Réinventer la collaboration : entretien avec Phil Simon

Depuis que le COVID-19 a fait le tour du monde, le travail à domicile est devenu la nouvelle norme.

Pour les entreprises virtuelles comme la nôtre, la transition a été facile. Il n'y a que deux différences : (1) tous mes événements de prise de parole en personne sont désormais virtuels et (2) ceux d'entre nous qui ont des enfants d'âge scolaire travaillent généralement à leurs côtés maintenant.

Mais la plupart des entreprises ayant adopté un environnement de travail virtuel au moins partiel à court terme, voire à long terme, se pose la question : quelles sont les meilleures façons de communiquer et de collaborer ?

Phil Simon, expert en collaboration et auteur de Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, and the Post-COVID World of Work

Pour le savoir, j'ai fait appel à l'incroyablement intelligent Phil Simon, gourou de la collaboration et auteur du nouveau livre , Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, and the Post-COVID World of Work.

Passons maintenant à mon entretien en 10 questions avec Phil sur la réinvention de la collaboration.

Bien sûr, la pandémie a fait du travail à domicile et de la collaboration virtuelle une exigence, mais ces tendances étaient déjà en cours, non ?

Oui. La COVID-19 a accéléré des tendances qui étaient déjà en place. Des dizaines de millions de personnes ont utilisé des outils de collaboration contemporains et ont travaillé à distance bien avant que quiconque n'entende le terme coronavirus.

Et les cohortes ? Certaines générations préfèrent-elles l'interaction asynchrone ou synchrone avec leurs collègues ?

Absolument. Une taille ne convient certainement pas à tous. Mary Donohue détaille ces différences dans son nouveau livre Message Received: 7 Steps to Break Down Communication Barriers at Work .

J'aborde ce sujet dans le chapitre 2 de mon livre. TL; DR : certaines personnes sont plus à l'aise avec la communication synchrone en personne que d'autres. Certaines personnes sont plus habituées à son homologue asynchrone.

En vérité, les deux ont toujours existé et existeront toujours. L'astuce consiste à reconnaître quand chacun est approprié. Vous ne souhaitez pas effectuer une évaluation des performances via les DM Slack ou une réunion Zoom.

Lorsque la pandémie sera (espérons-le) terminée, qu'allons-nous ARRÊTER de faire en matière de collaboration en ligne ?

Quelques choses. Idéalement, nous cesserons de compter sur le courrier électronique pour la communication interne et la « collaboration ». Les gens pensent souvent que toutes les communications textuelles sont égales. Ils ont tort. Le médium compte vraiment.

Deuxièmement, nous nous détromperons de l'idée que tout travail doit avoir lieu dans un bureau. Par exemple, certaines entreprises réinventent les bureaux traditionnels. À leur place, ils envisagent des centres de collaboration. Tout comme la santé et l'enseignement supérieur, l'avenir du travail est résolument hybride.

Qu'est-ce qui est le plus important, le(s) outil(s) utilisé(s) par votre organisation, ou les politiques/procédures d'utilisation par votre organisation ?

Tous les deux. C'est une relation symbiotique. C'est de la folie de penser qu'on peut les séparer.

Je peux imaginer le processus commercial le plus sophistiqué qui soit. Si la technologie n'existe pas et/ou si les employés n'utilisent pas le ou les outils, autant suivre un processus commercial antédiluvien. Comme je l'écris dans le livre, les nouvelles technologies collaboratives permettent des processus commerciaux beaucoup plus efficaces et simples, mais seulement si nous adoptons de nouveaux outils.

La plupart des organisations ont-elles trop d'outils de collaboration, ou trop peu ?

Ça dépend. Mio a constaté que 91 % des entreprises utilisent au moins deux applications de messagerie. Slack et Microsoft Teams étaient présents dans les deux tiers des organisations interrogées. Je suis fan de choisir une voie et de m'y tenir. L'utilisation de plusieurs hubs de collaboration internes bifurque les connaissances.

D'autre part, certaines entreprises ont refusé d'adopter Slack, Zoom, Teams ou un autre centre de collaboration interne. En conséquence, ils sont sans gouvernail. Ils croient à tort que le courrier électronique suffit pour la communication interne alors que ce n'est tout simplement pas le cas.

Lorsqu'elles cherchent à adopter un outil, quelles questions les organisations doivent-elles se poser ?

Dans le livre et à mes clients, je commence par ce qui suit :

• Quel problème commercial cette application logicielle tente-t-elle de résoudre ?
• Quel problème commercial cette application logicielle ne résout-elle pas ?
• Notre entreprise utilise-t-elle déjà un outil similaire qui résout le même problème ?
• Si oui, le nouvel outil est-il sensiblement meilleur ou moins cher que l'actuel ?
• Cette application ou fonctionnalité facilite-t-elle la vie des employés ?
• Le jus vaut-il le coup ?

