إعادة تصور التعاون: مقابلة مع فيل سيمون

منذ أن شق COVID-19 طريقه حول العالم ، أصبح العمل من المنزل هو الوضع الطبيعي الجديد.

بالنسبة للشركات الافتراضية مثل شركتنا ، كان انتقالًا سهلاً. هناك اختلافان فقط: (1) جميع أحداث التحدث الشخصية التي أجريها هي الآن افتراضية و (2) تلك التي لدينا مع أطفال في سن المدرسة نعمل معها الآن.

ولكن مع اعتماد معظم الشركات لبيئة عمل افتراضية جزئية على الأقل على المدى القصير ، وحتى على المدى الطويل ، يأتي معها السؤال: ما هي أفضل الطرق للتواصل والتعاون؟

فيل سيمون ، خبير التعاون ومؤلف كتاب Reimagining Collaboration: Slack و Microsoft Teams و Zoom و Post-COVID World of Work

لمعرفة ذلك ، قمت باستغلال Phil Simon الذكي بشكل لا يصدق ، خبير التعاون ومؤلف الكتاب الجديد Reimagining Collaboration: Slack و Microsoft Teams و Zoom و Post-COVID World of Work.

دعنا نتعمق الآن في مقابلتي المكونة من 10 أسئلة مع Phil حول إعادة تصور التعاون.

بالطبع ، جعل الوباء العمل من المنزل والتعاون الافتراضي مطلبًا ، لكن هذه الاتجاهات كانت جارية بالفعل ، أليس كذلك؟

نعم. تسارع COVID-19 للاتجاهات التي كانت موجودة بالفعل. استخدم عشرات الملايين من الأشخاص أدوات التعاون المعاصرة وعملوا جيدًا عن بُعد قبل أن يسمع أي شخص مصطلح فيروس كورونا.

ماذا عن الأفواج؟ هل تفضل أجيال معينة التفاعل غير المتزامن مقابل التفاعل المتزامن مع زملائهم؟

قطعاً. حجم واحد بالتأكيد لا يناسب الجميع. تقدم ماري دونوهيو تفاصيل هذه الاختلافات في كتابها الجديد "تم استلام الرسالة: 7 خطوات لكسر حواجز الاتصال في العمل" .

أتناول هذا الموضوع في الفصل الثاني من كتابي. TL ؛ DR: يشعر بعض الأشخاص براحة أكبر مع التواصل الشخصي المتزامن أكثر من غيرهم. بعض الناس معتادون أكثر على نظيره غير المتزامن.

في الحقيقة ، كلاهما موجود دائمًا - وسيظل موجودًا دائمًا. الحيلة هي معرفة متى يكون كل منها مناسبًا. لا تريد إجراء مراجعة للأداء عبر Slack DMs أو اجتماع Zoom.

عندما ينتهي الوباء (نأمل) ، ما الذي سنتوقف عن فعله فيما يتعلق بالتعاون عبر الإنترنت؟

أشياء قليلة. بشكل مثالي ، سنتوقف عن الاعتماد على البريد الإلكتروني للتواصل الداخلي و "التعاون". غالبًا ما يعتقد الناس أن جميع الاتصالات النصية متساوية. إنهم مخطئون. الوسيط مهم حقًا.

ثانيًا ، سنحرر أنفسنا من فكرة أن كل العمل يجب أن يتم في المكتب. على سبيل المثال ، تعيد بعض الشركات تصور المكاتب التقليدية. وبدلاً منهم ، فإنهم يتصورون مراكز تعاون. مثل الكثير من الرعاية الصحية والتعليم العالي ، فإن مستقبل العمل مختلط بالتأكيد.

ما هو الأهم ، الأداة (الأدوات) التي تستخدمها مؤسستك ، أو السياسات / الإجراءات الخاصة بكيفية استخدام مؤسستك؟

كلاهما. إنها علاقة تكافلية. من الحماقة التفكير في أنه يمكنك فصلهما.

