DAM 기반을 구축하는 방법

DAM(디지털 자산 관리) 공급업체와 구현 파트너를 선택하면 DAM을 성장시키는 데 사용할 기반이 마련됩니다. 당신은 그 기초가 가능한 한 강력하고 견고하기를 원합니다.

그러나 무엇을 기준으로 결정합니까? 귀하의 비즈니스에 적합한 선택을 하고 있다고 어떻게 확신할 수 있습니까? 결정 프로세스를 탐색할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 핵심 요소가 있습니다. 2부로 구성된 이 시리즈의 첫 번째 기사에서는 DAM 공급업체를 선택하는 데 중점을 둘 것입니다.

돈을 보여줘

우리 모두는 그렇지 않기를 바라지만 예산은 앞으로 나아갈 DAM 공급업체를 선택할 때 가장 중요한 고려 사항일 수 있습니다. 선호하는 공급업체가 예산을 초과하고 더 낮은 가격을 협상할 수 있는 충분한 여지가 없는 경우 낙담하지 마십시오. 오늘날 시장에는 모든 예산에 맞는 풍부한 DAM 공급업체가 있습니다. Adobe, OpenText, Censhare 등의 주요 업체를 알고 있을 것입니다. 그러나 이들이 유일한 선택은 아닙니다. 잘 알려진 이름과 높은 가격표가 반드시 더 높은 품질의 제품으로 번역되는 것은 아닙니다.

DAM 성공의 대부분은 분류 체계, 메타데이터 및 워크플로를 설정한 방법의 결과입니다. DAM 시스템 자체는 이러한 핵심 요소의 프레임워크일 뿐입니다. 그리고 처음 시작하는 공급업체가 영원히 함께할 공급업체일 필요는 없습니다. 보다 기본적인 스타터 DAM을 선택하여 프로젝트를 시작하고 DAM이 조직에 제공하는 가치를 입증하기 위한 기준으로 사용할 수 있습니다.

스타터 DAM을 능가하고 업그레이드할 시장에 있는 경우 더 높은 예산을 협상하는 데 도움이 되는 메트릭과 행복한 최종 사용자를 갖게 됩니다. 또한 기존 기반에 추가할 때 조직의 필수품 및 있으면 좋은 정보에 대한 귀중한 통찰력을 갖게 됩니다.

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옵션 좁히기

귀하와 유사한 회사와 협력한 경험이 있는 공급업체를 선택하는 것이 특히 요구 사항 수집 단계에서 유리할 수 있습니다. 잠재적 공급업체와의 사전 대화에서 기존 고객에 대해 물어보십시오. 규모, 구조 및 산업 측면에서 귀하의 비즈니스와 비교할 수 있습니까?

이전 기사를 읽고 공급업체 검색을 시작하기 전에 콘텐츠를 수집하고 분석하라는 내 조언을 따랐다면 잠재적 공급업체에 기존 클라이언트가 파일 형식과 크기 면에서 비슷한 콘텐츠 조합을 가지고 있는지 물어볼 준비가 된 것입니다. 또한 콘텐츠의 일부 또는 전체에 대해 유사한 규제 및/또는 법적 요구 사항이 있습니까?

프로세스 초기에 참조를 요청하여 그들과 토론할 수 있는 충분한 시간을 갖도록 하십시오. 공급업체가 참조를 제공할 수 없거나 제공하지 않는다면 이는 명백한 위험 신호입니다.

제공된 참고 문헌과의 대화에서 긍정적인 것과 부정적인 것에 대해 모두 물어보십시오. 공급업체는 부정적인 부분을 구체적으로 어떻게 처리했습니까? 모든 공급업체와 모든 것이 완벽하게 순조롭게 진행되는 것은 아니지만 문제를 처리하는 방법과 제공되는 지원은 DAM 구축 프로세스 전반에 걸쳐 상당한 차이를 만듭니다.

공급업체가 제공한 참고 자료에만 이야기하지 마십시오. 네트워크에 기대어 몇 가지 참조 자료를 얻으십시오. LinkedIn 연락처를 활용하거나, 회의에서 만난 동료에게 연락하거나, 새로운 회사 및 새로운 DAM으로 이직한 이전 동료와 이야기하십시오. 공급업체는 높은 평가를 받을 것이라고 확신하지만 좋은 점, 나쁜 점, 못생긴 점을 모두 원한다는 참고 자료를 제공합니다.

