Cum să-ți construiești fundația DAM

Selectarea unui furnizor de management al activelor digitale (DAM) și a unui partener de implementare pune la punct fundația pe care o veți folosi pentru a vă dezvolta DAM. Vrei ca acel fond de ten să fie cât mai puternic și cât mai rezistent.

Dar pe ce vă bazați deciziile? Cum poți fi sigur că faci selecțiile potrivite pentru afacerea ta? Există câțiva factori cheie de care trebuie să țineți cont atunci când navigați în procesul de decizie. În primul articol al acestei serii din două părți, ne vom concentra pe selectarea furnizorului dvs. de DAM.

Arata-mi banii

Deși cu toții ne-am dori să nu fie, bugetul poate fi principala considerație în alegerea furnizorului DAM cu care vei merge mai departe. Nu vă descurajați dacă furnizorul dvs. preferat este în afara bugetului dvs. și nu există suficient spațiu pentru a negocia tarife mai mici. Există o mulțime de furnizori de DAM pe piață astăzi pentru fiecare buget. Probabil îi cunoașteți pe jucătorii mari — Adobe, OpenText, Censhare etc. — dar nu sunt singurele opțiuni. Un nume binecunoscut și un preț ridicat nu se traduc neapărat într-un produs de calitate superioară.

O mare parte din succesul DAM-ului dvs. va fi rezultatul modului în care vă configurați taxonomia, metadatele și fluxurile de lucru. Sistemul DAM în sine este doar cadrul pentru acele elemente cheie. Iar vânzătorul cu care începeți nu trebuie să fie vânzătorul cu care rămâneți pentru totdeauna. Puteți alege un DAM de pornire mai elementar pentru a demara proiectul și pentru a-l folosi ca bază pentru a demonstra valoarea pe care un PZU o aduce organizației dumneavoastră.

Dacă și când depășiți DAM-ul inițial și sunteți pe piață pentru a face upgrade, veți avea valori și utilizatori finali fericiți care vă vor ajuta să negociați un buget mai mare. Veți avea, de asemenea, o perspectivă valoroasă asupra elementelor obligatorii și plăcute ale organizației dvs., pe măsură ce vă adăugați la baza stabilită.

Sapă mai adânc: un ghid în 12 pași pentru implementarea unui sistem de management al activelor digitale

Restrângerea opțiunilor

Alegerea unui furnizor cu experiență de lucru cu companii similare cu a dumneavoastră poate fi benefică, mai ales în faza de colectare a cerințelor. În conversațiile preliminare cu potențialii furnizori, întrebați despre clienții lor existenți. Sunt ele comparabile cu afacerea dvs. din punct de vedere al dimensiunii, structurii și industriei?

Dacă ați citit articolul meu anterior și mi-ați urmat sfatul de a vă colecta și analiza conținutul înainte de a începe căutarea de furnizor, sunteți pregătit să întrebați un potențial furnizor dacă clienții lor existenți au o combinație similară de conținut în ceea ce privește tipurile și dimensiunile fișierelor. Au, de asemenea, cerințe de reglementare și/sau legale similare în ceea ce privește o parte sau întregul conținut?

Asigurați-vă că cereți referințe la începutul procesului, astfel încât să aveți timp suficient pentru a stabili discuții cu ei. Dacă un furnizor nu poate sau nu dorește să furnizeze nicio referință, acesta este un semnal roșu.

În conversațiile cu referințele furnizate, asigurați-vă că întrebați atât despre aspectele pozitive, cât și despre cele negative. Cum anume a gestionat vânzătorul negativele? Nu totul va merge perfect cu orice furnizor, dar modul în care problemele sunt gestionate și ce asistență este oferită face o diferență semnificativă pe parcursul procesului de construire a DAM.

Nu vorbiți doar cu referințele furnizate de furnizor. Aplecă-te pe rețeaua ta pentru a obține câteva referințe proprii. Folosiți-vă contactele LinkedIn, contactați colegii pe care i-ați întâlnit la conferințe sau vorbiți cu foști colegi care au trecut la noi companii și noi DAM-uri. Vânzătorul vă va oferi referințe despre care sunt încrezători că vor vorbi foarte bine despre ele, dar doriți ce este bun, rău și urât.

Dacă aveți sisteme existente sau viitoare pe foaia de parcurs care se vor integra cu DAM, cum ar fi site-uri web, managementul informațiilor despre produse (PIM) sau instrumente de gestionare a fluxului de lucru, întrebați furnizorul despre cât de ușor se integrează DAM-ul lor cu acele sisteme specifice sau similare. De asemenea, este util să întrebați referințele pe care le consultați despre experiențele lor de configurare și menținere a integrărilor cu DAM.

