협업의 재창조: 필 사이먼과의 인터뷰

COVID-19가 전 세계적으로 확산된 이후 재택근무는 새로운 표준이 되었습니다.

우리와 같은 가상 회사에게는 쉬운 전환이었습니다. 두 가지 차이점만 있습니다. (1) 모든 대면 연설 이벤트는 이제 가상으로 진행되고 (2) 학령기 자녀를 둔 우리는 현재 일반적으로 그들과 함께 일하고 있습니다.

그러나 대부분의 회사가 단기적으로는 물론 장기적으로도 최소한 부분적인 가상 작업 환경을 채택함에 따라 다음과 같은 질문이 따릅니다. 의사 소통과 협업을 위한 가장 좋은 방법은 무엇입니까?

협업 전문가이자 Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, Post-COVID World of Work의 저자 Phil Simon

확인하기 위해 저는 협업 전문가이자 신간 '협업의 재창조: Slack, Microsoft Teams, Zoom, and the Post-COVID World of Work'의 저자인 믿을 수 없을 정도로 똑똑한 Phil Simon을 탭했습니다.

이제 협업을 다시 상상하는 것에 대해 Phil과 10개의 질문으로 이루어진 인터뷰를 살펴보겠습니다.

물론 팬데믹으로 인해 재택근무와 가상 협업이 필수 요건이 되었지만 이러한 추세는 이미 진행 중이었습니다. 그렇죠?

네. COVID-19는 이미 존재하는 추세를 가속화했습니다. 코로나바이러스라는 말을 들어보기도 전에 수천만 명의 사람들이 현대적인 협업 도구를 사용하고 원격으로 일했습니다.

동질 집단은 어떻습니까? 특정 세대는 동료와 비동기식 또는 동기식 상호 작용을 선호합니까?

전적으로. 하나의 크기가 모든 사람에게 맞는 것은 아닙니다. Mary Donohue는 새 책 Message Received: 7 Steps to Break Down Communication Barriers at Work 에서 이러한 차이점에 대해 자세히 설명합니다.

나는 내 책의 2장에서 그 주제를 다룬다. TL;DR: 어떤 사람들은 다른 사람들보다 동기식, 대면 커뮤니케이션에 더 편안합니다. 어떤 사람들은 비동기식 대응에 더 익숙합니다.

사실 둘 다 항상 존재했고 앞으로도 그럴 것입니다. 비결은 각각이 적절한 때를 인식하는 것입니다. Slack DM 또는 Zoom 회의를 통해 성과 검토를 수행하고 싶지 않습니다.

팬데믹이 (희망적으로) 끝나면 온라인 협업과 관련하여 무엇을 중단할 것입니까?

몇 가지. 이상적으로는 내부 커뮤니케이션 및 "협업"을 위해 이메일에 의존하지 않는 것이 좋습니다. 사람들은 종종 모든 텍스트 기반 커뮤니케이션이 평등하다고 생각합니다. 그들은 틀렸어. 매체는 정말 중요합니다.

둘째, 우리는 모든 작업이 사무실에서 이루어져야 한다는 개념을 남용할 것입니다. 예를 들어, 일부 회사는 전통적인 사무실을 재창조하고 있습니다. 대신 그들은 협업 센터를 구상합니다. 의료 및 고등 교육과 마찬가지로 직업의 미래는 확실히 하이브리드입니다.

조직에서 사용하는 도구 또는 조직에서 사용하는 방법에 대한 정책/절차 중 더 중요한 것은 무엇입니까?

둘 다. 공생 관계입니다. 분리할 수 있다고 생각하는 것은 어리석은 일입니다.

가장 정교한 비즈니스 프로세스를 상상할 수 있습니다. 기술이 존재하지 않거나 직원이 도구를 사용하지 않을 경우 홍수 이전의 비즈니스 프로세스를 따르는 것이 좋습니다. 내가 이 책에서 쓰는 것처럼, 새로운 협업 기술은 훨씬 더 효율적이고 단순한 비즈니스 프로세스를 가능하게 하지만, 이는 우리가 새로운 도구를 수용하는 경우에만 가능합니다.

대부분의 조직에는 협업 도구가 너무 많습니까, 아니면 너무 적습니까?

때에 따라 다르지. Mio는 기업의 91%가 최소 2개의 메시징 앱을 사용한다는 사실을 발견했습니다. Slack과 Microsoft Teams는 조사 대상 조직의 3분의 2에 있었습니다. 나는 차선을 선택하고 그것을 고수하는 팬입니다. 둘 이상의 내부 협업 허브를 사용하면 지식이 분기됩니다.

반면에 일부 회사는 Slack, Zoom, Teams 또는 다른 내부 협업 허브의 수용을 거부했습니다. 결과적으로 방향타가 없습니다. 그들은 이메일이 충분하지 않을 때 내부 커뮤니케이션에 충분하다고 잘못 생각합니다.

도구를 채택할 때 조직은 어떤 질문을 해야 합니까?

이 책과 내 고객에게 나는 다음과 같이 시작합니다.

• 이 소프트웨어 애플리케이션은 어떤 비즈니스 문제를 해결하려고 합니까?
• 이 소프트웨어 애플리케이션이 해결하지 못하는 비즈니스 문제는 무엇입니까?
• 우리 회사는 이미 동일한 문제를 해결하는 유사한 도구를 사용하고 있습니까?
• 그렇다면 새로운 도구가 기존 도구보다 눈에 띄게 더 좋거나 더 저렴합니까?
• 이 앱이나 기능이 직원의 삶을 더 쉽게 만들어 줍니까?
• 주스는 짜낼 가치가 있습니까?

