Переосмысление сотрудничества: интервью с Филом Саймоном

С тех пор как COVID-19 распространился по всему миру, работа на дому стала новой нормой.

Для таких виртуальных компаний, как наша, это был легкий переход. Есть только два отличия: (1) все мои личные выступления теперь виртуальные и (2) те из нас, у кого есть дети школьного возраста, теперь обычно работают вместе с ними.

Но поскольку большинство компаний хотя бы частично внедрили виртуальную рабочую среду в краткосрочной и даже в долгосрочной перспективе, возникает вопрос: как лучше всего общаться и сотрудничать?

Фил Саймон, эксперт по совместной работе и автор книги « Переосмысление совместной работы: Slack, Microsoft Teams, Zoom и мир работы после COVID».

Чтобы выяснить это, я обратился к невероятно умному Филу Саймону, гуру совместной работы и автору новой книги « Переосмысление совместной работы: Slack, Microsoft Teams, Zoom и мир работы после COVID».

Давайте теперь перейдем к моему интервью с Филом из 10 вопросов о переосмыслении сотрудничества.

Конечно, пандемия сделала работу из дома и виртуальное сотрудничество необходимостью, но эти тенденции уже были в силе, верно?

Да. COVID-19 ускорил уже существующие тенденции. Десятки миллионов людей использовали современные инструменты для совместной работы и работали удаленно задолго до того, как кто-либо услышал термин коронавирус.

Как насчет когорт? Предпочитают ли определенные поколения асинхронное или синхронное взаимодействие со своими коллегами?

Абсолютно. Один размер, конечно, не подходит всем. Мэри Донохью подробно описывает эти различия в своей новой книге « Получено сообщение: 7 шагов к преодолению коммуникативных барьеров на работе» .

Я обращаюсь к этой теме в главе 2 моей книги. Вкратце: некоторым людям удобнее синхронное личное общение, чем другим. Некоторые люди больше привыкли к его асинхронному аналогу.

По правде говоря, оба всегда существовали — и всегда будут. Хитрость заключается в том, чтобы распознать, когда каждый из них подходит. Вы не хотите проводить обзор производительности через Slack DM или собрание Zoom.

Когда пандемия (надеюсь) закончится, что мы перестанем делать в отношении онлайн-сотрудничества?

Несколько вещей. В идеале мы перестанем полагаться на электронную почту для внутреннего общения и «сотрудничества». Люди часто думают, что все текстовое общение одинаково. Они ошибаются. Среда действительно имеет значение.

Во-вторых, мы избавимся от представления о том, что вся работа должна выполняться в офисе. Например, некоторые компании переосмысливают традиционные офисы. Вместо них они предусматривают центры сотрудничества. Подобно здравоохранению и высшему образованию, будущее работы явно гибридное.

Что важнее: инструмент(ы), которые использует ваша организация, или политики/процедуры, используемые вашей организацией?

Оба. Это симбиотические отношения. Глупо думать, что вы можете разделить их.

Я могу представить себе самый сложный бизнес-процесс. Если технологии не существует и/или сотрудники не будут использовать инструмент(ы), то вы вполне можете следовать допотопному бизнес-процессу. Как я пишу в книге, новые технологии совместной работы позволяют значительно повысить эффективность и простоту бизнес-процессов, но только при условии использования новых инструментов.

У большинства организаций слишком много инструментов для совместной работы или слишком мало?

Это зависит. Mio обнаружил, что 91% предприятий используют как минимум два приложения для обмена сообщениями. Slack и Microsoft Teams присутствовали в двух третях опрошенных организаций. Я фанат выбора полосы и придерживаюсь ее. Использование более чем одного внутреннего центра совместной работы разделяет знания.

С другой стороны, некоторые компании отказались использовать Slack, Zoom, Teams или другой внутренний центр совместной работы. В результате они без руля. Они ошибочно полагают, что электронной почты достаточно для внутреннего общения, хотя на самом деле этого недостаточно.

Какие вопросы следует задавать организациям, стремясь внедрить инструмент?

В книге и для своих клиентов я начинаю со следующего:

• Какую бизнес-задачу пытается решить это программное приложение?
• Какую бизнес-задачу не решает это программное приложение?
• Использует ли наша компания уже подобный инструмент, решающий ту же проблему?
• Если да, то является ли новый инструмент заметно лучше или дешевле существующего?
• Облегчает ли это приложение или функция жизнь сотрудников?
• Стоит ли выжимать сок?

