Cómo construir su base DAM

La selección de un proveedor de gestión de activos digitales (DAM) y un socio de implementación sienta las bases que usará para hacer crecer su DAM. Desea que esa base sea lo más fuerte y resistente posible.

Pero, ¿en qué basas tus decisiones? ¿Cómo puede estar seguro de que está tomando las decisiones correctas para su negocio? Hay algunos factores clave a tener en cuenta al navegar el proceso de decisión. En el primer artículo de esta serie de dos partes, nos centraremos en seleccionar su proveedor de DAM.

Muéstrame el dinero

Si bien todos desearíamos que no lo fuera, el presupuesto puede ser la principal consideración al elegir con qué proveedor de DAM avanzará. No se desanime si su proveedor preferido está fuera de su presupuesto y no hay suficiente margen de maniobra para negociar tarifas más bajas. Hay una gran cantidad de proveedores de DAM en el mercado hoy en día para todos los presupuestos. Probablemente conozca a los grandes jugadores (Adobe, OpenText, Censhare, etc.), pero no son las únicas opciones. Un nombre conocido y un precio alto no se traducen necesariamente en un producto de mayor calidad.

Gran parte del éxito de su DAM será el resultado de cómo configure su taxonomía, metadatos y flujos de trabajo. El sistema DAM en sí mismo es solo el marco para esos elementos clave. Y el proveedor con el que comienza no tiene por qué ser el proveedor con el que se quedará para siempre. Puede elegir un DAM de inicio más básico para hacer despegar el proyecto y usarlo como línea de base para demostrar el valor que un DAM aporta a su organización.

Si supera su DAM inicial y está en el mercado para actualizar, tendrá métricas y usuarios finales satisfechos que lo ayudarán a negociar un presupuesto más alto. También tendrá información valiosa sobre los elementos imprescindibles y agradables de su organización a medida que agrega a su base establecida.

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Reducir las opciones

Elegir un proveedor con experiencia trabajando con empresas similares a la suya puede ser beneficioso, especialmente durante la fase de recopilación de requisitos. En conversaciones preliminares con proveedores potenciales, pregunte acerca de sus clientes existentes. ¿Son comparables a su negocio en términos de tamaño, estructura e industria?

Si leyó mi artículo anterior y siguió mi consejo para recopilar y analizar su contenido antes de comenzar su búsqueda de proveedores, está preparado para preguntarle a un proveedor potencial si sus clientes existentes tienen una combinación similar de contenido en términos de tipos y tamaños de archivos. ¿Tienen también requisitos normativos y/o legales similares en torno a parte o la totalidad de su contenido?

Asegúrese de pedir referencias al comienzo del proceso para que tenga suficiente tiempo para establecer conversaciones con ellos. Si un proveedor no puede o no quiere proporcionar ninguna referencia, definitivamente es una señal de alerta.

En las conversaciones con las referencias proporcionadas, asegúrese de preguntar sobre los aspectos positivos y negativos. ¿Cómo manejó específicamente el proveedor los negativos? No todo va a salir perfectamente bien con ningún proveedor, pero la forma en que se manejan los problemas y el soporte brindado marca una diferencia significativa a lo largo del proceso de creación de DAM.

No se limite a hablar de las referencias proporcionadas por el proveedor. Apóyate en tu red para obtener algunas referencias propias. Utilice sus contactos de LinkedIn, comuníquese con colegas que conoció en conferencias o hable con antiguos compañeros de trabajo que se han mudado a nuevas empresas y nuevos DAM. El proveedor le proporcionará referencias que están seguros de que hablarán muy bien de ellos, pero usted quiere lo bueno, lo malo y lo feo.

Si tiene sistemas existentes o futuros en su hoja de ruta que se integrarán con el DAM, como sitios web, gestión de información de productos (PIM) o herramientas de gestión de flujo de trabajo, pregúntele al proveedor qué tan fácil se integra su DAM con esos sistemas específicos o similares. También es útil preguntar a cualquier referencia que consulte sobre sus experiencias en la configuración y el mantenimiento de integraciones con el DAM.

