Reimaginar la colaboración: entrevista con Phil Simon

Desde que COVID-19 dio la vuelta al mundo, el trabajo desde casa se ha convertido en la nueva normalidad.

Para empresas virtuales como la nuestra, fue una transición fácil. Solo hay dos diferencias: (1) todos mis eventos de oratoria en persona ahora son virtuales y (2) aquellos de nosotros con niños en edad escolar generalmente estamos trabajando con ellos ahora.

Pero dado que la mayoría de las empresas han adoptado al menos un entorno de trabajo virtual parcial a corto plazo, e incluso a largo plazo, surge la pregunta: ¿cuáles son las mejores formas de comunicarse y colaborar?

Phil Simon, experto en colaboración y autor de Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, and the Post-COVID World of Work

Para averiguarlo, recurrí al increíblemente inteligente Phil Simon, gurú de la colaboración y autor del nuevo libro Reimaginando la colaboración: Slack, Microsoft Teams, Zoom y el mundo laboral posterior a la COVID.

Sumerjámonos ahora en mi entrevista de 10 preguntas con Phil sobre la reinvención de la colaboración.

Por supuesto, la pandemia ha hecho que el trabajo desde casa y la colaboración virtual sean un requisito, pero estas tendencias ya estaban en marcha, ¿verdad?

Sí. COVID-19 aceleró tendencias que ya estaban en marcha. Decenas de millones de personas usaron herramientas de colaboración contemporáneas y trabajaron de forma remota mucho antes de que alguien escuchara el término coronavirus.

¿Qué pasa con las cohortes? ¿Ciertas generaciones prefieren la interacción asíncrona frente a la síncrona con sus colegas?

Absolutamente. Una talla ciertamente no sirve para todos. Mary Donohue detalla estas diferencias en su nuevo libro Mensaje recibido: 7 pasos para derribar las barreras de comunicación en el trabajo .

Abordo ese tema en el capítulo 2 de mi libro. TL; DR: algunas personas se sienten más cómodas con la comunicación sincrónica en persona que otras. Algunas personas están más acostumbradas a su contraparte asincrónica.

En verdad, ambos siempre han existido y siempre existirán. El truco es reconocer cuándo cada uno es apropiado. No desea realizar una revisión de desempeño a través de mensajes directos de Slack o una reunión de Zoom.

Cuando (con suerte) termine la pandemia, ¿qué DEJAREMOS de hacer con respecto a la colaboración en línea?

Unas pocas cosas. Idealmente, dejaremos de depender del correo electrónico para la comunicación interna y la "colaboración". La gente suele pensar que todas las comunicaciones basadas en texto son iguales. Están equivocados. El medio realmente importa.

En segundo lugar, nos desengañaremos de la noción de que todo el trabajo debe realizarse en una oficina. Por ejemplo, algunas empresas están reinventando las oficinas tradicionales. En su lugar, imaginan centros de colaboración. Al igual que la atención médica y la educación superior, el futuro del trabajo es decididamente híbrido.

¿Qué es más importante, la(s) herramienta(s) que utiliza su organización o las políticas/procedimientos de cómo utiliza su organización?

Ambas cosas. Es una relación simbiótica. Es una locura pensar que puedes separarlos.

Puedo imaginar el proceso comercial más sofisticado que haya existido. Si la tecnología no existe y/o los empleados no usan la(s) herramienta(s), entonces podría estar siguiendo un proceso comercial antediluviano. Como escribo en el libro, las nuevas tecnologías colaborativas permiten procesos comerciales mucho más eficientes y simples, pero solo si adoptamos nuevas herramientas.

¿La mayoría de las organizaciones tienen demasiadas herramientas de colaboración o muy pocas?

Depende. Mio descubrió que el 91 por ciento de las empresas usan al menos dos aplicaciones de mensajería. Slack y Microsoft Teams estuvieron presentes en dos tercios de las organizaciones encuestadas. Soy fanático de elegir un carril y permanecer en él. El uso de más de un centro de colaboración interno bifurca el conocimiento.

Por otro lado, algunas empresas se han negado a adoptar Slack, Zoom, Teams u otro centro de colaboración interno. Como resultado, no tienen timón. Creen erróneamente que el correo electrónico es suficiente para la comunicación interna cuando simplemente no es así.

Cuando buscan adoptar una herramienta, ¿qué preguntas deberían hacerse las organizaciones?

