วิธีการใช้นโยบายที่รับประกันความสำเร็จขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไร

โลกไม่ได้เลวร้ายอย่างที่เราต้องการวาดภาพไว้ในหัวของเรา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีผู้อยู่เบื้องหลังที่พยายามทำให้โลกนี้ดีขึ้น ทีละสาเหตุหรือชุมชน องค์กรไม่แสวงหากำไรหรือที่เรียกว่า NPO มีบทบาทสำคัญในสังคมของเราโดยจัดการกับปัญหาเร่งด่วนที่สุดที่ปัจเจกชนและชุมชนต้องเผชิญ รวมถึงความยากจน การไร้ที่อยู่อาศัย ความหิวโหย และความอยุติธรรมทางสังคม

NPO ดำเนินงานแตกต่างจากองค์กรที่แสวงหาผลกำไร เนื่องจากเป้าหมายหลักของพวกเขาไม่ใช่การสร้างผลกำไร แต่เพื่อช่วยเหลือสังคมหรือชุมชนที่เฉพาะเจาะจง ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว องค์กรไม่แสวงผลกำไรก็เหมือนกับองค์กรอื่น ๆ ไม่ใช่การเดินเล่นในสวน NPO เผชิญกับปัญหาน่าปวดหัวและอุปสรรคมากมาย รวมถึงข้อจำกัดด้านเงินทุน ข้อจำกัดด้านทรัพยากร และข้อกำหนดทางกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่ซับซ้อน

นี่คือเหตุผลที่องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรจำเป็นต้องมีนโยบายและขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้มั่นใจว่าจะประสบความสำเร็จ

หากคุณเพิ่งเริ่มต้นเส้นทาง NPO และยังไม่ได้สร้างแผนงานเพื่อบรรลุเป้าหมาย ให้เราเป็นไกด์ให้คุณ อ่านเคล็ดลับและข้อมูลเชิงลึก 10 ข้อด้านล่างเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถรับประกันความสำเร็จผ่านการนำนโยบายไปใช้

1. พัฒนาแผนกลยุทธ์

ขั้นตอนแรกที่คุณควรดำเนินการเพื่อรักษาความสำเร็จขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณคือการพัฒนาแผนกลยุทธ์ แผนกลยุทธ์ระบุเป้าหมาย วัตถุประสงค์ และกลยุทธ์ขององค์กรของคุณเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าความพยายามขององค์กรนั้นมุ่งเน้นและมีประสิทธิภาพ แผนกลยุทธ์ควรประกอบด้วย:

• พันธกิจที่ชัดเจนซึ่งระบุวัตถุประสงค์ขององค์กร
• เป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ SMART (เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผลได้ และจำกัดเวลา)
• กลยุทธ์ในการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์เหล่านั้น
• KPIs (Key Performance Indicators) เพื่อวัดความก้าวหน้าไปสู่เป้าหมาย

2. กำหนดโครงสร้างการกำกับดูแล

องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรจำเป็นต้องมีโครงสร้างการกำกับดูแลเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุภารกิจและเป้าหมายขององค์กร

โครงสร้างการกำกับดูแลประกอบด้วยคณะกรรมการหรือผู้ดูแลผลประโยชน์ที่ดูแลกิจกรรมขององค์กรของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละทีมและแผนกของคุณปฏิบัติงานโดยสอดคล้องกับกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องทั้งหมด โครงสร้างการกำกับดูแลควรรวมถึงนโยบายและขั้นตอนสำหรับการตัดสินใจ ผลประโยชน์ทับซ้อน และการจัดการทางการเงิน

นโยบายหนึ่งที่องค์กรไม่แสวงหากำไรเช่นคุณสามารถนำไปใช้ได้คือการจำกัดระยะเวลาสำหรับสมาชิกในคณะกรรมการ การจำกัดระยะเวลาทำให้แน่ใจว่ามีการหมุนเวียนสมาชิกในคณะกรรมการอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งสามารถนำมุมมองใหม่ๆ และแนวคิดใหม่ๆ มาสู่องค์กรของคุณ นโยบายอื่นที่คุณสามารถกำหนดได้คือกระบวนการประเมินคณะกรรมการ ซึ่งเปิดโอกาสให้สมาชิกคณะกรรมการได้สะท้อนผลการปฏิบัติงานและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง

