วิธีสร้างรากฐาน DAM ของคุณ

การเลือกผู้ให้บริการด้านการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) และพันธมิตรด้านการติดตั้งใช้งานจะเป็นการวางรากฐานที่คุณจะใช้เพื่อขยาย DAM ของคุณ คุณต้องการให้รองพื้นนั้นแข็งแรงและแข็งแรงที่สุด

แต่สิ่งที่คุณตัดสินใจใช้คืออะไร? คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าคุณกำลังเลือกสิ่งที่ถูกต้องสำหรับธุรกิจของคุณ มีปัจจัยสำคัญสองสามประการที่ควรคำนึงถึงในขณะที่คุณสำรวจกระบวนการตัดสินใจ ในบทความแรกของชุดข้อมูลสองส่วนนี้ เราจะเน้นที่การเลือกผู้จำหน่าย DAM ของคุณ

โชว์เงิน

แม้ว่าเราทุกคนจะไม่ต้องการเป็นเช่นนั้น งบประมาณอาจเป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณาในการเลือกผู้ให้บริการ DAM ที่คุณจะก้าวไปข้างหน้า อย่าท้อแท้หากผู้ขายที่คุณต้องการอยู่นอกงบประมาณและไม่มีที่ว่างเพียงพอที่จะต่อรองราคาที่ถูกกว่า ปัจจุบันมีผู้จำหน่าย DAM จำนวนมากในตลาดสำหรับทุกงบประมาณ คุณอาจรู้จักผู้เล่นรายใหญ่ — Adobe, OpenText, Censhare ฯลฯ — แต่ไม่ใช่ทางเลือกเดียว ชื่อที่รู้จักกันดีและป้ายราคาสูงไม่จำเป็นต้องแปลเป็นผลิตภัณฑ์คุณภาพสูง

ความสำเร็จส่วนใหญ่จาก DAM ของคุณจะเป็นผลมาจากการตั้งค่าอนุกรมวิธาน ข้อมูลเมตา และเวิร์กโฟลว์ของคุณ ระบบ DAM เองเป็นเพียงเฟรมเวิร์กสำหรับองค์ประกอบหลักเหล่านั้นเท่านั้น และผู้ขายที่คุณเริ่มต้นด้วยไม่จำเป็นต้องเป็นผู้ขายที่คุณอยู่ด้วยตลอดไป คุณสามารถเลือก DAM เริ่มต้นพื้นฐานเพิ่มเติมเพื่อเริ่มต้นโครงการและใช้เป็นพื้นฐานในการแสดงคุณค่าที่ DAM มอบให้องค์กรของคุณ

หากคุณเติบโตเร็วกว่า DAM สตาร์ทเตอร์และต้องการอัปเกรด คุณจะมีเมตริกและผู้ใช้ปลายทางที่มีความสุขที่จะช่วยคุณในการเจรจาเรื่องงบประมาณที่สูงขึ้น นอกจากนี้ คุณยังจะได้รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับสิ่งที่องค์กรต้องมีและสิ่งที่ควรทำเมื่อคุณเพิ่มลงในรากฐานที่คุณมีอยู่แล้ว

เจาะลึก: คำแนะนำ 12 ขั้นตอนสำหรับการนำระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลไปใช้

จำกัดตัวเลือกให้แคบลง

การเลือกผู้ขายที่มีประสบการณ์ในการทำงานกับบริษัทที่คล้ายกับคุณอาจเป็นประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงการรวบรวมความต้องการ ในการสนทนาเบื้องต้นกับผู้ขายที่มีศักยภาพ ให้ถามเกี่ยวกับลูกค้าที่มีอยู่ของพวกเขา เทียบได้กับธุรกิจของคุณในแง่ของขนาด โครงสร้าง และอุตสาหกรรมหรือไม่?

