Zusammenarbeit neu denken: Interview mit Phil Simon

Seit COVID-19 seinen Weg um die Welt gefunden hat, ist die Arbeit von zu Hause aus zur neuen Normalität geworden.

Für virtuelle Unternehmen wie unseres war es ein einfacher Übergang. Es gibt nur zwei Unterschiede: (1) Alle meine Präsenzveranstaltungen sind jetzt virtuell und (2) diejenigen von uns mit schulpflichtigen Kindern arbeiten jetzt normalerweise mit ihnen zusammen.

Aber da die meisten Unternehmen kurzfristig und sogar langfristig zumindest teilweise eine virtuelle Arbeitsumgebung eingeführt haben, stellt sich die Frage: Was sind die besten Möglichkeiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit?

Phil Simon, Kollaborationsexperte und Autor von Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, and the Post-COVID World of Work

Um das herauszufinden, habe ich den unglaublich schlauen Phil Simon, Kollaborations-Guru und Autor des neuen Buches Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, and the Post-COVID World of Work, angezapft.

Lassen Sie uns jetzt zu meinem 10-Fragen-Interview mit Phil über die Neugestaltung der Zusammenarbeit eintauchen.

Natürlich hat die Pandemie die Arbeit von zu Hause aus und die virtuelle Zusammenarbeit zur Pflicht gemacht, aber diese Trends waren bereits im Gange, oder?

Ja. COVID-19 beschleunigte Trends, die bereits vorhanden waren. Zehn Millionen Menschen nutzten moderne Tools für die Zusammenarbeit und arbeiteten aus der Ferne, bevor irgendjemand jemals den Begriff Coronavirus gehört hatte.

Was ist mit Kohorten? Bevorzugen bestimmte Generationen asynchrone vs. synchrone Interaktion mit ihren Kollegen?

Absolut. Eine Größe passt sicherlich nicht allen. Mary Donohue beschreibt diese Unterschiede in ihrem neuen Buch Message Received: 7 Steps to Break Down Communication Barriers at Work .

Ich spreche dieses Thema in Kapitel 2 meines Buches an. TL;DR: Manche Menschen fühlen sich wohler mit synchroner, persönlicher Kommunikation als andere. Einige Leute sind eher an das asynchrone Gegenstück gewöhnt.

In Wahrheit hat beides immer existiert – und wird es immer geben. Der Trick besteht darin, zu erkennen, wann jeder angemessen ist. Sie möchten keine Leistungsbeurteilung über Slack-DMs oder ein Zoom-Meeting durchführen.

Wenn die Pandemie (hoffentlich) vorbei ist, was werden wir in Bezug auf die Online-Zusammenarbeit AUFHÖREN?

Ein paar Dinge. Im Idealfall verlassen wir uns für die interne Kommunikation und „Zusammenarbeit“ nicht mehr auf E-Mails. Die Leute denken oft, dass alle textbasierte Kommunikation gleich ist. Sie liegen falsch. Das Medium ist wirklich wichtig.

Zweitens werden wir uns von der Vorstellung lösen, dass alle Arbeiten in einem Büro stattfinden müssen. Einige Unternehmen erfinden beispielsweise traditionelle Büros neu. An ihrer Stelle sehen sie Kollaborationszentren vor. Ähnlich wie das Gesundheitswesen und die Hochschulbildung ist die Zukunft der Arbeit ausgesprochen hybrid.

Was ist wichtiger, die Tools, die Ihre Organisation verwendet, oder die Richtlinien/Verfahren für die Verwendung Ihrer Organisation?

Beide. Es ist eine symbiotische Beziehung. Es ist töricht zu glauben, dass man sie trennen kann.

Ich kann mir den ausgefeiltesten Geschäftsprozess aller Zeiten vorstellen. Wenn die Technologie nicht existiert und/oder die Mitarbeiter das/die Tool(s) nicht verwenden, dann könnten Sie genauso gut einem vorsintflutlichen Geschäftsprozess folgen. Wie ich in dem Buch schreibe, ermöglichen neue kollaborative Technologien weitaus effizientere und einfachere Geschäftsprozesse – aber nur, wenn wir neue Tools nutzen.

Haben die meisten Organisationen zu viele Collaboration-Tools oder zu wenige?

Es hängt davon ab, ob. Mio fand heraus, dass 91 Prozent der Unternehmen mindestens zwei Messaging-Apps verwenden. Slack und Microsoft Teams waren in zwei Dritteln der befragten Organisationen präsent. Ich bin ein Fan davon, eine Spur auszuwählen und darin zu bleiben. Die Verwendung von mehr als einem internen Hub für die Zusammenarbeit teilt das Wissen auf.

Auf der anderen Seite haben sich einige Unternehmen geweigert, Slack, Zoom, Teams oder einen anderen internen Hub für die Zusammenarbeit anzunehmen. Infolgedessen sind sie steuerlos. Sie glauben fälschlicherweise, dass E-Mails für die interne Kommunikation ausreichen, obwohl dies einfach nicht der Fall ist.

Welche Fragen sollten Unternehmen stellen, wenn sie ein Tool einführen möchten?

In dem Buch und an meine Kunden fange ich mit Folgendem an:

• Welches Geschäftsproblem versucht diese Softwareanwendung zu lösen?
• Welches Geschäftsproblem löst diese Softwareanwendung nicht?
• Verwendet unser Unternehmen bereits ein ähnliches Tool, das das gleiche Problem angeht?
• Wenn ja, ist das neue Tool deutlich besser oder günstiger als das bisherige?
• Erleichtert diese App oder Funktion das Leben der Mitarbeiter?
• Lohnt sich der Saft?

