Reimagining Collaboration: Wywiad z Philem Simon

Odkąd COVID-19 rozprzestrzenił się po całym świecie, praca z domu stała się nową normą.

Dla firm wirtualnych, takich jak nasza, było to łatwe przejście. Są tylko dwie różnice: (1) wszystkie moje osobiste spotkania są teraz wirtualne i (2) ci z nas, którzy mają dzieci w wieku szkolnym, zwykle pracują teraz razem z nimi.

Jednak w sytuacji, gdy większość firm przyjęła przynajmniej częściowe wirtualne środowisko pracy na krótką, a nawet długoterminową perspektywę, pojawia się pytanie: jakie są najlepsze sposoby komunikacji i współpracy?

Phil Simon, ekspert ds. współpracy i autor Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom i Post-COVID World of Work

Aby się tego dowiedzieć, dotknąłem niesamowicie inteligentnego Phila Simona, guru współpracy i autora nowej książki Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom i Post-COVID World of Work.

Przejdźmy teraz do mojego 10-pytowego wywiadu z Philem na temat ponownego wyobrażenia sobie współpracy.

Oczywiście pandemia sprawiła, że ​​praca w domu i wirtualna współpraca stały się wymogiem, ale te trendy już się pojawiły, prawda?

Tak. COVID-19 przyspieszył trendy, które już istniały. Dziesiątki milionów ludzi korzystało ze współczesnych narzędzi do współpracy i dobrze pracowało zdalnie, zanim ktokolwiek usłyszał termin koronawirus.

A co z kohortami? Czy niektóre pokolenia wolą asynchroniczną lub synchroniczną interakcję ze swoimi kolegami?

Absolutnie. Jeden rozmiar z pewnością nie pasuje do wszystkich. Mary Donohue szczegółowo opisuje te różnice w swojej nowej książce Message Received: 7 kroków do przełamania barier komunikacyjnych w pracy .

Odnoszę się do tego tematu w rozdziale 2 mojej książki. TL; DR: niektórzy ludzie czują się bardziej komfortowo z synchroniczną, osobistą komunikacją niż inni. Niektórzy ludzie są bardziej przyzwyczajeni do jego asynchronicznego odpowiednika.

Prawdę mówiąc, obydwa istniały od zawsze — i zawsze będą. Sztuką jest rozpoznanie, kiedy każdy z nich jest odpowiedni. Nie chcesz przeprowadzać przeglądu wydajności za pośrednictwem DM Slack lub spotkania Zoom.

Kiedy pandemia (miejmy nadzieję) się skończy, co przestaniemy robić w odniesieniu do współpracy online?

Parę rzeczy. W idealnej sytuacji przestaniemy polegać na wiadomościach e-mail w komunikacji wewnętrznej i „współpracy”. Ludzie często myślą, że cała komunikacja tekstowa jest taka sama. Oni się mylą. Medium naprawdę ma znaczenie.

Po drugie, wyprowadzimy się z przekonania, że ​​cała praca musi odbywać się w biurze. Na przykład niektóre firmy na nowo wyobrażają sobie tradycyjne biura. W ich miejsce wyobrażają sobie centra współpracy. Podobnie jak opieka zdrowotna i szkolnictwo wyższe, przyszłość pracy jest zdecydowanie hybrydowa.

Co ważniejsze, narzędzia, z których korzysta Twoja organizacja, lub zasady/procedury dotyczące tego, jak Twoja organizacja używa?

Obydwa. To symbiotyczny związek. Głupotą jest myśleć, że można je rozdzielić.

Potrafię wyobrazić sobie najbardziej wyrafinowany proces biznesowy w historii. Jeśli technologia nie istnieje i/lub pracownicy nie będą korzystać z narzędzi, to równie dobrze możesz podążać za przedpotopowym procesem biznesowym. Jak piszę w książce, nowe technologie współpracy pozwalają na znacznie wydajniejsze i prostsze procesy biznesowe — ale tylko wtedy, gdy przyjmiemy nowe narzędzia.

Czy większość organizacji ma za dużo narzędzi do współpracy, czy za mało?

To zależy. Mio odkrył, że 91 procent firm korzysta z co najmniej dwóch aplikacji do przesyłania wiadomości. Slack i Microsoft Teams były obecne w dwóch trzecich badanych organizacji. Jestem fanem wybierania pasa i trzymania się go. Korzystanie z więcej niż jednego wewnętrznego centrum współpracy rozdziela wiedzę.

Z drugiej strony niektóre firmy odmówiły przyjęcia Slack, Zoom, Teams lub innego wewnętrznego centrum współpracy. W rezultacie są bez steru. Błędnie wierzą, że poczta e-mail wystarcza do komunikacji wewnętrznej, podczas gdy po prostu tak nie jest.

Jakie pytania powinny zadawać organizacje, chcąc przyjąć narzędzie?

W książce i moim klientom zaczynam od:

• Jaki problem biznesowy próbuje rozwiązać ta aplikacja?
• Jakiego problemu biznesowego nie rozwiązuje ta aplikacja?
• Czy nasza firma korzysta już z podobnego narzędzia, które rozwiązuje ten sam problem?
• Jeśli tak, to czy nowe narzędzie jest znacznie lepsze czy tańsze niż dotychczasowe?
• Czy ta aplikacja lub funkcja ułatwia życie pracownikom?
• Czy sok jest wart wyciskania?

