Reimmaginare la collaborazione: intervista a Phil Simon

Da quando il COVID-19 ha fatto il giro del mondo, il lavoro da casa è diventato la nuova normalità.

Per le aziende virtuali come la nostra, è stata una transizione facile. Ci sono solo due differenze: (1) tutti i miei eventi di conversazione di persona ora sono virtuali e (2) quelli di noi con bambini in età scolare di solito lavorano al loro fianco ora.

Ma con la maggior parte delle aziende che ha adottato almeno un ambiente di lavoro virtuale parziale per il breve termine, e anche per il lungo termine, ne consegue la domanda: quali sono i modi migliori per comunicare e collaborare?

Phil Simon, esperto di collaborazione e autore di Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom e il mondo del lavoro post-COVID

Per scoprirlo, ho contattato l'incredibilmente intelligente Phil Simon, guru della collaborazione e autore del nuovo libro , Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom e il mondo del lavoro post-COVID.

Passiamo ora alla mia intervista di 10 domande con Phil sulla rivisitazione della collaborazione.

Certo, la pandemia ha reso obbligatorio il lavoro da casa e la collaborazione virtuale, ma queste tendenze erano già in atto, giusto?

Sì. Il COVID-19 ha accelerato le tendenze già in atto. Decine di milioni di persone hanno utilizzato gli strumenti di collaborazione contemporanei e hanno lavorato in remoto ben prima che qualcuno avesse mai sentito il termine coronavirus.

E le coorti? Alcune generazioni preferiscono l'interazione asincrona rispetto a quella sincrona con i loro colleghi?

Assolutamente. Di certo una taglia non va bene per tutti. Mary Donohue descrive in dettaglio queste differenze nel suo nuovo libro Messaggio ricevuto: 7 passaggi per abbattere le barriere comunicative sul lavoro .

Affronto questo argomento nel Capitolo 2 del mio libro. TL; DR: alcune persone si sentono più a loro agio con la comunicazione sincrona di persona rispetto ad altre. Alcune persone sono più abituate alla sua controparte asincrona.

In verità, entrambi sono sempre esistiti e sempre esisteranno. Il trucco è riconoscere quando ognuno è appropriato. Non vuoi condurre una revisione delle prestazioni tramite Slack DM o una riunione Zoom.

Quando la pandemia sarà (si spera) finita, cosa smetteremo di fare per quanto riguarda la collaborazione online?

Poche cose. Idealmente, smetteremo di fare affidamento sull'e-mail per la comunicazione interna e la "collaborazione". Le persone spesso pensano che tutta la comunicazione basata su testo sia uguale. Hanno torto. Il mezzo conta davvero.

In secondo luogo, ci disabuseremo dell'idea che tutto il lavoro debba svolgersi in un ufficio. Ad esempio, alcune aziende stanno reinventando gli uffici tradizionali. Al loro posto, immaginano centri di collaborazione. Proprio come la sanità e l'istruzione superiore, il futuro del lavoro è decisamente ibrido.

Cosa c'è di più importante, gli strumenti utilizzati dalla tua organizzazione o le politiche/procedure per come utilizza la tua organizzazione?

Tutti e due. È una relazione simbiotica. È follia pensare di poterli separare.

Posso immaginare il processo aziendale più sofisticato di sempre. Se la tecnologia non esiste e/o i dipendenti non utilizzeranno gli strumenti, allora potresti anche seguire un processo aziendale antidiluviano. Come scrivo nel libro, le nuove tecnologie collaborative consentono processi aziendali molto più efficienti e semplici, ma solo se adottiamo nuovi strumenti.

La maggior parte delle organizzazioni dispone di troppi strumenti di collaborazione o troppo pochi?

Dipende. Mio ha scoperto che il 91% delle aziende utilizza almeno due app di messaggistica. Slack e Microsoft Teams erano presenti in due terzi delle organizzazioni intervistate. Sono un fan di scegliere una corsia e di mantenerla. L'utilizzo di più di un hub di collaborazione interno divide la conoscenza.

D'altra parte, alcune aziende si sono rifiutate di abbracciare Slack, Zoom, Teams o un altro hub di collaborazione interno. Di conseguenza, sono senza timone. Credono erroneamente che l'e-mail sia sufficiente per la comunicazione interna quando semplicemente non lo fa.

Quando si cerca di adottare uno strumento, quali domande dovrebbero porsi le organizzazioni?

Nel libro e per i miei clienti, comincio con quanto segue:

• Quale problema aziendale tenta di risolvere questa applicazione software?
• Quale problema aziendale non risolve questa applicazione software?
• La nostra azienda utilizza già uno strumento simile che risolve lo stesso problema?
• In tal caso, il nuovo strumento è sensibilmente migliore o meno costoso dell'incumbent?
• Questa app o funzionalità semplifica la vita dei dipendenti?
• Vale la pena spremere il succo?