3. ใช้นโยบายและขั้นตอนทางการเงิน

องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรจำเป็นต้องมีนโยบายและขั้นตอนทางการเงินที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าการเงินของพวกเขาได้รับการจัดการอย่างมีความรับผิดชอบและโปร่งใส นโยบายทางการเงินควรรวมถึง:

• งบประมาณที่แสดงรายได้และค่าใช้จ่ายขององค์กรของคุณ
• ขั้นตอนการรายงานทางการเงินที่ให้การอัปเดตสถานะทางการเงินขององค์กรของคุณอย่างสม่ำเสมอ
• นโยบายและระเบียบปฏิบัติในการจัดการกองทุน รวมทั้งการบริจาคและเงินช่วยเหลือ
• มาตรการภายในเพื่อป้องกันการฉ้อโกงและการจัดการกองทุนที่ผิดพลาด
• นโยบายการสำรอง ซึ่งกำหนดแนวทางสำหรับจำนวนเงินที่องค์กรควรเก็บไว้สำรองสำหรับกรณีฉุกเฉินหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด

4. ดำเนินการตามนโยบายด้านทรัพยากรบุคคล

องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรต้องพึ่งพาพนักงานและอาสาสมัครอย่างมากในการปฏิบัติภารกิจ นั่นเป็นเหตุผลที่สำคัญมากสำหรับคุณในการกำหนดนโยบายและขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการจัดการทรัพยากรมนุษย์ รวมถึงการสรรหา การฝึกอบรม และการประเมินผลการปฏิบัติงาน

นโยบายหนึ่งที่คุณสามารถนำไปใช้ได้คือ นโยบาย การติดตามการเข้างาน การติดตามการเข้าร่วมช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานและอาสาสมัครมาตามกะที่กำหนด และช่วยให้องค์กรจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ นโยบายอื่นที่คุณสามารถนำไปใช้ได้คือการสร้างกระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงาน ด้วยสิ่งนี้ คุณสามารถให้ข้อเสนอแนะแก่เจ้าหน้าที่และอาสาสมัครเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพวกเขา และช่วยระบุจุดที่ต้องปรับปรุง

5. จัดทำแผนบริหารความเสี่ยง

องค์กรไม่แสวงหากำไรมักมีความท้าทายและความเสี่ยงมากมายรออยู่เบื้องหน้าเสมอ รวมถึงความเสี่ยงด้านกฎหมาย การเงิน และชื่อเสียง สิ่งสำคัญสำหรับองค์กรของคุณคือการกำหนดนโยบายและขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการบริหารความเสี่ยง ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับการประเมินความเสี่ยง การลดความเสี่ยง และการจัดการวิกฤต

นโยบายที่องค์กรของคุณสามารถนำไปใช้ได้คือนโยบายผู้แจ้งเบาะแส นโยบายผู้แจ้งเบาะแสให้ความคุ้มครองแก่พนักงานและอาสาสมัครที่รายงานการกระทำผิดภายในองค์กร นโยบายอีกประการหนึ่งคือการจัดทำแผนการจัดการวิกฤต ซึ่งระบุขั้นตอนที่องค์กรของคุณจะดำเนินการในกรณีเกิดวิกฤต เช่น ภัยธรรมชาติหรือข้อมูลรั่วไหล

6. พัฒนากลยุทธ์การระดมทุน

องค์กรไม่แสวงหากำไรประสบความสำเร็จในการระดมทุน นั่นเป็นเหตุผลที่การพัฒนากลยุทธ์การระดมทุนสามารถช่วยให้แน่ใจว่าองค์กรเช่นคุณมีเงินทุนที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุภารกิจและเป้าหมาย กลยุทธ์การระดมทุนควรรวมถึง:

• การระบุผู้บริจาคและผู้สนับสนุนที่มีศักยภาพ
• การพัฒนาแคมเปญและกิจกรรมระดมทุน
• สร้างความสัมพันธ์กับผู้บริจาคและผู้สนับสนุน
• การติดตามและวัดผลการระดมทุน

7. สร้างแผนการตลาดของคุณ

หากคุณต้องการสร้างความตระหนักรู้ถึงเป้าหมายของคุณและดึงดูดผู้บริจาคและสปอนเซอร์ การตลาดไม่ได้เป็นเพียงตัวเลือกเท่านั้น แต่เป็นสิ่งที่จำเป็น โซเชียลมีเดีย อาจเป็นสิ่งแรกที่คุณนึกถึง แต่คุณต้องดูตลาดเป้าหมายของคุณด้วย จากนั้นพัฒนาแบรนด์และข้อความที่โดนใจกลุ่มเป้าหมายที่คุณระบุ