당신은 당신의 뛰어난 책에서 "내부 이메일을 영원히 버리는 것"에 대해 이야기합니다. 그게 가능합니까? 어떻게? 대부분의 조직은 이메일의 보관 특성을 잃는 것을 두려워하지 않습니까?

네. 나는 2014년 Message Not Received: Why Business Communication Is Broken and How to Fix it을 작성할 때 이것을 조사했습니다. 일부 회사는 내부 이메일을 금지하기도 했습니다.

두 번째 질문을 드리겠습니다. 물론 어떤 사람들은 이메일을 남기는 것을 두려워합니다. 사람들은 일반적으로 특히 직장에서 변화를 싫어합니다.

Teams, Slack, Zoom 및 기타 협업 기술의 성공은 모든 사람이 "전체 회신"을 누르지 않고도 조직이 생존하고 번영할 수 있음을 나타냅니다. Microsoft가 IT 부서가 Outlook에서 이 두려운 버튼을 제거하도록 허용한 데는 이유가 있습니다.

또한 "내부 커뮤니케이션 허브"를 권장합니다. 그것은 무엇이며 무엇을 대체합니까?

아, 지금 얘기하고 있습니다.

이 책에서 나는 그것을 내부 협업 허브로 다음과 같이 정의합니다.

효과적인 커뮤니케이션 및 협업을 촉진하도록 설계된 범용 소프트웨어 응용 프로그램입니다. 이상적으로는 모든 조직 대화, 결정, 문서 및 기관 지식이 허브에 존재합니다. 결정적으로 허브는 다른 스포크에 연결됩니다. 기술적인 기술이 거의 또는 전혀 요구되지 않는 자동화를 가능하게 합니다. 오늘날 인기 있는 허브의 예로는 Slack, Microsoft Teams 및 Zoom이 있습니다.

달리 말하면 많은 사람들은 Slack과 Microsoft Teams를 이메일 2.0으로, Zoom을 화상 회의 도구로 생각합니다. 그것은 내가 전화를 걸 때만 iPhone을 사용할 수 있다고 말하는 것과 같습니다. 예, 내부 협업 허브가 이메일을 대체하지만 훨씬 더 많은 일을 할 수 있습니다. 타사 앱 및 시스템에 연결하면 작업 방식을 근본적으로 바꿀 수 있습니다. 이것이 Reimagining Collaboration 의 중심에 있는 큰 아이디어입니다.

우리의 새로운 "항상 Zoom" 세계에서는 카메라 없이는 음성으로만 대화를 나눌 수 있는 기회가 전혀 없는 것 같습니다. 순양수인가요 순음수인가요?

나는 이전 책 Zoom For Dummies 에서 이 주제에 대해 약간의 조사를 했습니다. 간단히 말해서, 우리는 이 정도로 우리의 화면을 응시할 의도가 없었습니다. 줌 피로는 현실입니다. 저는 신경과 전문의는 아니지만 다음과 같은 사실을 알고 있습니다. 직접 대면 커뮤니케이션을 화상 회의와 동일시하는 것은 어리석은 일입니다.

비디오 없이 누군가와 이야기할 수 있다는 것은 유익할 수 있지만 잃어버린 것을 기억해야 합니다. 아니요, 의사 소통의 93%는 비언어적입니다. 그래도 가능한 클라이언트나 팟캐스트 게스트와 이야기할 때 그들의 표정을 보고 싶고, 최소한의 모습을 보고 싶습니다. 황동 압정: 따라 다릅니다. 모든 유형의 커뮤니케이션 및 협업에는 장단점이 있습니다.

조직에서 협업 및 채택/최적화 측면에서 누가 책임져야 합니까?

이 책에서 저는 협업이 한 비즈니스 기능을 초월하기 때문에 공동 책임이라고 주장합니다. 우리 모두는 직장에서 협력해야 합니다. 경비원, HR 담당자, 영업 사원, CXO는 ​​모두 다른 사람들과 잘 어울려야 합니다. 제로 협업이 필요한 단일 작업은 생각할 수 없습니다. 나는 한 개인이나 부서에 그 책임을 부여하고 싶지 않습니다. 협업은 CPG 회사를 위해 연구를 수행하거나 마케팅 대행사에서 기발한 광고를 만드는 것과 유사하지 않습니다. 모든 사람에게 영향을 미칩니다.

흥미롭게도 일부 회사에서는 원격 작업 책임자 역할을 만들고 있습니다. 배심원단은 아직 나오지 않았지만 전통적인 HR, 기술, 부동산 및 기타 기능에 대한 지식이 필요한 하이브리드 직위입니다.

필 사이먼 소개

Phil Simon은 인정받는 기술 및 협업 권위자입니다. 그는 11권의 책으로 수상 경력에 빛나는 작가이며, 가장 최근에는 Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, Post-COVID World of Work를 저술했습니다.

그는 분석, 커뮤니케이션, 전략, 데이터 및 기술에 대해 조직에 자문을 제공합니다. 그의 기여는 Harvard Business Review, CNN, The New York Times 및 기타 여러 저명한 언론 매체에 실렸습니다. 그는 또한 팟캐스트 공동 작업에 대한 대화(Conversations About Collaboration)를 진행하고 있습니다.