웹 사이트, 제품 정보 관리(PIM) 또는 워크플로 관리 도구와 같이 DAM과 통합될 기존 또는 미래 시스템이 로드맵에 있는 경우 공급업체에 DAM이 특정 또는 유사한 시스템과 얼마나 쉽게 통합되는지 문의하십시오. DAM과의 통합을 설정하고 유지 관리하는 경험에 대해 참조하는 사람에게 물어보는 것도 도움이 됩니다.

만나서 인사하기

잠재적인 공급업체의 짧은 목록을 얻었으면 데모를 예약할 시간입니다. 여기에서 재미가 시작되고 작동 중인 DAM을 볼 수 있습니다. 공급업체를 현장에 데려오기 전에 데모에서 다루기를 원하는 사용 사례 목록을 작성해야 합니다.

사용 사례를 수집할 때 모든 이해 관계자를 포함하고 업로더에서 다운로더 및 그 사이의 모든 사람에 이르기까지 최종 사용자의 모든 범주에 대한 관점을 얻고 있는지 확인하십시오. IT 및 법무 부서 담당자도 잊지 마십시오. 그들은 일반적인 일상적인 최종 사용자 이외의 특정 요구 사항과 우려 사항을 가지고 있습니다.

지금은 머뭇거리며 위시리스트를 신중하게 선별할 때가 아닙니다. 당신은 정말로 DAM이 할 수 있는 모든 것을 보고 싶어합니다. 하지만 시간의 이익을 위해 사용 사례를 필수품과 있으면 좋은 것으로 분리하여 모든 필수품을 통과할 수 있도록 하십시오. DAM이 충족해야 하는 요구 사항과 관련하여 거래를 방해하는 요소는 무엇입니까?

사용 사례가 메타데이터, 승인, 버전 관리, 검색 및 보관을 포함하여 업로드에서 다운로드까지 전체 자산 워크플로를 포괄하는지 확인하십시오.

• 어떤 유형의 자산 보안 및 권한이 필요합니까?
• AI 기능 또는 기타 자동화에 관심이 있습니까?
• DAM이 여러 언어로 된 파일과 메타데이터를 수용하고 영어 이외의 언어를 사용하는 사용자를 지원해야 합니까?
• 통합 요구 사항은 어떻습니까?

사용 사례를 작성하는 동안 회사 자산 세트를 수집하고 공급업체에 데모용으로 사용하도록 요청하십시오. 다양한 파일 유형과 크기가 있는지 확인하십시오. DAM이 필요한 모든 파일 유형과 크기를 수용하는지 확인하고 싶을 뿐만 아니라 DAM을 통해 흐르는 자신의 자산을 보기 위해 최종 제품에 대한 더 나은 아이디어를 제공합니다.

집을 사고 전시 중 공간에 소지품을 그리는 것과 같은 방식으로 생각하십시오. 또한 공급업체가 시스템에 새로 도입된 자산을 처리하고 표준의 세련되고 리허설된 데모의 일부가 아닌 자산을 처리하는 방법을 알고 싶어합니다. 데모 중에 파일 중 하나에 오류가 발생하면 어떻게 처리합니까?

자세히 알아보기: 디지털 자산 관리 사례

너무 좋은 사실 또는 완벽한 적합?

데모 중에 질문을 할 때 너무 많은 예에 주의하십시오. 어떤 특징과 기능이 기본 제공되고 어떤 것이 맞춤형인지 공급업체에 명확히 알려야 합니다. 공급업체는 시스템을 사용자 정의하여 원하는 모든 것을 제공할 수 있다고 계속해서 말할 수 있지만 반드시 좋은 것은 아닙니다. 이는 비용을 빠르게 증가시키고 프로젝트 일정을 연장할 수 있을 뿐만 아니라 과도한 사용자 지정은 성능 및 안정성 문제로 이어질 수 있습니다. 경우에 따라 향후 개선 및 업그레이드를 금지할 수도 있습니다.

요청한 특정 기능을 지금 사용할 수 없지만 향후 릴리스에 대한 로드맵에 있다는 말을 듣는 경우 일정을 파악하십시오. 특정 출시 날짜가 없거나 최소한 예상되는 시간 범위가 없는 경우 주의하십시오. 사용자 지정 경로를 사용하지 않고도 새로운 기능을 볼 수 있다면 몇 년을 기다릴 수 있습니다.

구축 준비 완료

시간을 갖고 공급업체 선택에 자신감을 가지십시오. 절차를 서두르지 말고 무언가가 명확하지 않거나 사실이라고 보기에는 너무 좋은 것 같으면 계속 질문하는 것을 두려워하지 마십시오. 기초가 튼튼할수록 DAM은 궁극적으로 더 강력하고 더 성공적입니다.

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