Как построить свой фундамент DAM

Выбор поставщика услуг по управлению цифровыми активами (DAM) и партнера по реализации закладывает основу, которую вы будете использовать для расширения своего DAM. Вы хотите, чтобы эта основа была максимально прочной и прочной.

Но на чем вы основываете свои решения? Как вы можете быть уверены, что делаете правильный выбор для своего бизнеса? Есть несколько ключевых факторов, которые следует учитывать при принятии решения. В первой статье этой серии, состоящей из двух частей, мы сосредоточимся на выборе поставщика DAM.

Покажи мне деньги

Хотя мы все хотели бы, чтобы это было не так, бюджет может быть главным соображением при выборе поставщика DAM, с которым вы будете двигаться вперед. Не расстраивайтесь, если ваш предпочтительный поставщик выходит за рамки вашего бюджета и у вас недостаточно места для маневра, чтобы договориться о более низких ставках. Сегодня на рынке представлено множество поставщиков DAM на любой бюджет. Вы, наверное, знаете крупных игроков — Adobe, OpenText, Censhare и т. д. — но это не единственный выбор. Известное имя и высокая цена не обязательно означают более высокое качество продукта.

Большая часть успеха вашей DAM будет зависеть от того, как вы настроите свою таксономию, метаданные и рабочие процессы. Сама система DAM является лишь каркасом для этих ключевых элементов. И поставщик, с которым вы начинаете, не обязательно должен быть поставщиком, с которым вы останетесь навсегда. Вы можете выбрать более простой начальный DAM, чтобы запустить проект, и использовать его в качестве основы для демонстрации ценности DAM для вашей организации.

Если (и когда) вы перерастете свой начальный DAM и выйдете на рынок для обновления, у вас будут показатели и довольные конечные пользователи, которые помогут вам в переговорах о более высоком бюджете. Вы также получите ценную информацию о том, что необходимо вашей организации, и о том, что желательно иметь, по мере того, как вы добавляете к своей установленной основе.

Копаем глубже: 12-шаговое руководство по внедрению системы управления цифровыми активами

Сужение вариантов

Выбор поставщика с опытом работы с компаниями, подобными вашей, может оказаться полезным, особенно на этапе сбора требований. В предварительных беседах с потенциальными поставщиками спросите об их существующих клиентах. Сопоставимы ли они с вашим бизнесом по размеру, структуре и отрасли?

Если вы прочитали мою предыдущую статью и последовали моему совету по сбору и анализу вашего контента до начала поиска поставщика, вы готовы спросить потенциального поставщика, есть ли у их существующих клиентов аналогичное сочетание контента с точки зрения типов и размеров файлов. Имеются ли у них аналогичные нормативные и/или юридические требования в отношении части или всего их контента?

Обязательно попросите рекомендации в начале процесса, чтобы у вас было достаточно времени для обсуждения с ними. Если поставщик не может или не хочет предоставлять какие-либо рекомендации, это определенный красный флаг.

В беседах с предоставленными ссылками обязательно спрашивайте как о положительных, так и о отрицательных сторонах. Как именно продавец обрабатывал негативы? Не все будет гладко с любым поставщиком, но то, как решаются проблемы и какая поддержка предоставляется, имеет большое значение на протяжении всего процесса построения DAM.

Не просто говорите со ссылками, предоставленными поставщиком. Опирайтесь на свою сеть, чтобы получить несколько собственных ссылок. Используйте свои контакты LinkedIn, свяжитесь с коллегами, с которыми вы познакомились на конференциях, или поговорите с бывшими коллегами, которые перешли в новые компании и новые DAM. Поставщик предоставит вам рекомендации, которые, как они уверены, будут высоко отзываться о них, но вам нужны хорошие, плохие и уродливые.

Если в вашей дорожной карте есть существующие или будущие системы, которые будут интегрироваться с DAM, такие как веб-сайты, средства управления информацией о продуктах (PIM) или инструменты управления рабочими процессами, спросите поставщика о том, насколько легко их DAM интегрируется с этими конкретными или подобными системами. Также полезно спросить у любых рекомендаций, с которыми вы консультируетесь, об их опыте настройки и поддержки интеграции с DAM.