يمكنني تصور أكثر العمليات التجارية تطوراً على الإطلاق. إذا لم تكن التكنولوجيا موجودة و / أو لم يستخدم الموظفون الأداة (الأدوات) ، فربما تكون كذلك تتبع عملية تجارية ما قبل الغزو. أثناء كتابتي في الكتاب ، تسمح التقنيات التعاونية الجديدة بعمليات تجارية أكثر كفاءة وبساطة - ولكن فقط إذا تبنينا أدوات جديدة.

هل تمتلك معظم المؤسسات عددًا كبيرًا جدًا من أدوات التعاون أم أنها قليلة جدًا؟

هذا يعتمد. وجد ميو أن 91 بالمائة من الشركات تستخدم تطبيقين على الأقل من تطبيقات المراسلة. كان Slack و Microsoft Teams حاضرين في ثلثي المنظمات التي شملها الاستطلاع. أنا من محبي اختيار حارة والتشبث بها. يؤدي استخدام أكثر من مركز تعاون داخلي إلى تشعب المعرفة.

من ناحية أخرى ، رفضت بعض الشركات تبني Slack أو Zoom أو Teams أو مركز تعاون داخلي آخر. ونتيجة لذلك ، فهي بلا دفة. إنهم يعتقدون خطأً أن البريد الإلكتروني يكفي للاتصال الداخلي عندما لا يكون كذلك.

عند السعي لاعتماد أداة ، ما الأسئلة التي يجب أن تطرحها المنظمات؟

في الكتاب ولعملائي أبدأ بما يلي:

• ما هي مشكلة العمل التي يحاول تطبيق البرنامج هذا حلها؟
• ما هي مشكلة العمل التي لا يحلها تطبيق البرنامج هذا؟
• هل تستخدم شركتنا بالفعل أداة مماثلة تعالج نفس المشكلة؟
• إذا كان الأمر كذلك ، فهل الأداة الجديدة أفضل بشكل ملحوظ أم أقل تكلفة من الأداة الحالية؟
• هل هذا التطبيق أو الميزة تجعل حياة الموظفين أسهل؟
• هل يستحق العصير الضغط؟

تتحدث في كتابك المتميز عن "التخلي عن البريد الإلكتروني الداخلي للأبد" هل هذا ممكن؟ كيف؟ ألا تخشى معظم المؤسسات فقدان الطبيعة الأرشيفية للبريد الإلكتروني؟

نعم. لقد بحثت في هذا في عام 2014 عند كتابة رسالة لم يتم استلامها: سبب تعطل الاتصالات التجارية وكيفية إصلاحها . حتى أن بعض الشركات حظرت البريد الإلكتروني الداخلي.

دعني أصل إلى سؤالك الثاني. بالتأكيد ، يخشى بعض الأشخاص ترك البريد الإلكتروني وراءهم. يكره الناس التغيير بشكل عام - خاصة في العمل.

يشير نجاح Teams و Slack و Zoom والتقنيات التعاونية الأخرى إلى أنه يمكن للمؤسسات البقاء والازدهار دون أن يضرب الجميع "الرد على الكل". هناك سبب يجعل Microsoft تسمح لأقسام تكنولوجيا المعلومات بإزالة هذا الزر المخيف من Outlook.

أنت توصي أيضًا بـ "مركز اتصالات داخلي". ما هذا وماذا يحل محله؟

آه ، نحن نتحدث الآن.

في الكتاب ، أعرِّفه كمركز تعاون داخلي على النحو التالي:

تطبيق برمجي للاستخدام العام مصمم لتعزيز التواصل والتعاون الفعالين. من الناحية المثالية ، توجد جميع المحادثات التنظيمية والقرارات والوثائق والمعرفة المؤسسية في مركز. بشكل حاسم ، تتصل المحاور بمكبرات صوت مختلفة. أنها تمكن من الأتمتة مع القليل من المهارات التقنية المطلوبة. تتضمن أمثلة لوحات الوصل الشائعة اليوم Slack و Microsoft Teams و Zoom.