En el libro y para mis clientes, empiezo con lo siguiente:

• ¿Qué problema empresarial intenta resolver esta aplicación de software?
• ¿Qué problema empresarial no resuelve esta aplicación de software?
• ¿Nuestra empresa ya utiliza una herramienta similar que aborde el mismo problema?
• Si es así, ¿la nueva herramienta es considerablemente mejor o menos costosa que la actual?
• ¿Esta aplicación o función facilita la vida de los empleados?
• ¿Vale la pena exprimir el jugo?

Usted habla en su destacado libro sobre "abandonar el correo electrónico interno para siempre". ¿Es eso posible? ¿Cómo? ¿La mayoría de las organizaciones no tienen miedo de perder la naturaleza de archivo del correo electrónico?

Sí. Investigué esto en 2014 cuando escribí Mensaje no recibido: por qué la comunicación comercial está rota y cómo solucionarlo . Algunas empresas incluso han prohibido el correo electrónico interno.

Déjame llegar a tu segunda pregunta. Claro, algunas personas tienen miedo de dejar atrás el correo electrónico. La gente generalmente odia el cambio, especialmente en el trabajo.

El éxito de Teams, Slack, Zoom y otras tecnologías colaborativas indica que las organizaciones pueden sobrevivir e incluso prosperar sin que todos presionen "Responder a todos". Hay una razón por la que Microsoft permite que los departamentos de TI eliminen ese temido botón de Outlook.

También recomienda un "centro de comunicaciones internas". ¿Qué es eso y qué reemplaza?

Ah, ahora estamos hablando.

En el libro, lo defino como un centro de colaboración interno de la siguiente manera:

Aplicación de software de uso general diseñada para promover una comunicación y colaboración efectivas. Idealmente, todas las conversaciones, decisiones, documentos y conocimientos institucionales de la organización existen en un centro. Fundamentalmente, los concentradores se conectan a diferentes radios. Permiten la automatización con poca o ninguna habilidad técnica requerida. Los ejemplos de centros populares de hoy en día incluyen Slack, Microsoft Teams y Zoom.

Dicho de otra manera, muchas personas piensan en Slack y Microsoft Teams como Email 2.0 y Zoom como una herramienta de videoconferencia. Eso equivale a decir que solo puedo usar mi iPhone para hacer llamadas telefónicas. Sí, los centros de colaboración internos reemplazan el correo electrónico, pero pueden hacer mucho más. Cuando los conecta a aplicaciones y sistemas de terceros, puede cambiar fundamentalmente su forma de trabajar, para mejor. Esa es la gran idea en el centro de Reimagining Collaboration .

Parece que en nuestro nuevo mundo "todo Zoom, todo el tiempo", nunca existe la oportunidad de tener una conversación que sea solo audio, sin tener que tener una cámara encima. ¿Es eso un positivo neto o un negativo neto?

Investigué un poco sobre este tema para mi libro anterior Zoom For Dummies . Para resumir: no estábamos destinados a mirar nuestras pantallas hasta este punto. La fatiga del zoom es algo real. No soy neurólogo, pero sé esto: es una locura equiparar la comunicación en persona con las videoconferencias.

Poder hablar con alguien sin video puede ser beneficioso, pero también debes recordar lo que se ha perdido. No, el 93 por ciento de la comunicación no es no verbal. Aún así, cuando hablo con posibles clientes e invitados de podcasts, quiero ver sus expresiones y quiero que vean min. Tachuelas de latón: Depende. Hay pros y contras con todo tipo de comunicaciones y colaboraciones.

En términos de colaboración y adopción/optimización en una organización, ¿quién debería estar a cargo de eso?

En el libro, argumento que es una responsabilidad compartida porque la colaboración trasciende cualquier función comercial. Todos necesitamos colaborar en el trabajo. El guardia de seguridad, el representante de recursos humanos, el vendedor y el CXO deben ser amables con los demás. No puedo pensar en un solo trabajo que requiera cero colaboración. Odiaría otorgar esa responsabilidad a un solo individuo o departamento. La colaboración no es similar a realizar investigaciones para una empresa de CPG o crear anuncios inteligentes en una agencia de marketing. Afecta a todos.

Curiosamente, algunas empresas están creando roles para un Jefe de Trabajo Remoto. Si bien el jurado aún está deliberando, es una posición híbrida que requiere conocimiento de recursos humanos tradicionales, tecnología, bienes raíces y otras funciones.

Acerca de Phil Simón

Phil Simon es una autoridad reconocida en tecnología y colaboración. Es el autor galardonado de once libros, el más reciente Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, and the Post-COVID World of Work.

Consulta a organizaciones sobre análisis, comunicaciones, estrategia, datos y tecnología. Sus contribuciones han aparecido en The Harvard Business Review, CNN, The New York Times y muchos otros medios de comunicación destacados. También presenta el podcast Conversations About Collaboration.