如何建立你的 DAM 基礎

選擇數字資產管理 (DAM) 供應商和實施合作夥伴可為您的 DAM 發展奠定基礎。 您希望該基礎盡可能堅固。

但是你的決定是基於什麼？ 您如何確信自己為您的企業做出了正確的選擇？ 在您瀏覽決策過程時​​，需要牢記幾個關鍵因素。 在這個由兩部分組成的系列的第一篇文章中，我們將專注於選擇您的 DAM 供應商。

把錢拿出來

雖然我們都希望它不是，但預算可能是選擇您將繼續前進的 DAM 供應商的首要考慮因素。 如果您的首選供應商超出您的預算並且沒有足夠的迴旋餘地來協商較低的價格，請不要氣餒。 今天市場上有大量的 DAM 供應商可以滿足各種預算。 您可能知道大玩家——Adobe、OpenText、Censhare 等——但它們並不是唯一的選擇。 知名品牌和高價格標籤並不一定意味著更高質量的產品。

DAM 的大部分成功將取決於您如何設置分類、元數據和工作流程。 DAM 系統本身只是這些關鍵元素的框架。 你開始的供應商不需要永遠是你的供應商。 您可以選擇一個更基本的啟動 DAM 來啟動項目並將其用作展示 DAM 為您的組織帶來的價值的基準。

如果並且當您的入門 DAM 超出並在市場上進行升級時，您將擁有指標和滿意的最終用戶來幫助您協商更高的預算。 當您添加到已建立的基礎中時，您還將對您組織的必備品和必備品有寶貴的見解。

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縮小選擇範圍

選擇有與您類似的公司合作經驗的供應商可能是有益的，尤其是在需求收集階段。 在與潛在供應商的初步對話中，詢問他們現有的客戶。 它們在規模、結構和行業方面是否與您的業務相當？

如果您閱讀了我之前的文章並按照我的建議在開始搜索供應商之前收集和分析您的內容，那麼您準備詢問潛在供應商，他們的現有客戶在文件類型和大小方面是否有類似的內容組合。 他們是否對部分或全部內容也有類似的監管和/或法律要求？

請務必在流程開始時要求提供參考，以便您有足夠的時間與他們進行討論。 如果供應商不能或不會提供任何參考資料，那肯定是危險信號。

在與提供的參考資料的對話中，一定要詢問正面和負面的問題。 供應商如何具體處理負面因素？ 並非所有供應商都能完美順利地進行，但如何處理問題以及提供哪些支持會對整個 DAM 構建過程產生重大影響。

不要只談論供應商提供的參考資料。 依靠您的網絡獲取一些您自己的參考資料。 利用您的 LinkedIn 聯繫人，與您在會議上遇到的同事聯繫，或與轉入新公司和新 DAM 的前同事交談。 供應商將為您提供他們相信會高度評價的參考資料，但您需要好的、壞的和醜陋的。

如果您的路線圖上有將與 DAM 集成的現有或未來系統，例如網站、產品信息管理 (PIM) 或工作流管理工具，請詢問供應商他們的 DAM 與這些特定或類似系統集成的難易程度。 向您諮詢的任何參考資料詢問他們在設置和維護與 DAM 的集成方面的經驗也很有幫助。

見面打招呼

一旦您獲得了潛在供應商的簡短列表，就可以安排演示了。 這就是樂趣開始的地方，您可以看到一些 DAM 正在運行。 在將供應商帶到現場之前，您需要整理一份您希望他們在演示中涵蓋的用例列表。

在收集您的用例時，請包括您的所有利益相關者，並確保您了解所有類別的最終用戶，從上傳者到下載者以及介於兩者之間的每個人。 不要忘記您的 IT 和法律部門代表。 除了典型的日常最終用戶之外，他們還有特定的要求和顧慮。

現在不是退縮並仔細策劃您的願望清單的時候。 你真的很想看看 DAM 能做什麼。 不過，為了節省時間，請將您的用例分為必備品和必備品，以確保您通過所有必備品。 就您的 DAM 必須滿足的要求而言，哪些交易破壞者？

確保您的用例涵蓋從上傳到下載的整個資產工作流程，包括元數據、批准、版本控制、搜索和歸檔。

• 您需要什麼類型的資產安全和許可？
• 您對 AI 功能或其他自動化感興趣嗎？
• 您的 DAM 是否需要容納多種語言的文件和元數據並支持使用非英語語言的用戶？
• 您的集成需求如何？

在整理用例時，請收集您公司的一組資產，並要求供應商將這些資產用於演示。 確保您有多種文件類型和大小。 您不僅要確保他們的 DAM 能夠容納您所需的所有文件類型和大小，而且還可以讓您更好地了解最終產品，以查看您自己的資產流經 DAM。

可以將其視為與購買房屋並在展示期間在空間中想像您的物品相同的方式。 您還想了解供應商如何處理對系統來說是新的資產，而不是他們標準的完善和排練演示的一部分。 如果您的一個文件在演示期間發生錯誤，他們如何處理？

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好得令人難以置信或完美契合？

當您在演示期間提出問題時，請注意太多的“是”。 確保供應商清楚哪些特性和功能是開箱即用的，哪些是定制的。 供應商可能一遍又一遍地告訴您，他們可以定制系統以提供您想要的任何東西，但這不一定是一件好事。 這不僅會迅速提高成本並延長您的項目時間表，而且過度定制會導致性能和穩定性問題。 在某些情況下，它還可以禁止未來的增強和升級。

如果您被告知您請求的特定功能現在不可用，但在未來版本的路線圖上，請了解時間表。 如果沒有具體的發布日期或至少沒有預計的時間範圍，請小心。 如果您完全看到新功能而不必走自定義路線，您可能會等待數年。

準備建造

花點時間，對您的供應商選擇充滿信心。 不要急於完成這個過程，如果有些事情不清楚或看起來好得令人難以置信，也不要害怕繼續提問。 基礎越牢固，您的 DAM 最終就會越強大、越成功。

本文中表達的觀點是客座作者的觀點，不一定是 MarTech。 工作人員作者在這裡列出。