Mówisz w swojej znakomitej książce o „porzuceniu wewnętrznej poczty e-mail na dobre” Czy to możliwe? Jak? Czy większość organizacji nie boi się utraty archiwalnego charakteru poczty e-mail?

Tak. Sprawdziłem to w 2014 roku, pisząc wiadomość nieodebraną: Dlaczego komunikacja biznesowa jest zepsuta i jak to naprawić . Niektóre firmy zakazały nawet wewnętrznej poczty e-mail.

Pozwól, że przejdę do twojego drugiego pytania. Jasne, niektórzy ludzie boją się zostawiać e-maile w tyle. Ludzie na ogół nienawidzą zmian — zwłaszcza w pracy.

Sukces Teams, Slack, Zoom i innych technologii współpracy wskazuje, że organizacje mogą przetrwać, a nawet prosperować bez klikania „Odpowiedz wszystkim”. Istnieje powód, dla którego Microsoft pozwala działom IT usunąć ten przerażający przycisk z Outlooka.

Zalecasz również „wewnętrzny węzeł komunikacyjny”. Co to jest i co zastępuje?

Ach, teraz rozmawiamy.

W książce określam to jako wewnętrzne centrum współpracy w następujący sposób:

Oprogramowanie ogólnego zastosowania zaprojektowane w celu promowania efektywnej komunikacji i współpracy. Idealnie byłoby, gdyby wszystkie rozmowy organizacyjne, decyzje, dokumenty i wiedza instytucjonalna istniały w centrum. Co ważne, koncentratory łączą się z różnymi szprychami. Umożliwiają automatyzację przy niewielkich lub zerowych umiejętnościach technicznych. Przykłady dzisiejszych popularnych centrów to Slack, Microsoft Teams i Zoom.

Innymi słowy, wiele osób myśli o Slacku i Microsoft Teams jako o e-mailu 2.0, a Zoom jako o narzędziu do wideokonferencji. To równoznaczne z powiedzeniem, że mogę używać iPhone'a tylko do wykonywania połączeń telefonicznych. Tak, wewnętrzne centra współpracy zastępują pocztę e-mail, ale mogą zrobić o wiele więcej. Gdy połączysz je z aplikacjami i systemami innych firm, możesz całkowicie zmienić sposób pracy — na lepsze. To jest wielki pomysł w centrum współpracy w zakresie przeobrażania się .

Wygląda na to, że w naszym nowym świecie „cały Zoom, przez cały czas” nigdy nie ma możliwości prowadzenia rozmowy tylko na dźwięk, bez konieczności noszenia przy sobie aparatu. Czy to wynik dodatni, czy ujemny?

Zrobiłem kilka badań na ten temat w mojej poprzedniej książce Zoom For Dummies . Krótko mówiąc: nie mieliśmy tak bardzo wpatrywać się w ekrany. Zmęczenie zoomem to prawdziwa rzecz. Nie jestem neurologiem, ale wiem jedno: to szaleństwo utożsamiać komunikację osobistą z wideokonferencją.

Możliwość rozmowy z kimś bez wideo może być korzystna, ale musisz także pamiętać, co zostało utracone. Nie, 93 procent komunikacji nie ma charakteru niewerbalnego. Mimo to, kiedy rozmawiam z potencjalnymi klientami i gośćmi podcastów, chcę zobaczyć ich ekspresję i chcę, aby widzieli min. Mosiężne pinezki: To zależy. Wszystkie rodzaje komunikacji i współpracy mają swoje plusy i minusy.

Jeśli chodzi o współpracę i jej adaptację/optymalizację w organizacji, kto powinien za to odpowiadać?

W książce twierdzę, że jest to wspólna odpowiedzialność, ponieważ współpraca wykracza poza każdą funkcję biznesową. Wszyscy musimy współpracować w pracy. Ochroniarz, przedstawiciel HR, sprzedawca i CXO muszą bawić się z innymi. Nie przychodzi mi do głowy ani jedna praca, która wymaga zerowej współpracy. Nie chciałbym powierzać tej odpowiedzialności jednej osobie lub działowi. Współpraca nie jest podobna do prowadzenia badań dla firmy CPG lub tworzenia sprytnych reklam w agencji marketingowej. Dotyczy wszystkich.

Co ciekawe, niektóre firmy tworzą role dla kierownika pracy zdalnej. Podczas gdy jury jest jeszcze nieobecne, jest to stanowisko hybrydowe, które wymaga znajomości tradycyjnego HR, technologii, nieruchomości i innych funkcji.

O Philu Simonie

Phil Simon jest uznanym autorytetem w dziedzinie technologii i współpracy. Jest wielokrotnie nagradzanym autorem jedenastu książek, ostatnio Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom i Post-COVID World of Work.

Doradza organizacjom w zakresie analityki, komunikacji, strategii, danych i technologii. Jego artykuły ukazały się w The Harvard Business Review, CNN, The New York Times i wielu innych znanych mediach. Jest także gospodarzem podcastu Rozmowy o współpracy.