Знакомьтесь и приветствуйте

Когда у вас есть краткий список потенциальных поставщиков, пришло время запланировать демонстрации. Здесь начинается самое интересное, и вы можете увидеть некоторые DAM в действии. Прежде чем пригласить поставщика на место, вам нужно составить список вариантов использования, которые вы хотите, чтобы они осветили в своей демонстрации.

При сборе вариантов использования включите всех заинтересованных лиц и убедитесь, что вы получаете представление обо всех категориях конечных пользователей, от тех, кто загружает, и тех, кто скачивает, и всех, кто находится между ними. И не забывайте о представителях вашего ИТ и юридического отдела. У них будут особые требования и проблемы, выходящие за рамки требований обычных повседневных конечных пользователей.

Сейчас не время сдерживаться и тщательно составлять список пожеланий. Вы действительно хотите увидеть все, что может сделать DAM. Однако в интересах экономии времени разделите свои варианты использования на обязательные и полезные, чтобы убедиться, что вы прошли через все обязательные. Каковы требования, которым должен соответствовать ваш DAM?

Убедитесь, что ваши варианты использования охватывают весь рабочий процесс актива от загрузки до скачивания, включая метаданные, утверждения, управление версиями, поиск и архивирование.

• Какой тип безопасности активов и разрешений вам нужен?
• Вас интересуют возможности ИИ или другая автоматизация?
• Нужно ли вашему DAM размещать файлы и метаданные на нескольких языках и поддерживать пользователей, говорящих на языках, отличных от английского?
• Как насчет ваших потребностей в интеграции?

Пока вы собираете варианты использования, соберите набор активов вашей компании и попросите поставщика использовать их для своей демонстрации. Убедитесь, что у вас есть файлы различных типов и размеров. Вы не только хотите убедиться, что их DAM вмещает все необходимые типы и размеры файлов, но и дает вам лучшее представление о конечном продукте, чтобы увидеть, как ваши собственные активы проходят через DAM.

Думайте об этом так же, как о покупке дома и представлении своих вещей в пространстве во время показа. Вы также хотите увидеть, как поставщик обрабатывает активы, которые являются новыми для системы и не являются частью их стандартной отполированной и отрепетированной демонстрации. Если во время демонстрации с одним из ваших файлов возникает ошибка, как они ее обрабатывают?

Копаем глубже: аргументы в пользу управления цифровыми активами

Слишком хорошо, чтобы быть правдой или идеально подходит?

Остерегайтесь слишком большого количества «да», когда вы задаете вопросы во время демонстрации. Убедитесь, что поставщик ясно дает понять, какие возможности и функции являются стандартными, а какие настраиваются. Поставщик может говорить вам снова и снова, что он может настроить систему, чтобы дать вам все, что вы хотите, но это не всегда хорошо. Это может не только быстро увеличить затраты и увеличить сроки проекта, но и чрезмерная настройка может привести к проблемам с производительностью и стабильностью. В некоторых случаях это также может запретить будущие усовершенствования и обновления.

Если вам сказали, что определенные функции, которые вы запрашиваете, сейчас недоступны, но находятся в планах для будущего выпуска, узнайте сроки. Если нет конкретной даты выпуска или, по крайней мере, прогнозируемого диапазона времени, будьте осторожны. Вы могли бы ждать годы, если бы вообще увидели новые функции без необходимости идти по индивидуальному маршруту.

Готов построить

Не торопитесь и будьте уверены в своем выборе поставщика. Не торопитесь в процессе и не бойтесь продолжать задавать вопросы, если что-то неясно или кажется слишком хорошим, чтобы быть правдой. Чем прочнее фундамент, тем прочнее и успешнее в конечном итоге будет ваша РСВ.

Мнения, выраженные в этой статье, принадлежат приглашенному автору, а не обязательно MarTech. Штатные авторы перечислены здесь.