İşbirliğini Yeniden Düşünmek: Phil Simon ile Röportaj

COVID-19 dünyayı dolaştığından beri evden çalışma yeni normal haline geldi.

Bizimki gibi sanal şirketler için kolay bir geçiş oldu. Sadece iki fark var: (1) tüm yüz yüze konuşma etkinliklerim artık sanal ve (2) okul çağında çocuğu olan bizler artık genellikle onlarla birlikte çalışıyoruz.

Ancak çoğu şirket kısa vadede ve hatta uzun vadede en azından kısmi bir sanal çalışma ortamını benimsemişken, beraberinde şu soruyu da getiriyor: iletişim kurmanın ve işbirliği yapmanın en iyi yolları nelerdir?

Phil Simon, işbirliği uzmanı ve Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, and the Post-COVID World of Work kitabının yazarı

Bunu öğrenmek için, işbirliği gurusu ve Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom ve the Post-COVID World of Work adlı yeni kitabın yazarı, inanılmaz zeki Phil Simon'a başvurdum.

Şimdi Phil ile işbirliğini yeniden tasarlama üzerine yaptığım 10 soruluk röportaja geçelim.

Elbette pandemi evden çalışmayı ve sanal işbirliğini bir gereklilik haline getirdi, ancak bu eğilimler zaten yoldaydı, değil mi?

Evet. COVID-19, halihazırda mevcut olan eğilimleri hızlandırdı. On milyonlarca insan çağdaş işbirliği araçlarını kullandı ve daha kimse koronavirüs terimini duymadan önce uzaktan çalıştı.

Peki ya kohortlar? Belirli nesiller meslektaşları ile asenkron mu yoksa senkronize etkileşimi mi tercih ediyor?

Kesinlikle. Tek beden kesinlikle herkese uymaz. Mary Donohue bu farklılıkları yeni kitabı Mesaj Alındı: İşyerinde İletişim Engellerini Aşmak için 7 Adım'da detaylandırıyor.

Bu konuyu kitabımın 2. bölümünde ele alıyorum. TL; DR: bazı insanlar diğerlerine göre senkronize, yüz yüze iletişim konusunda daha rahattır. Bazı insanlar asenkron muadillerine daha çok alışkındır.

Gerçekte, ikisi de her zaman var olmuştur ve her zaman olacaktır. İşin püf noktası, her birinin ne zaman uygun olduğunu tanımaktır. Slack DM'ler veya Zoom toplantısı aracılığıyla bir performans incelemesi yapmak istemezsiniz.

Pandemi (umarım) sona erdiğinde, çevrimiçi işbirliği konusunda ne yapmayı DURDURACAĞIZ?

Bir kaç şey. İdeal olarak, dahili iletişim ve "işbirliği" için e-postaya güvenmeyi bırakacağız. İnsanlar genellikle tüm metin tabanlı iletişimin eşit olduğunu düşünür. Yanılıyorlar. Ortam gerçekten önemli.

İkinci olarak, tüm işlerin bir ofiste yapılması gerektiği fikrinden kendimizi kurtaracağız. Örneğin, bazı şirketler geleneksel ofisleri yeniden tasavvur ediyor. Onların yerine işbirliği merkezleri tasavvur ediyorlar. Sağlık ve yüksek eğitime çok benzer şekilde, işin geleceği kesinlikle melezdir.

Daha da önemlisi, kuruluşunuzun kullandığı araç(lar) mı yoksa kuruluşunuzun nasıl kullandığına ilişkin politikalar/prosedürler mi?

İkisi birden. Bu simbiyotik bir ilişki. Onları ayırabileceğini düşünmek aptallık.

Şimdiye kadarki en karmaşık iş sürecini hayal edebiliyorum. Teknoloji mevcut değilse ve/veya çalışanlar araç(lar)ı kullanmayacaksa, tufandan önceki bir iş sürecini takip ediyor olabilirsiniz. Kitapta yazdığım gibi, yeni işbirlikçi teknolojiler çok daha verimli ve basit iş süreçlerine izin veriyor - ancak yalnızca yeni araçları benimsiyorsak.

Çoğu kuruluşta çok fazla işbirliği aracı mı var yoksa çok mu az?

Değişir. Mio, işletmelerin yüzde 91'inin en az iki mesajlaşma uygulaması kullandığını buldu. Slack ve Microsoft Teams, ankete katılan kuruluşların üçte ikisinde mevcuttu. Ben bir şerit seçip ona bağlı kalma taraftarıyım. Birden fazla dahili işbirliği merkezi kullanmak bilgiyi ikiye ayırır.

Öte yandan, bazı şirketler Slack, Zoom, Teams veya başka bir dahili işbirliği merkezini benimsemeyi reddetti. Sonuç olarak, dümensizdirler. Yanlışlıkla, e-postanın yeterli olmadığı halde dahili iletişim için yeterli olduğuna inanırlar.

Bir aracı benimsemeye çalışırken, kuruluşlar hangi soruları sormalıdır?

Kitapta ve müşterilerime aşağıdakilerle başlıyorum:

• Bu yazılım uygulaması hangi iş sorununu çözmeye çalışıyor?
• Bu yazılım uygulaması hangi iş problemini çözmüyor?
• Şirketimiz aynı sorunu çözen benzer bir araç kullanıyor mu?
• Öyleyse, yeni araç, yerleşik şirketten önemli ölçüde daha mı iyi yoksa daha ucuz mu?
• Bu uygulama veya özellik, çalışanların hayatlarını kolaylaştırıyor mu?
• Meyve suyu sıkmaya değer mi?

