So bauen Sie Ihr DAM-Fundament auf

Die Auswahl eines Digital Asset Management (DAM)-Anbieters und eines Implementierungspartners schafft die Grundlage, auf der Sie Ihr DAM erweitern können. Sie möchten, dass dieses Fundament so stark und robust wie möglich ist.

Aber worauf stützen Sie Ihre Entscheidungen? Wie können Sie sicher sein, dass Sie die richtige Auswahl für Ihr Unternehmen treffen? Es gibt ein paar Schlüsselfaktoren, die Sie im Auge behalten sollten, wenn Sie den Entscheidungsprozess steuern. Im ersten Artikel dieser zweiteiligen Serie konzentrieren wir uns auf die Auswahl Ihres DAM-Anbieters.

Zeig mir das Geld

Obwohl wir uns alle wünschen, dass dies nicht der Fall wäre, könnte das Budget die wichtigste Überlegung bei der Auswahl des DAM-Anbieters sein, mit dem Sie fortfahren möchten. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Ihr bevorzugter Anbieter außerhalb Ihres Budgets liegt und nicht genügend Spielraum vorhanden ist, um niedrigere Preise auszuhandeln. Es gibt heute eine Fülle von DAM-Anbietern für jedes Budget auf dem Markt. Sie kennen wahrscheinlich die großen Player – Adobe, OpenText, Censhare usw. – aber sie sind nicht die einzige Wahl. Ein bekannter Name und ein hoher Preis bedeuten nicht unbedingt ein Produkt von höherer Qualität.

Ein Großteil des Erfolgs Ihres DAM hängt davon ab, wie Sie Ihre Taxonomie, Metadaten und Workflows einrichten. Das DAM-System selbst ist nur der Rahmen für diese Schlüsselelemente. Und der Anbieter, mit dem Sie beginnen, muss nicht der Anbieter sein, bei dem Sie für immer bleiben. Sie können ein einfacheres Starter-DAM wählen, um das Projekt auf den Weg zu bringen, und es als Grundlage verwenden, um den Wert zu demonstrieren, den ein DAM für Ihr Unternehmen bringt.

Wenn Sie aus Ihrem Starter-DAM herauswachsen und auf den Markt kommen, um ein Upgrade durchzuführen, haben Sie Metriken und zufriedene Endbenutzer, die Ihnen bei der Aushandlung eines höheren Budgets helfen. Sie erhalten auch wertvolle Einblicke in die Must-Haves und Nice-to-Haves Ihres Unternehmens, wenn Sie Ihre etablierte Grundlage erweitern.

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Eingrenzen der Optionen

Die Wahl eines Anbieters mit Erfahrung in der Zusammenarbeit mit ähnlichen Unternehmen kann von Vorteil sein, insbesondere während der Phase der Anforderungserfassung. Fragen Sie in Vorgesprächen mit potenziellen Anbietern nach deren Bestandskunden. Sind sie hinsichtlich Größe, Struktur und Branche mit Ihrem Unternehmen vergleichbar?

Wenn Sie meinen vorherigen Artikel gelesen und meinen Rat befolgt haben, Ihre Inhalte zu sammeln und zu analysieren, bevor Sie mit der Anbietersuche beginnen, sind Sie bereit, einen potenziellen Anbieter zu fragen, ob seine bestehenden Kunden eine ähnliche Mischung von Inhalten in Bezug auf Dateitypen und -größen haben. Haben sie auch ähnliche behördliche und/oder rechtliche Anforderungen in Bezug auf einige oder alle ihrer Inhalte?

Stellen Sie sicher, dass Sie zu Beginn des Prozesses nach Referenzen fragen, damit Sie genügend Zeit haben, Gespräche mit ihnen aufzunehmen. Wenn ein Anbieter keine Referenzen liefern kann oder will, ist das definitiv ein Warnsignal.

Fragen Sie in Gesprächen mit den bereitgestellten Referenzen unbedingt nach positiven und negativen Aspekten. Wie konkret ist der Anbieter mit den Negativen umgegangen? Nicht alles läuft bei jedem Anbieter perfekt, aber wie die Probleme gehandhabt werden und welche Unterstützung bereitgestellt wird, macht einen erheblichen Unterschied im gesamten DAM-Erstellungsprozess.

Sprechen Sie nicht nur mit den vom Anbieter bereitgestellten Referenzen. Stützen Sie sich auf Ihr Netzwerk, um ein paar eigene Referenzen zu erhalten. Nutzen Sie Ihre LinkedIn-Kontakte, erreichen Sie Kollegen, die Sie auf Konferenzen kennengelernt haben, oder sprechen Sie mit ehemaligen Kollegen, die zu neuen Unternehmen und neuen DAMs gewechselt sind. Der Verkäufer wird Ihnen Referenzen zur Verfügung stellen, von denen er überzeugt ist, dass sie hoch von ihnen sprechen werden, aber Sie wollen das Gute, das Schlechte und das Hässliche.