Intalneste si saluta

Odată ce aveți lista scurtă de potențiali furnizori, este timpul să programați demonstrații. Aici începe distracția și poți vedea niște DAM-uri în acțiune. Înainte de a aduce un furnizor la fața locului, va trebui să alcătuiți o listă de cazuri de utilizare pe care doriți să le acopere în demonstrația lor.

Atunci când strângeți cazurile de utilizare, includeți toate părțile interesate și asigurați-vă că obțineți perspectiva tuturor categoriilor de utilizatori finali, de la cei care încarcă până la cei care descarcă și toți cei care se află între ele. Și nu uitați de reprezentanții departamentului IT și Juridic. Ei vor avea cerințe și preocupări specifice în afara celor ale utilizatorilor finali obișnuiți de zi cu zi.

Nu este momentul să vă abțineți și să vă pregătiți cu atenție lista de dorințe. Chiar vrei să vezi tot ce poate face DAM. Totuși, în interesul timpului, separați cazurile de utilizare în elementele obligatorii și cele plăcute pentru a vă asigura că treceți peste toate elementele obligatorii. Care sunt factorii care depășesc cerințele pe care trebuie să le îndeplinească DAM-ul dvs.?

Asigurați-vă că cazurile dvs. de utilizare acoperă întregul flux de lucru al activelor, de la încărcare până la descărcare, inclusiv metadate, aprobări, versiuni, căutare și arhivare.

• De ce tip de securitate și permisiune aveți nevoie?
• Sunteți interesat de capabilitățile AI sau alte automatizări?
• DAM-ul dvs. trebuie să găzduiască fișiere și metadate în mai multe limbi și să sprijine utilizatorii care vorbesc alte limbi decât engleza?
• Ce zici de nevoile tale de integrare?

În timp ce pregătiți cazuri de utilizare, adunați un set de active ale companiei dvs. și solicitați furnizorului să le folosească pentru demonstrația lor. Asigurați-vă că aveți o varietate de tipuri și dimensiuni de fișiere. Nu numai că doriți să vă asigurați că DAM-ul lor găzduiește toate tipurile și dimensiunile de fișiere necesare, dar vă oferă o idee mai bună despre produsul final pentru a vă vedea propriile active curgând prin DAM.

Gândește-te la asta în același mod ca și cum ai cumpăra o casă și îți imaginezi bunurile în spațiu în timpul spectacolului. De asemenea, doriți să vedeți cum gestionează furnizorul activele care sunt noi pentru sistem și nu fac parte din demo-ul standard, lustruit și repetat. Dacă apare o eroare în timpul demonstrației cu unul dintre fișierele dvs., cum o gestionează?

Sapă mai adânc: argumentul pentru managementul activelor digitale

Prea frumos pentru a fi adevărat sau potrivit?

Atenție la prea multe da când pui întrebări în timpul demonstrației. Asigurați-vă că furnizorul are clar ce caracteristici și funcții sunt disponibile din cutie și care sunt personalizate. Vânzătorul vă poate spune mereu că poate personaliza sistemul pentru a vă oferi orice doriți, dar asta nu este neapărat un lucru bun. Acest lucru nu numai că poate crește rapid costurile și poate prelungi cronologia proiectului, dar suprapersonalizarea poate duce la probleme de performanță și stabilitate. În unele cazuri, poate interzice și îmbunătățirile și upgrade-urile viitoare.

Dacă vi se spune că anumite funcții pe care le solicitați nu sunt disponibile acum, dar sunt pe foaia de parcurs pentru o lansare viitoare, înțelegeți cronologia. Dacă nu există o dată specifică de lansare sau cel puțin un interval de timp proiectat, aveți grijă. Ați putea aștepta ani de zile dacă vedeți noile funcții fără a fi nevoie să mergeți pe traseul personalizat.

Gata de construit

Fă-ți timp și fii încrezător în selecția furnizorilor. Nu vă grăbiți prin proces și nu vă fie teamă să continuați să puneți întrebări dacă ceva nu este clar sau pare prea frumos pentru a fi adevărat. Cu cât fundația este mai solidă, cu atât DAM-ul tău va fi mai puternic și mai de succes.

Opiniile exprimate în acest articol sunt cele ale autorului invitat și nu neapărat MarTech. Autorii personalului sunt enumerați aici.