หากคุณอ่านบทความก่อนหน้าของฉันและทำตามคำแนะนำของฉันในการรวบรวมและวิเคราะห์เนื้อหาของคุณก่อนที่จะเริ่มการค้นหาผู้ขาย คุณก็พร้อมที่จะถามผู้ขายที่มีศักยภาพว่าลูกค้าที่มีอยู่ของพวกเขามีเนื้อหาที่คล้ายคลึงกันในแง่ของประเภทไฟล์และขนาดไฟล์หรือไม่ พวกเขายังมีข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและ/หรือทางกฎหมายที่คล้ายคลึงกันเกี่ยวกับเนื้อหาบางส่วนหรือทั้งหมดหรือไม่

อย่าลืมขอข้อมูลอ้างอิงในตอนเริ่มต้นของกระบวนการ เพื่อให้คุณมีเวลาเพียงพอในการพูดคุยกับพวกเขา หากผู้ขายไม่สามารถหรือไม่ให้ข้อมูลอ้างอิงใดๆ ได้ นั่นเป็นธงสีแดงที่แน่ชัด

ในการสนทนากับข้อมูลอ้างอิงที่ให้มา อย่าลืมถามทั้งด้านบวกและด้านลบ ผู้ขายจัดการกับเชิงลบอย่างไรโดยเฉพาะ? ไม่ใช่ว่าทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่นอย่างสมบูรณ์แบบกับผู้ขายรายใด แต่วิธีจัดการกับปัญหาและการสนับสนุนที่มอบให้นั้นสร้างความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญตลอดกระบวนการสร้าง DAM

อย่าเพิ่งพูดถึงข้อมูลอ้างอิงที่ผู้ขายให้มา พึ่งพาเครือข่ายของคุณเพื่อรับข้อมูลอ้างอิงบางส่วนของคุณเอง ใช้ผู้ติดต่อ LinkedIn ของคุณ ติดต่อกับเพื่อนร่วมงานที่คุณพบในการประชุม หรือพูดคุยกับอดีตเพื่อนร่วมงานที่ย้ายไปยังบริษัทใหม่และ DAM ใหม่ ผู้ขายจะให้ข้อมูลอ้างอิงแก่คุณว่าพวกเขามั่นใจว่าจะพูดถึงพวกเขาอย่างสูง แต่คุณต้องการข้อดี ข้อเสีย และสิ่งที่น่าเกลียด

หากคุณมีระบบที่มีอยู่หรือในอนาคตบนแผนงานของคุณที่จะรวมเข้ากับ DAM เช่น เว็บไซต์ การจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์ (PIM) หรือเครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์ ให้ถามผู้ขายว่า DAM ของพวกเขาผสานรวมกับระบบเฉพาะหรือที่คล้ายกันได้ง่ายเพียงใด นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ที่จะขอข้อมูลอ้างอิงที่คุณปรึกษาเกี่ยวกับประสบการณ์การตั้งค่าและการบำรุงรักษาการผสานรวมกับ DAM

พบปะและทักทาย

เมื่อคุณมีรายชื่อผู้ขายที่มีศักยภาพแล้ว ก็ถึงเวลากำหนดเวลาการสาธิต นี่คือจุดเริ่มต้นของความสนุก และคุณจะได้เห็น DAM ทำงานจริง ก่อนที่คุณจะนำผู้ขายมาที่ไซต์ คุณจะต้องรวบรวมรายการกรณีการใช้งานที่คุณต้องการให้ครอบคลุมในการสาธิตของพวกเขา

เมื่อรวบรวมกรณีการใช้งานของคุณ ให้รวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับมุมมองของผู้ใช้ปลายทางทุกหมวดหมู่ ตั้งแต่ผู้อัปโหลด ผู้ดาวน์โหลด และทุกคนที่เกี่ยวข้อง และอย่าลืมเกี่ยวกับตัวแทนฝ่ายไอทีและกฎหมายของคุณ พวกเขาจะมีข้อกำหนดและข้อกังวลเฉพาะนอกเหนือจากข้อกำหนดของผู้ใช้ทั่วไปในแต่ละวัน

นี่ไม่ใช่เวลาที่จะรั้งรอและจัดการรายการความปรารถนาของคุณอย่างระมัดระวัง คุณต้องการเห็นทุกสิ่งที่ DAM สามารถทำได้จริงๆ เพื่อประโยชน์ของเวลา แยกกรณีการใช้งานของคุณออกเป็นสิ่งที่ต้องมีและสิ่งที่ควรมีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณผ่านพ้นสิ่งที่ต้องมีทั้งหมด อะไรคือตัวแบ่งข้อตกลงในแง่ของข้อกำหนดที่ DAM ของคุณต้องปฏิบัติตาม?