Dar la bienvenida

Una vez que tenga su lista corta de proveedores potenciales, es hora de programar demostraciones. Aquí es donde comienza la diversión y puedes ver algunos DAM en acción. Antes de traer a un proveedor al sitio, deberá armar una lista de casos de uso que desea que cubran en su demostración.

Cuando recopile sus casos de uso, incluya a todas las partes interesadas y asegúrese de obtener la perspectiva de todas las categorías de usuarios finales, desde los que cargan hasta los que descargan y todos los demás. Y no se olvide de los representantes de su departamento legal y de TI. Tendrán requisitos e inquietudes específicos además de los de los usuarios finales típicos del día a día.

Este no es el momento de contenerse y seleccionar cuidadosamente su lista de deseos. Realmente quieres ver todo lo que DAM puede hacer. Sin embargo, en aras del tiempo, separe sus casos de uso en los imprescindibles y los agradables para asegurarse de que cumple con todos los imprescindibles. ¿Cuáles son los factores decisivos en términos de requisitos que debe cumplir su DAM?

Asegúrese de que sus casos de uso cubran todo el flujo de trabajo de los activos, desde la carga hasta la descarga, incluidos los metadatos, las aprobaciones, el control de versiones, la búsqueda y el archivo.

• ¿Qué tipo de seguridad de activos y permisos necesita?
• ¿Está interesado en las capacidades de IA u otra automatización?
• ¿Su DAM necesita acomodar archivos y metadatos en varios idiomas y admitir usuarios que hablan otros idiomas además del inglés?
• ¿Qué hay de sus necesidades de integración?

Mientras reúne casos de uso, reúna un conjunto de activos de su empresa y solicite que el proveedor los use para su demostración. Asegúrese de tener una variedad de tipos y tamaños de archivos. No solo desea asegurarse de que su DAM se adapte a todos los tipos y tamaños de archivos requeridos, sino que también le brinda una mejor idea del producto final para ver sus propios activos fluyendo a través del DAM.

Piense en ello de la misma manera que comprar una casa e imaginar sus pertenencias en el espacio durante la exhibición. También desea ver cómo el proveedor maneja los activos que son nuevos en el sistema y que no forman parte de su demostración estándar pulida y ensayada. Si ocurre un error durante la demostración con uno de sus archivos, ¿cómo lo manejan?

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¿Demasiado bueno para ser verdad o el ajuste perfecto?

Tenga cuidado con demasiados síes al hacer preguntas durante la demostración. Asegúrese de que el proveedor tenga claro qué características y funciones están listas para usar y cuáles son personalizadas. Es posible que el proveedor le diga una y otra vez que puede personalizar el sistema para ofrecerle lo que desee, pero eso no es necesariamente algo bueno. Eso no solo puede aumentar rápidamente los costos y prolongar el cronograma de su proyecto, sino que la personalización excesiva puede generar problemas de rendimiento y estabilidad. En algunos casos, también puede prohibir mejoras y actualizaciones futuras.

Si le dicen que las características específicas que está solicitando no están disponibles ahora, pero están en la hoja de ruta para una versión futura, tenga una idea de la línea de tiempo. Si no hay una fecha de lanzamiento específica o al menos un rango de tiempo proyectado, tenga cuidado. Podría estar esperando años si ve las nuevas funciones sin tener que ir a la ruta personalizada.

Listo para construir

Tómese su tiempo y confíe en la selección de su proveedor. No se apresure en el proceso y no tenga miedo de seguir haciendo preguntas si algo no está claro o parece demasiado bueno para ser verdad. Cuanto más sólida sea la base, más fuerte y exitosa será su DAM en última instancia.

Las opiniones expresadas en este artículo pertenecen al autor invitado y no necesariamente a MarTech. Los autores del personal se enumeran aquí.