Vous parlez dans votre livre exceptionnel de « l'abandon définitif des e-mails internes ». Est-ce possible ? Comment? La plupart des organisations n'ont-elles pas peur de perdre la nature archivistique des e-mails ?

Oui. J'ai fait des recherches à ce sujet en 2014 lors de la rédaction de Message non reçu : Pourquoi la communication d'entreprise est interrompue et comment y remédier . Certaines entreprises ont même interdit le courrier électronique interne.

Permettez-moi d'en venir à votre deuxième question. Bien sûr, certaines personnes ont peur de laisser leurs e-mails derrière elles. Les gens détestent généralement le changement, surtout au travail.

Le succès de Teams, Slack, Zoom et d'autres technologies collaboratives indique que les organisations peuvent survivre et même prospérer sans que tout le monde n'appuie sur "Répondre à tous". Il y a une raison pour laquelle Microsoft autorise les services informatiques à supprimer ce bouton redouté d'Outlook.

Vous recommandez également un « centre de communication interne ». Qu'est-ce que c'est et qu'est-ce que ça remplace ?

Ah, maintenant nous parlons.

Dans le livre, je le définis comme un hub de collaboration interne comme suit :

Application logicielle à usage général conçue pour promouvoir une communication et une collaboration efficaces. Idéalement, toutes les conversations, décisions, documents et connaissances institutionnelles de l'organisation existent dans un hub. Surtout, les hubs se connectent à différents rayons. Ils permettent l'automatisation avec peu ou pas de compétences techniques requises. Slack, Microsoft Teams et Zoom sont des exemples de hubs populaires d'aujourd'hui.

En d'autres termes, de nombreuses personnes considèrent Slack et Microsoft Teams comme Email 2.0 et Zoom comme un outil de visioconférence. Cela revient à dire que je ne peux utiliser mon iPhone que pour passer des appels téléphoniques. Oui, les hubs de collaboration internes remplacent les e-mails, mais ils peuvent faire bien plus. Lorsque vous les connectez à des applications et à des systèmes tiers, vous pouvez fondamentalement changer votre façon de travailler, pour le mieux. C'est la grande idée au centre de Reimagining Collaboration .

Il semble que dans notre nouveau monde "tout Zoom, tout le temps", il n'y ait jamais la possibilité d'avoir une conversation uniquement audio, sans avoir à avoir une caméra sur vous. Est-ce un net positif ou un net négatif ?

J'ai fait quelques recherches sur ce sujet pour mon précédent livre Zoom For Dummies . Pour faire court : nous n'étions pas censés regarder nos écrans à ce point. La fatigue du zoom est une réalité. Je ne suis pas neurologue, mais je sais ceci : c'est de la folie d'assimiler la communication en personne aux vidéoconférences.

Pouvoir parler à quelqu'un sans vidéo peut être bénéfique, mais vous devez également vous souvenir de ce que vous avez perdu. Non, 93 % de la communication n'est pas non verbale. Pourtant, lorsque je parle à des clients potentiels et à des invités de podcast, je veux voir leurs expressions et je veux qu'ils voient min. Pointes en laiton : Cela dépend. Il y a des avantages et des inconvénients avec tous les types de communications et de collaborations.

En termes de collaboration et de son adoption/optimisation dans une organisation, qui devrait en être responsable ?

Dans le livre, je soutiens qu'il s'agit d'une responsabilité partagée car la collaboration transcende toute fonction commerciale. Nous avons tous besoin de collaborer au travail. L'agent de sécurité, le représentant des ressources humaines, le vendeur et le CXO doivent tous jouer gentiment avec les autres. Je ne peux pas penser à un seul travail qui ne nécessite aucune collaboration. Je détesterais confier cette responsabilité à une seule personne ou à un seul ministère. La collaboration ne s'apparente pas à la réalisation de recherches pour une entreprise CPG ou à la création de publicités intelligentes dans une agence de marketing. Cela affecte tout le monde.

Fait intéressant, certaines entreprises créent des postes pour un responsable du travail à distance. Alors que le jury n'a pas encore été élu, il s'agit d'un poste hybride qui nécessite une connaissance des RH traditionnelles, de la technologie, de l'immobilier et d'autres fonctions.

À propos de Phil Simon

Phil Simon est une autorité reconnue en matière de technologie et de collaboration. Il est l'auteur primé de onze livres, dont le plus récent Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, and the Post-COVID World of Work.

Il consulte des organisations sur l'analytique, les communications, la stratégie, les données et la technologie. Ses contributions ont été publiées dans The Harvard Business Review, CNN, The New York Times et de nombreux autres médias de premier plan. Il anime également le podcast Conversations About Collaboration.