Membayangkan Ulang Kolaborasi: Wawancara dengan Phil Simon

Sejak COVID-19 menyebar ke seluruh dunia, bekerja dari rumah telah menjadi kebiasaan baru.

Untuk perusahaan virtual seperti kami, ini adalah transisi yang mudah. Hanya ada dua perbedaan: (1) semua acara berbicara langsung saya sekarang virtual dan (2) kami yang memiliki anak usia sekolah biasanya bekerja bersama mereka sekarang.

Tetapi dengan sebagian besar perusahaan telah mengadopsi setidaknya sebagian lingkungan kerja virtual untuk jangka pendek, dan bahkan untuk jangka panjang, muncul pertanyaan: apa cara terbaik untuk berkomunikasi dan berkolaborasi?

Phil Simon, pakar kolaborasi dan penulis Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, dan Dunia Kerja Pasca-COVID

Untuk mengetahuinya, saya menghubungi Phil Simon yang sangat pintar, pakar kolaborasi dan penulis buku baru , Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, dan Dunia Kerja Pasca-COVID.

Mari selami wawancara 10 pertanyaan saya dengan Phil tentang konsep ulang kolaborasi.

Tentu saja, pandemi telah membuat kerja dari rumah dan kolaborasi virtual menjadi persyaratan, tetapi tren ini sudah berjalan, bukan?

Ya. COVID-19 mempercepat tren yang sudah ada. Puluhan juta orang menggunakan alat kolaborasi kontemporer dan bekerja dari jarak jauh dengan baik sebelum ada yang pernah mendengar istilah virus corona.

Bagaimana dengan kohort? Apakah generasi tertentu lebih menyukai interaksi asinkron vs. sinkron dengan rekan-rekan mereka?

Sangat. Satu ukuran tentu tidak cocok untuk semua. Mary Donohue merinci perbedaan ini dalam buku barunya Message Received: 7 Steps to Break Down Communication Barriers at Work .

Saya membahas topik itu di Bab 2 buku saya. TL;DR: beberapa orang lebih nyaman dengan komunikasi tatap muka yang sinkron daripada yang lain. Beberapa orang lebih terbiasa dengan rekan asinkronnya.

Sebenarnya, keduanya selalu ada—dan akan selalu ada. Triknya adalah mengenali kapan masing-masing sesuai. Anda tidak ingin melakukan tinjauan kinerja melalui Slack DM atau rapat Zoom.

Ketika pandemi ini (semoga) berakhir, apa yang akan kita STOP lakukan terkait kolaborasi online?

Beberapa hal. Idealnya, kita akan berhenti mengandalkan email untuk komunikasi internal dan “kolaborasi”. Orang sering berpikir bahwa semua komunikasi berbasis teks adalah sama. Mereka salah. Media benar-benar penting.

Kedua, kita akan menghilangkan anggapan bahwa semua pekerjaan harus dilakukan di kantor. Misalnya, beberapa perusahaan menata ulang kantor tradisional. Sebagai gantinya, mereka membayangkan pusat kolaborasi. Sama seperti perawatan kesehatan dan pendidikan tinggi, masa depan pekerjaan jelas merupakan hibrida.

Apa yang lebih penting, alat yang digunakan organisasi Anda, atau kebijakan/prosedur yang digunakan organisasi Anda?

Keduanya. Ini adalah hubungan simbiosis. Adalah kebodohan untuk berpikir bahwa Anda dapat memisahkan mereka.

Saya dapat membayangkan proses bisnis tercanggih yang pernah ada. Jika teknologi tidak ada dan/atau karyawan tidak akan menggunakan alat tersebut, maka Anda mungkin juga mengikuti proses bisnis kuno. Seperti yang saya tulis di buku ini, teknologi kolaboratif baru memungkinkan proses bisnis yang jauh lebih efisien dan sederhana—tetapi hanya jika kita menggunakan alat baru.

Apakah sebagian besar organisasi memiliki terlalu banyak alat kolaborasi, atau terlalu sedikit?

Tergantung. Mio menemukan bahwa 91 persen bisnis menggunakan setidaknya dua aplikasi perpesanan. Slack dan Microsoft Teams hadir di dua pertiga organisasi yang disurvei. Saya penggemar memilih jalur dan bertahan di dalamnya. Menggunakan lebih dari satu hub kolaborasi internal membagi dua pengetahuan.

Di sisi lain, beberapa perusahaan telah menolak untuk merangkul Slack, Zoom, Teams, atau hub kolaborasi internal lainnya. Akibatnya, mereka tidak memiliki kemudi. Mereka secara keliru percaya bahwa email cukup untuk komunikasi internal padahal sebenarnya tidak.

Ketika mencoba untuk mengadopsi sebuah alat, pertanyaan apa yang harus ditanyakan oleh organisasi?

Dalam buku dan untuk klien saya, saya mulai dengan yang berikut:

• Masalah bisnis apa yang coba dipecahkan oleh aplikasi perangkat lunak ini?
• Masalah bisnis apa yang tidak diselesaikan oleh aplikasi perangkat lunak ini?
• Apakah perusahaan kami sudah menggunakan alat serupa yang mengatasi masalah yang sama?
• Jika demikian, apakah alat baru ini jauh lebih baik atau lebih murah daripada yang sudah ada?
• Apakah aplikasi atau fitur ini membuat hidup karyawan lebih mudah?
• Apakah jus itu layak diperas?