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากรณีการใช้งานของคุณครอบคลุมเวิร์กโฟลว์ของเนื้อหาทั้งหมดตั้งแต่การอัปโหลดไปจนถึงการดาวน์โหลด รวมถึงข้อมูลเมตา การอนุมัติ การกำหนดเวอร์ชัน การค้นหา และการเก็บถาวร

• คุณต้องการความปลอดภัยของทรัพย์สินและการอนุญาตประเภทใด
• คุณสนใจความสามารถด้าน AI หรือระบบอัตโนมัติอื่นๆ หรือไม่?
• DAM ของคุณต้องรองรับไฟล์และข้อมูลเมตาในหลายภาษาและสนับสนุนผู้ใช้ที่พูดภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษหรือไม่?
• ความต้องการบูรณาการของคุณเป็นอย่างไร?

ขณะที่คุณกำลังรวบรวมกรณีการใช้งาน ให้รวบรวมชุดสินทรัพย์ของบริษัทของคุณและขอให้ผู้จำหน่ายใช้สิ่งเหล่านั้นสำหรับการสาธิตของพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีไฟล์ประเภทและขนาดที่หลากหลาย ไม่เพียงแต่คุณต้องการให้แน่ใจว่า DAM ของพวกเขารองรับประเภทและขนาดไฟล์ที่จำเป็นทั้งหมดของคุณ แต่ยังช่วยให้คุณมีความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายเพื่อดูสินทรัพย์ของคุณเองที่ไหลผ่าน DAM

คิดแบบเดียวกับการซื้อบ้านและนึกภาพข้าวของของคุณไว้ในที่ว่างในระหว่างการแสดง คุณยังต้องการดูว่าผู้ขายจัดการกับสินทรัพย์ที่ใหม่ต่อระบบอย่างไร และไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการสาธิตที่ผ่านการขัดเกลาและผ่านการฝึกฝนมาเป็นอย่างดี หากเกิดข้อผิดพลาดระหว่างการสาธิตกับไฟล์ใดไฟล์หนึ่งของคุณ ไฟล์เหล่านั้นจะจัดการอย่างไร?

เจาะลึก: กรณีการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล

ดีเกินจริงหรือพอดีกัน?

ระวังการตอบตกลงมากเกินไปเมื่อคุณถามคำถามระหว่างการสาธิต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายมีความชัดเจนเกี่ยวกับคุณลักษณะและฟังก์ชันที่พร้อมใช้งานและแบบกำหนดเอง ผู้ขายอาจบอกคุณซ้ำแล้วซ้ำเล่าว่าพวกเขาสามารถปรับแต่งระบบเพื่อมอบสิ่งที่คุณต้องการได้ แต่นั่นไม่ใช่สิ่งที่ดีเสมอไป ไม่เพียงแต่สามารถเพิ่มต้นทุนได้อย่างรวดเร็วและยืดระยะเวลาโครงการของคุณเท่านั้น แต่การปรับแต่งมากเกินไปอาจนำไปสู่ปัญหาด้านประสิทธิภาพและความเสถียร ในบางกรณี ยังสามารถห้ามไม่ให้มีการปรับปรุงและอัปเกรดในอนาคตอีกด้วย

หากคุณได้รับแจ้งว่าฟีเจอร์เฉพาะที่คุณขอไม่พร้อมใช้งานในขณะนี้ แต่อยู่ในแผนงานสำหรับการเปิดตัวในอนาคต ให้ทำความเข้าใจกับไทม์ไลน์ หากไม่มีวันวางจำหน่ายที่แน่นอนหรืออย่างน้อยก็ช่วงระยะเวลาที่คาดการณ์ไว้ ให้ระวัง คุณอาจต้องรอนานหลายปีหากคุณเห็นคุณสมบัติใหม่โดยไม่ต้องไปที่เส้นทางที่กำหนดเอง

พร้อมสร้าง

ใช้เวลาของคุณและมั่นใจในการเลือกผู้ขายของคุณ อย่ารีบเร่งในกระบวนการและอย่ากลัวที่จะถามคำถามต่อไปหากมีบางอย่างไม่ชัดเจนหรือดูเหมือนดีเกินจริง ยิ่งรากฐานแข็งแกร่งเท่าไร DAM ของคุณก็จะยิ่งแข็งแกร่งและประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น

ความคิดเห็นที่แสดงในบทความนี้เป็นความคิดเห็นของผู้เขียนรับเชิญและไม่จำเป็นต้องเป็น MarTech ผู้เขียนพนักงานอยู่ที่นี่