В своей выдающейся книге вы говорите о «отказе от внутренней электронной почты навсегда». Возможно ли это? Как? Разве большинство организаций не боятся потерять архивный характер электронной почты?

Да. Я исследовал это в 2014 году, когда писал «Сообщение не получено: почему деловое общение нарушено и как это исправить» . Некоторые компании даже запретили внутреннюю электронную почту.

Позвольте мне перейти к вашему второму вопросу. Конечно, некоторые люди боятся оставлять электронную почту. Обычно люди ненавидят перемены, особенно на работе.

Успех Teams, Slack, Zoom и других технологий для совместной работы свидетельствует о том, что организации могут выживать и даже процветать, не нажимая «Ответить всем». Есть причина, по которой Microsoft позволяет ИТ-отделам удалять эту ужасную кнопку из Outlook.

Вы также рекомендуете «центр внутренней связи». Что это такое и что заменяет?

А, теперь мы говорим.

В книге я определяю его как внутренний центр совместной работы следующим образом:

Программное приложение общего назначения, предназначенное для эффективного общения и совместной работы. В идеале все организационные разговоры, решения, документы и институциональные знания существуют в хабе. Важно отметить, что концентраторы подключаются к разным лучам. Они обеспечивают автоматизацию практически без технических навыков. Примеры популярных сегодня хабов включают Slack, Microsoft Teams и Zoom.

Иными словами, многие люди считают Slack и Microsoft Teams электронной почтой 2.0, а Zoom — инструментом для проведения видеоконференций. Это равносильно утверждению, что я могу использовать свой iPhone только для телефонных звонков. Да, внутренние центры совместной работы заменяют электронную почту, но они могут делать гораздо больше. Когда вы подключаете их к сторонним приложениям и системам, вы можете коренным образом изменить свою работу — к лучшему. Это главная идея, лежащая в основе Reimagining Collaboration .

Кажется, что в нашем новом мире «Все в Zoom, все время» никогда не будет возможности вести разговор, который состоит только из звука, без необходимости иметь при себе камеру. Это чистый плюс или чистый минус?

Я провел небольшое исследование на эту тему для своей предыдущей книги Zoom For Dummies . Короче говоря: мы не должны были смотреть на наши экраны до такой степени. Усталость от зума — это реально. Я не невролог, но знаю одно: глупо приравнивать личное общение к видеоконференциям.

Возможность поговорить с кем-то без видео может быть полезной, но вы также должны помнить, что потеряно. Нет, 93 процента общения не являются невербальными. Тем не менее, когда я разговариваю с возможными клиентами и гостями подкаста, я хочу видеть их выражения, и я хочу, чтобы они видели мин. Медные гвозди: Это зависит. Плюсы и минусы есть у всех видов коммуникаций и сотрудничества.

С точки зрения сотрудничества и его внедрения/оптимизации в организации, кто должен за это отвечать?

В книге я утверждаю, что это общая ответственность, потому что сотрудничество выходит за рамки любой бизнес-функции. Нам всем нужно сотрудничать на работе. Охранник, HR-менеджер, продавец и CXO — все должны хорошо вести себя с другими. Я не могу придумать ни одной работы, которая требует нулевого сотрудничества. Я бы не хотел возлагать такую ​​ответственность на одного человека или отдел. Сотрудничество не похоже на проведение исследований для компании CPG или создание умной рекламы в маркетинговом агентстве. Это влияет на всех.

Интересно, что некоторые компании создают должности для руководителя удаленной работы. Хотя жюри еще не вынесено, это гибридная позиция, требующая знания традиционных HR, технологий, недвижимости и других функций.

О Филе Саймоне

Фил Саймон — признанный авторитет в области технологий и совместной работы. Он является отмеченным наградами автором одиннадцати книг, последняя из которых — «Переосмысление совместной работы: Slack, Microsoft Teams, Zoom и мир работы после COVID».

Он консультирует организации по вопросам аналитики, коммуникаций, стратегии, данных и технологий. Его материалы публиковались в The Harvard Business Review, CNN, The New York Times и во многих других известных СМИ. Он также ведет подкаст «Беседы о сотрудничестве».