ ข้อมูล และเทคโนโลยี ผลงานของเขาได้ปรากฏใน The Harvard Business Review, CNN, The New York Times และสื่อที่มีชื่อเสียงอื่นๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ เขายังเป็นเจ้าภาพจัดการสนทนาพอดคาสต์เกี่ยวกับการทำงานร่วมกัน