Anda berbicara dalam buku Anda yang luar biasa tentang "menyingkirkan email internal untuk selamanya" Apakah itu mungkin? Bagaimana? Bukankah sebagian besar organisasi takut kehilangan sifat arsip email?

Ya. Saya meneliti ini pada tahun 2014 ketika menulis Pesan Tidak Diterima: Mengapa Komunikasi Bisnis Rusak dan Bagaimana Cara Memperbaikinya . Beberapa perusahaan bahkan telah melarang email internal.

Biarkan saya sampai pada pertanyaan kedua Anda. Tentu, beberapa orang takut meninggalkan email. Orang pada umumnya membenci perubahan—terutama di tempat kerja.

Keberhasilan Teams, Slack, Zoom, dan teknologi kolaboratif lainnya menunjukkan bahwa organisasi dapat bertahan dan bahkan berkembang tanpa semua orang menekan "Balas Semua." Ada alasan mengapa Microsoft mengizinkan departemen TI untuk menghapus tombol yang ditakuti itu dari Outlook.

Anda juga merekomendasikan "hub komunikasi internal". Apa itu, dan apa yang menggantikannya?

Ah, sekarang kita sedang berbicara.

Dalam buku tersebut, saya mendefinisikannya sebagai hub kolaborasi internal sebagai berikut:

Aplikasi perangkat lunak penggunaan umum yang dirancang untuk mempromosikan komunikasi dan kolaborasi yang efektif. Idealnya, semua percakapan organisasi, keputusan, dokumen, dan pengetahuan institusional ada di sebuah hub. Secara kritis, hub terhubung ke jari-jari yang berbeda. Mereka memungkinkan otomatisasi dengan sedikit keterampilan teknis yang diperlukan. Contoh hub populer saat ini termasuk Slack, Microsoft Teams, dan Zoom.

Dengan kata lain, banyak orang menganggap Slack dan Microsoft Teams sebagai Email 2.0 dan Zoom sebagai alat konferensi video. Itu sama saja dengan mengatakan bahwa saya hanya dapat menggunakan iPhone saya untuk melakukan panggilan telepon. Ya, hub kolaborasi internal menggantikan email—tetapi mereka dapat melakukan lebih banyak lagi. Saat Anda menghubungkannya ke aplikasi dan sistem pihak ketiga, Anda dapat mengubah cara kerja Anda secara mendasar—menjadi lebih baik. Itulah ide besar di pusat Reimagining Collaboration .

Sepertinya di dunia "semua Zoom, sepanjang waktu" baru kami, tidak pernah ada kesempatan untuk melakukan percakapan yang hanya audio, tanpa harus membawa kamera. Apakah itu positif bersih, atau negatif bersih?

Saya melakukan penelitian tentang hal ini untuk buku saya sebelumnya Zoom For Dummies . Singkat cerita: kami tidak dimaksudkan untuk menatap layar kami sejauh ini. Kelelahan zoom adalah hal yang nyata. Saya bukan ahli saraf, tapi saya tahu ini: Adalah kebodohan untuk menyamakan komunikasi tatap muka dengan konferensi video.

Mampu berbicara dengan seseorang tanpa video dapat bermanfaat, tetapi Anda juga harus mengingat apa yang hilang. Tidak, 93 persen komunikasi tidak non-verbal. Namun, ketika saya berbicara dengan kemungkinan klien dan tamu podcast, saya ingin melihat ekspresi mereka dan saya ingin mereka melihat min. Paku payung kuningan: Itu tergantung. Ada pro dan kontra dengan semua jenis komunikasi dan kolaborasi.

Dalam hal kolaborasi dan mengadopsi/mengoptimalkannya dalam suatu organisasi, siapa yang harus bertanggung jawab untuk itu?

Dalam buku tersebut, saya berpendapat bahwa ini adalah tanggung jawab bersama karena kolaborasi melampaui fungsi bisnis mana pun. Kita semua perlu berkolaborasi di tempat kerja. Penjaga keamanan, perwakilan SDM, wiraniaga, dan CXO semua harus bersikap baik dengan orang lain. Saya tidak bisa memikirkan satu pekerjaan pun yang tidak membutuhkan kolaborasi sama sekali. Saya tidak suka memberikan tanggung jawab itu kepada satu individu atau departemen. Kolaborasi tidak sama dengan melakukan penelitian untuk perusahaan CPG atau membuat iklan pintar di agensi pemasaran. Ini mempengaruhi semua orang.

Menariknya, beberapa perusahaan membuat peran untuk Kepala Pekerjaan Jarak Jauh. Sementara juri masih keluar, itu adalah posisi hibrida yang membutuhkan pengetahuan tentang SDM tradisional, teknologi, real estat, dan fungsi lainnya.

Tentang Phil Simon

Phil Simon adalah otoritas teknologi dan kolaborasi yang diakui. Dia adalah penulis sebelas buku pemenang penghargaan, yang terbaru Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, dan Dunia Kerja Pasca-COVID.

Dia berkonsultasi dengan organisasi tentang analitik, komunikasi, strategi, data, dan teknologi. Kontribusinya telah muncul di The Harvard Business Review, CNN, The New York Times, dan banyak media terkemuka lainnya. Dia juga menjadi pembawa acara podcast Conversations About Collaboration.