หลังจากนั้น ให้สร้างสื่อการตลาดและแคมเปญที่น่าสนใจและเกี่ยวข้อง จากนั้นคุณจะแจกจ่ายไปยังช่องทางที่เหมาะสม สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุด ให้วัดประสิทธิภาพของความพยายามทางการตลาดของคุณและเรียนรู้จากสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล

8. พัฒนาแผนการสืบทอดตำแหน่ง

การวางแผนสืบทอดตำแหน่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่ไม่หวังผลกำไร เพื่อให้มั่นใจถึงความต่อเนื่องของความเป็นผู้นำและการจัดการที่มีประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนการสืบทอดตำแหน่งของคุณประกอบด้วย:

• การระบุผู้สืบทอดที่มีศักยภาพสำหรับบทบาทความเป็นผู้นำที่สำคัญ
• การพัฒนาแผนสำหรับการเปลี่ยนผ่านความเป็นผู้นำ
• ให้โอกาสการฝึกอบรมและพัฒนาผู้สืบทอดที่มีศักยภาพ
• ดูแลความต่อเนื่องของความรู้และความเชี่ยวชาญขององค์กร

9. ตรวจสอบและประเมินประสิทธิภาพขององค์กรของคุณ

องค์กรไม่แสวงผลกำไรจำเป็นต้องติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาบรรลุเป้าหมายและสร้างผลกระทบเชิงบวก บางสิ่งที่คุณควรรวมไว้ในการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานของคุณ ได้แก่ การรายงาน KPI เป็นประจำ สิ่งนี้จะช่วยคุณประเมินประสิทธิภาพของโปรแกรมและกิจกรรมของคุณ

นอกจากนี้ องค์กรของคุณควรทำแบบสำรวจและรวบรวมความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกทั้งหมดที่คุณต้องการแล้ว คุณจะสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพได้

10. ฝังความเห็นอกเห็นใจในทุกกระบวนการของคุณ

นอกเหนือจากการใช้นโยบายและแผนทั้งหมดที่ระบุไว้ข้างต้นแล้ว สิ่งสำคัญสำหรับองค์กรของคุณคือการ ฝังความเห็นอกเห็นใจเข้าไปในกระบวนการของ คุณ สำหรับองค์กรไม่แสวงผลกำไร ความเอาใจใส่ต้องมาก่อน คุณอยู่เพื่อช่วยเหลือผู้คน และการเป็นผู้นำด้วยความเอาใจใส่สามารถช่วยให้แน่ใจว่าองค์กรของคุณตอบสนองความต้องการของผู้คนที่คุณให้บริการ

วิธีหนึ่งที่คุณทำได้คือให้คนที่คุณรับใช้มีส่วนร่วมในกระบวนการตัดสินใจ ซึ่งอาจรวมถึงการสนทนากลุ่ม การสำรวจ หรือรูปแบบอื่นๆ ของการมีส่วนร่วมของชุมชนเพื่อรวบรวมความคิดเห็น อีกวิธีหนึ่งคือการสร้างระบบความคิดเห็นของลูกค้า การมีสิ่งนี้จะช่วยให้ลูกค้าของคุณสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับบริการที่ได้รับ ช่วยให้คุณระบุจุดที่ต้องปรับปรุง

นโยบายและขั้นตอนขับเคลื่อนความสำเร็จ

การวางนโยบายและขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญในการประกันความสำเร็จขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณ เมื่อปฏิบัติตามแผนงานสู่ความสำเร็จที่เราได้ระบุไว้ข้างต้น คุณจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น บรรลุเป้าหมายและพันธกิจที่คุณตั้งไว้สำหรับองค์กรของคุณ และสร้างความแตกต่างที่สำคัญในชีวิตของบุคคลและชุมชนที่ต้องการความช่วยเหลือ

สำหรับข้อมูลเชิงลึกและแนวคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเติบโตขององค์กรที่แสวงหาผลกำไรและไม่แสวงหาผลกำไร โปรดดู บล็อกของ Growth Strategies 101 วันนี้ !