بعبارة أخرى ، يعتقد الكثير من الناس أن Slack و Microsoft Teams هما Email 2.0 و Zoom كأداة لعقد مؤتمرات الفيديو. هذا يعادل القول بأنه لا يمكنني استخدام iPhone الخاص بي إلا لإجراء مكالمات هاتفية. نعم ، تحل محاور التعاون الداخلية محل البريد الإلكتروني - ولكن يمكنها فعل الكثير. عند توصيلها بتطبيقات وأنظمة تابعة لجهات خارجية ، يمكنك تغيير طريقة عملك بشكل جذري - للأفضل. هذه هي الفكرة الكبيرة في صميم إعادة تخيل التعاون .

يبدو أنه في عالمنا الجديد "All Zoom ، طوال الوقت" ، لا توجد أبدًا فرصة لإجراء محادثة صوتية فقط ، دون الحاجة إلى وجود كاميرا معك. هل هذا صافي موجب أم صافي سلبي؟

لقد أجريت بعض الأبحاث حول هذا الموضوع لكتابي السابق Zoom For Dummies . قصة قصيرة طويلة: لم يكن من المفترض أن نحدق في شاشاتنا إلى هذا الحد. التعب هو شيء حقيقي. أنا لست طبيب أعصاب ، لكني أعرف هذا: من الحماقة مساواة التواصل الشخصي مع مؤتمرات الفيديو.

قد تكون القدرة على التحدث إلى شخص ما بدون فيديو مفيدًا ، ولكن عليك أيضًا تذكر ما فقده. لا ، 93 في المائة من الاتصالات ليست غير لفظية. ومع ذلك ، عندما أتحدث إلى العملاء المحتملين وضيوف البودكاست ، أريد أن أرى تعبيراتهم وأريدهم أن يروا دقيقة. المسامير النحاسية: هذا يعتمد. هناك إيجابيات وسلبيات لجميع أنواع الاتصالات والتعاون.

من حيث التعاون وتبنيه / تحسينه في منظمة ، من يجب أن يكون مسؤولاً عن ذلك؟

في الكتاب ، أزعم أنها مسؤولية مشتركة لأن التعاون يتجاوز أي وظيفة عمل واحدة. نحن جميعا بحاجة إلى التعاون في العمل. يحتاج حارس الأمن ومندوب الموارد البشرية ومندوب المبيعات و CXO جميعًا إلى اللعب بلطف مع الآخرين. لا يمكنني التفكير في وظيفة واحدة لا تتطلب أي تعاون. أكره منح فرد واحد أو إدارة تلك المسؤولية. لا يشبه التعاون إجراء بحث لشركة CPG أو إنشاء إعلانات ذكية في وكالة تسويق. إنه يؤثر على الجميع.

ومن المثير للاهتمام أن بعض الشركات تنشئ أدوارًا لرئيس العمل عن بُعد. في حين أن هيئة المحلفين لا تزال خارجة ، فهي موقف هجين يتطلب معرفة الموارد البشرية التقليدية والتكنولوجيا والعقارات والوظائف الأخرى.

عن فيل سيمون

Phil Simon هو هيئة معترف بها في مجال التكنولوجيا والتعاون. وهو مؤلف أحد عشر كتابًا حائزًا على جوائز ، أحدثها Reimagining Collaboration: Slack و Microsoft Teams و Zoom و Post-COVID World of Work.

يستشير المنظمات في التحليلات والاتصالات والاستراتيجية والبيانات والتكنولوجيا. ظهرت مساهماته في The Harvard Business Review و CNN و The New York Times والعديد من وسائل الإعلام البارزة الأخرى. كما أنه يستضيف حوارات البودكاست حول التعاون.