Nel tuo eccezionale libro parli di "abbandonare definitivamente la posta elettronica interna". È possibile? Come? La maggior parte delle organizzazioni non ha paura di perdere la natura archivistica dell'e-mail?

Sì. Ho studiato questo nel 2014 quando ho scritto Messaggio non ricevuto: perché la comunicazione aziendale è interrotta e come risolverlo . Alcune aziende hanno persino vietato l'e-mail interna.

Vengo alla tua seconda domanda. Certo, alcune persone hanno paura di lasciarsi alle spalle la posta elettronica. Le persone generalmente odiano il cambiamento, specialmente al lavoro.

Il successo di Teams, Slack, Zoom e altre tecnologie collaborative indica che le organizzazioni possono sopravvivere e persino prosperare senza che tutti facciano clic su "Rispondi a tutti". C'è una ragione per cui Microsoft consente ai reparti IT di rimuovere quel temuto pulsante da Outlook.

Si consiglia anche un "hub per le comunicazioni interne". Cos'è e cosa sostituisce?

Ah, ora stiamo parlando.

Nel libro lo definisco un hub di collaborazione interno come segue:

Applicazione software di uso generale progettata per promuovere una comunicazione e una collaborazione efficaci. Idealmente, tutte le conversazioni organizzative, le decisioni, i documenti e le conoscenze istituzionali esistono in un hub. Fondamentalmente, gli hub si collegano a raggi diversi. Consentono l'automazione con poca o nessuna competenza tecnica richiesta. Esempi di hub popolari di oggi includono Slack, Microsoft Teams e Zoom.

In altre parole, molte persone pensano a Slack e Microsoft Teams come a Email 2.0 e Zoom come a uno strumento di videoconferenza. Questo equivale a dire che posso usare il mio iPhone solo per telefonare. Sì, gli hub di collaborazione interni sostituiscono la posta elettronica, ma possono fare molto di più. Quando li colleghi ad app e sistemi di terze parti, puoi cambiare radicalmente il tuo modo di lavorare, in meglio. Questa è la grande idea al centro di Reimagining Collaboration .

Sembra che nel nostro nuovo mondo "tutto Zoom, tutto il tempo", non ci sia mai l'opportunità di avere una conversazione che è solo audio, senza dover avere una telecamera su di te. È un netto positivo o un netto negativo?

Ho fatto delle ricerche su questo argomento per il mio libro precedente Zoom For Dummies . Per farla breve: non dovevamo fissare i nostri schermi in questa misura. La fatica dello zoom è una cosa reale. Non sono un neurologo, ma lo so: è una follia equiparare la comunicazione di persona alle videoconferenze.

Essere in grado di parlare con qualcuno senza video può essere utile, ma devi anche ricordare cosa è andato perso. No, il 93 percento della comunicazione non è non verbale. Tuttavia, quando parlo con possibili clienti e ospiti di podcast, voglio vedere le loro espressioni e voglio che vedano min. Puntine d'ottone: Dipende. Ci sono pro e contro con tutti i tipi di comunicazioni e collaborazioni.

In termini di collaborazione e adozione/ottimizzazione in un'organizzazione, chi dovrebbe essere responsabile di ciò?

Nel libro, sostengo che sia una responsabilità condivisa perché la collaborazione trascende qualsiasi funzione aziendale. Abbiamo tutti bisogno di collaborare al lavoro. La guardia di sicurezza, il rappresentante delle risorse umane, il venditore e il CXO devono tutti giocare bene con gli altri. Non riesco a pensare a un singolo lavoro che richieda zero collaborazione. Mi dispiacerebbe concedere a un singolo individuo o dipartimento quella responsabilità. La collaborazione non è come eseguire ricerche per un'azienda CPG o creare annunci intelligenti in un'agenzia di marketing. Colpisce tutti.

È interessante notare che alcune aziende stanno creando ruoli per un responsabile del lavoro a distanza. Mentre la giuria è ancora fuori, è una posizione ibrida che richiede la conoscenza delle risorse umane tradizionali, della tecnologia, del settore immobiliare e di altre funzioni.

A proposito di Filippo Simone

Phil Simon è un'autorità riconosciuta nel campo della tecnologia e della collaborazione. È l'autore pluripremiato di undici libri, di recente Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom e Post-COVID World of Work.

Consulta le organizzazioni su analisi, comunicazioni, strategia, dati e tecnologia. I suoi contributi sono apparsi su The Harvard Business Review, CNN, The New York Times e molti altri importanti media. Ospita anche il podcast Conversations About Collaboration.