Wenn Sie entweder bestehende oder zukünftige Systeme auf Ihrer Roadmap haben, die sich in das DAM integrieren lassen, wie z. B. Websites, Produktinformationsmanagement (PIM) oder Workflow-Management-Tools, fragen Sie den Anbieter, wie einfach sich sein DAM in diese spezifischen oder ähnlichen Systeme integrieren lässt. Es ist auch hilfreich, Referenzen, die Sie konsultieren, nach ihren Erfahrungen mit der Einrichtung und Wartung von Integrationen mit dem DAM zu fragen.

Meet and Greet

Sobald Sie Ihre Auswahlliste mit potenziellen Anbietern erstellt haben, ist es an der Zeit, Demos zu planen. Hier beginnt der Spaß und Sie können einige DAMs in Aktion sehen. Bevor Sie einen Anbieter vor Ort bringen, müssen Sie eine Liste mit Anwendungsfällen zusammenstellen, die er in seiner Demo abdecken soll.

Beziehen Sie beim Sammeln Ihrer Anwendungsfälle alle Ihre Interessengruppen ein und stellen Sie sicher, dass Sie die Perspektive aller Kategorien von Endbenutzern erhalten, von Uploadern bis hin zu Downloadern und allen dazwischen. Und vergessen Sie nicht die Vertreter Ihrer IT- und Rechtsabteilung. Sie haben spezifische Anforderungen und Bedenken, die über die der typischen Endbenutzer hinausgehen.

Dies ist nicht die Zeit, sich zurückzuhalten und Ihre Wunschliste sorgfältig zu kuratieren. Sie wollen wirklich sehen, was das DAM alles kann. Trennen Sie Ihre Anwendungsfälle jedoch aus Zeitgründen in Must-Haves und Nice-to-Haves, um sicherzustellen, dass Sie alle Must-Haves durchlaufen. Welche Anforderungen muss Ihr DAM erfüllen?

Stellen Sie sicher, dass Ihre Anwendungsfälle den gesamten Asset-Workflow vom Upload bis zum Download abdecken, einschließlich Metadaten, Genehmigungen, Versionierung, Suche und Archivierung.

• Welche Art von Asset-Sicherheit und Genehmigungen benötigen Sie?
• Interessieren Sie sich für KI-Fähigkeiten oder andere Automatisierungen?
• Muss Ihr DAM Dateien und Metadaten in mehreren Sprachen aufnehmen und Benutzer unterstützen, die andere Sprachen als Englisch sprechen?
• Wie sieht es mit Ihrem Integrationsbedarf aus?

Während Sie Anwendungsfälle zusammenstellen, sammeln Sie eine Reihe von Vermögenswerten Ihres Unternehmens und bitten Sie den Anbieter, diese für seine Demo zu verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Vielzahl von Dateitypen und -größen haben. Sie möchten nicht nur sicherstellen, dass ihr DAM alle Ihre erforderlichen Dateitypen und -größen unterstützt, sondern Ihnen auch eine bessere Vorstellung vom Endprodukt geben, wenn Sie sehen, wie Ihre eigenen Assets durch das DAM fließen.

Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie ein Haus kaufen und sich während der Vorführung Ihre Habseligkeiten in dem Raum vorstellen. Sie möchten auch sehen, wie der Anbieter mit Assets umgeht, die neu im System sind und nicht Teil seiner ausgefeilten und einstudierten Standarddemo sind. Wenn während der Demo mit einer Ihrer Dateien ein Fehler auftritt, wie gehen sie damit um?

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Zu schön um wahr zu sein oder die perfekte Passform?

Hüten Sie sich vor zu vielen Jas, wenn Sie während der Demo Fragen stellen. Stellen Sie sicher, dass dem Anbieter klar ist, welche Features und Funktionen standardmäßig und welche benutzerdefiniert sind. Der Anbieter sagt Ihnen vielleicht immer wieder, dass er das System so anpassen kann, dass es Ihnen alles gibt, was Sie wollen, aber das ist nicht unbedingt eine gute Sache. Das kann nicht nur schnell die Kosten in die Höhe treiben und Ihren Projektzeitplan verlängern, sondern eine übermäßige Anpassung kann zu Leistungs- und Stabilitätsproblemen führen. In einigen Fällen kann es auch zukünftige Erweiterungen und Upgrades verhindern.

Wenn Ihnen mitgeteilt wird, dass bestimmte Funktionen, die Sie anfordern, derzeit nicht verfügbar sind, sich aber auf der Roadmap für eine zukünftige Version befinden, verschaffen Sie sich einen Eindruck von der Zeitachse. Wenn es kein bestimmtes Veröffentlichungsdatum oder zumindest einen voraussichtlichen Zeitraum gibt, seien Sie vorsichtig. Sie könnten Jahre warten, wenn Sie die neuen Funktionen überhaupt sehen, ohne den benutzerdefinierten Weg gehen zu müssen.

Bereit zum Bauen

Nehmen Sie sich Zeit und vertrauen Sie auf Ihre Anbieterauswahl. Hetzen Sie nicht durch den Prozess und haben Sie keine Angst, immer wieder Fragen zu stellen, wenn etwas nicht klar ist oder zu gut scheint, um wahr zu sein. Je solider das Fundament, desto stärker und erfolgreicher wird Ihr DAM am Ende.

Die in diesem Artikel geäußerten Meinungen sind die des Gastautors und nicht unbedingt die von MarTech. Mitarbeiter Autoren sind hier aufgelistet.