Sie sprechen in Ihrem herausragenden Buch davon, „interne E-Mails endgültig aufzugeben“. Ist das möglich? Wie? Haben die meisten Organisationen nicht Angst davor, den Archivierungscharakter von E-Mails zu verlieren?

Ja. Ich habe dies 2014 recherchiert, als ich Message Not Received: Why Business Communication Is Broken and How to Fix It geschrieben habe. Einige Unternehmen haben sogar interne E-Mails verboten.

Lassen Sie mich zu Ihrer zweiten Frage kommen. Sicher, manche Leute haben Angst davor, E-Mails zu hinterlassen. Menschen hassen Veränderungen im Allgemeinen – besonders bei der Arbeit.

Der Erfolg von Teams, Slack, Zoom und anderen kollaborativen Technologien zeigt, dass Organisationen überleben und sogar gedeihen können, ohne dass alle auf „Allen antworten“ klicken. Es gibt einen Grund, warum Microsoft IT-Abteilungen erlaubt, diese gefürchtete Schaltfläche aus Outlook zu entfernen.

Sie empfehlen auch einen „internen Kommunikationsknotenpunkt“. Was ist das und was ersetzt es?

Ah, jetzt reden wir.

In dem Buch definiere ich es wie folgt als internes Collaboration-Hub:

Allgemein verwendbare Softwareanwendung zur Förderung effektiver Kommunikation und Zusammenarbeit. Im Idealfall befinden sich alle organisatorischen Gespräche, Entscheidungen, Dokumente und das institutionelle Wissen in einem Hub. Entscheidend ist, dass Hubs mit verschiedenen Spokes verbunden sind. Sie ermöglichen die Automatisierung mit wenig bis gar keinem technischen Know-how. Beispiele für die heute beliebten Hubs sind Slack, Microsoft Teams und Zoom.

Anders ausgedrückt: Viele Leute denken bei Slack und Microsoft Teams an E-Mail 2.0 und an Zoom als Videokonferenz-Tool. Das ist gleichbedeutend damit, dass ich mit meinem iPhone nur telefonieren kann. Ja, interne Collaboration Hubs ersetzen E-Mails – aber sie können noch viel mehr. Wenn Sie sie mit Apps und Systemen von Drittanbietern verbinden, können Sie Ihre Arbeitsweise grundlegend verändern – zum Besseren. Das ist die große Idee, die im Mittelpunkt von Reimagining Collaboration steht.

Es scheint, als gäbe es in unserer neuen „All Zoom, All Time“-Welt nie die Möglichkeit, ein Gespräch zu führen, das nur aus Audio besteht, ohne eine Kamera dabei haben zu müssen. Ist das netto positiv oder netto negativ?

Ich habe zu diesem Thema für mein vorheriges Buch Zoom für Dummies recherchiert. Lange Rede kurzer Sinn: Wir sollten nicht in diesem Ausmaß auf unsere Bildschirme starren. Zoom-Müdigkeit ist eine reale Sache. Ich bin kein Neurologe, aber eines weiß ich: Es ist Wahnsinn, persönliche Kommunikation mit Videokonferenzen gleichzusetzen.

Mit jemandem ohne Video sprechen zu können, kann von Vorteil sein, aber Sie müssen sich auch daran erinnern, was verloren geht. Nein, 93 Prozent der Kommunikation ist nicht nonverbal. Dennoch, wenn ich mit möglichen Kunden und Podcast-Gästen spreche, möchte ich ihre Gesichtsausdrücke sehen und ich möchte, dass sie min sehen. Messingnägel: Es kommt darauf an. Es gibt Vor- und Nachteile bei allen Arten von Kommunikation und Zusammenarbeit.

Wer sollte in Bezug auf die Zusammenarbeit und deren Einführung/Optimierung in einer Organisation dafür verantwortlich sein?

In dem Buch behaupte ich, dass es sich um eine gemeinsame Verantwortung handelt, da die Zusammenarbeit über jede einzelne Geschäftsfunktion hinausgeht. Wir alle müssen bei der Arbeit zusammenarbeiten. Der Wachmann, der Personalvertreter, der Verkäufer und der CXO müssen alle nett zu anderen sein. Mir fällt kein einziger Job ein, der keinerlei Zusammenarbeit erfordert. Ich würde es hassen, einer einzelnen Person oder Abteilung diese Verantwortung zu übertragen. Zusammenarbeit ist nicht vergleichbar mit der Durchführung von Recherchen für ein CPG-Unternehmen oder der Erstellung cleverer Anzeigen in einer Marketingagentur. Es betrifft alle.

Interessanterweise schaffen einige Unternehmen Rollen für einen Head of Remote Work. Während die Jury noch nicht entschieden ist, handelt es sich um eine hybride Position, die Kenntnisse über traditionelle HR-, Technologie-, Immobilien- und andere Funktionen erfordert.

Über Phil Simon

Phil Simon ist eine anerkannte Autorität im Bereich Technologie und Zusammenarbeit. Er ist preisgekrönter Autor von elf Büchern, zuletzt Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, and the Post-COVID World of Work.

Er berät Organisationen in den Bereichen Analytik, Kommunikation, Strategie, Daten und Technologie. Seine Beiträge sind in The Harvard Business Review, CNN, The New York Times und vielen anderen prominenten Medien erschienen. Er moderiert auch den Podcast Conversations About Collaboration.