Olağanüstü kitabınızda “dahili e-postayı ortadan kaldırmak” hakkında konuşuyorsunuz. Bu mümkün mü? Nasıl? Çoğu kuruluş e-postanın arşiv niteliğini kaybetmekten korkmuyor mu?

Evet. Bunu 2014 yılında Mesaj Alınmadı: İş İletişimi Neden Koptu ve Nasıl Onarılır yazarken araştırdım. Bazı şirketler dahili e-postayı bile yasakladı.

İkinci sorunuza geçeyim. Elbette, bazı insanlar arkalarında e-posta bırakmaktan korkarlar. İnsanlar genellikle değişimden nefret eder, özellikle de işte.

Teams, Slack, Zoom ve diğer işbirliğine dayalı teknolojilerin başarısı, kuruluşların herkesin "Tümünü Yanıtla" düğmesine basmadan ayakta kalabileceğini ve hatta gelişebileceğini gösteriyor. Microsoft'un BT departmanlarının bu korkunç düğmeyi Outlook'tan kaldırmasına izin vermesinin bir nedeni var.

Ayrıca bir "dahili iletişim merkezi" öneriyorsunuz. Bu nedir ve yerini ne alır?

Ah, şimdi konuşuyoruz.

Kitapta bunu bir iç işbirliği merkezi olarak tanımlıyorum:

Etkili iletişim ve işbirliğini teşvik etmek için tasarlanmış genel kullanımlı yazılım uygulaması. İdeal olarak, tüm kurumsal konuşmalar, kararlar, belgeler ve kurumsal bilgi bir merkezde bulunur. Kritik olarak, hub'lar farklı konuşmacılara bağlanır. Çok az teknik beceri gerektiren veya hiç gerektirmeyen otomasyona olanak tanırlar. Günümüzün popüler merkezlerine örnek olarak Slack, Microsoft Teams ve Zoom verilebilir.

Başka bir deyişle, birçok kişi Slack ve Microsoft Teams'i Email 2.0 ve Zoom'u bir video konferans aracı olarak düşünüyor. Bu, iPhone'umu yalnızca telefon görüşmesi yapmak için kullanabileceğimi söylemekle aynı şey. Evet, dahili işbirliği merkezleri e-postanın yerini alır ama çok daha fazlasını yapabilirler. Bunları üçüncü taraf uygulamalara ve sistemlere bağladığınızda, daha iyiye doğru çalışma şeklinizi temelden değiştirebilirsiniz. İşbirliğini Yeniden Tasarlamak'ın merkezindeki büyük fikir budur.

Görünüşe göre yeni "her zaman Zoom" dünyamızda, üzerinizde bir kamera olması gerekmeden yalnızca sesli bir konuşma yapma fırsatı asla yok. Bu net pozitif mi yoksa net negatif mi?

Bir önceki kitabım Zoom For Dummies için bu konuda biraz araştırma yapmıştım. Uzun lafın kısası: Ekranlarımıza bu kadar bakmamız gerekmiyordu. Zoom yorgunluğu gerçek bir şeydir. Ben nörolog değilim, ama şunu biliyorum: Yüz yüze iletişimi video konferanslarla eşitlemek aptallık.

Videosuz biriyle konuşabilmek faydalı olabilir, ancak neyin kaybolduğunu da hatırlamanız gerekir. Hayır, iletişimin yüzde 93'ü sözsüz değildir. Yine de olası müşteriler ve podcast misafirleri ile konuştuğumda onların ifadelerini görmek istiyorum ve min. Pirinç çiviler: Duruma göre değişir. Her türlü iletişim ve işbirliğinin artıları ve eksileri vardır.

İşbirliği ve bunu bir organizasyonda benimseme/optimize etme açısından, bundan kim sorumlu olmalıdır?

Kitapta bunun paylaşılan bir sorumluluk olduğunu savunuyorum çünkü işbirliği herhangi bir iş fonksiyonunu aşıyor. Hepimizin işte işbirliği yapması gerekiyor. Güvenlik görevlisi, İK temsilcisi, satış elemanı ve CXO'nun hepsinin başkalarıyla iyi geçinmesi gerekiyor. Sıfır işbirliği gerektiren tek bir iş düşünemiyorum. Bu sorumluluğu tek bir bireye veya departmana vermekten nefret ederim. İşbirliği, bir CPG şirketi için araştırma yapmaya veya bir pazarlama ajansında akıllı reklamlar oluşturmaya benzemez. Herkesi etkiler.

İlginç bir şekilde, bazı şirketler Uzaktan Çalışma Başkanı için roller oluşturuyor. Jüri henüz yokken, geleneksel İK, teknoloji, gayrimenkul ve diğer işlevler hakkında bilgi gerektiren karma bir konumdur.

Phil Simon hakkında

Phil Simon, tanınmış bir teknoloji ve işbirliği yetkilisidir. En son Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom ve Post-COVID World of Work olmak üzere on bir kitabın ödüllü yazarıdır.

Kuruluşlara analitik, iletişim, strateji, veri ve teknoloji konularında danışmanlık yapmaktadır. Katkıları The Harvard Business Review, CNN, The New York Times ve diğer birçok önde gelen medya kuruluşunda yayınlandı. Ayrıca Conversations About Collaboration adlı podcast'e de ev sahipliği yapıyor.