Como construir sua base DAM

A seleção de um fornecedor de gerenciamento de ativos digitais (DAM) e um parceiro de implementação estabelece a base que você usará para aumentar seu DAM. Você quer que a base seja tão forte e resistente quanto possível.

Mas em que você baseia suas decisões? Como você pode ter certeza de que está fazendo as escolhas certas para o seu negócio? Existem alguns fatores-chave a ter em mente ao navegar no processo de decisão. No primeiro artigo desta série de duas partes, vamos nos concentrar em selecionar seu fornecedor de DAM.

Mostre-me o dinheiro

Embora todos desejássemos que não fosse, o orçamento pode ser a principal consideração na escolha do fornecedor de DAM com o qual você seguirá em frente. Não desanime se o seu fornecedor preferido estiver fora do seu orçamento e não houver espaço de manobra suficiente para negociar taxas mais baixas. Há uma grande variedade de fornecedores de DAM no mercado hoje para todos os orçamentos. Você provavelmente conhece os grandes players — Adobe, OpenText, Censhare, etc. — mas eles não são as únicas opções. Um nome conhecido e um preço alto não necessariamente se traduzem em um produto de maior qualidade.

Muito do sucesso do seu DAM será o resultado de como você configura sua taxonomia, metadados e fluxos de trabalho. O próprio sistema DAM é apenas a estrutura para esses elementos-chave. E o fornecedor com o qual você começa não precisa ser o fornecedor com quem você fica para sempre. Você pode escolher um DAM inicial mais básico para tirar o projeto do papel e usá-lo como linha de base para demonstrar o valor que um DAM traz para sua organização.

Se e quando você superar seu DAM inicial e estiver no mercado para atualizar, você terá métricas e usuários finais satisfeitos para ajudá-lo a negociar um orçamento mais alto. Você também terá informações valiosas sobre os itens obrigatórios e agradáveis ​​da sua organização à medida que você adiciona à sua base estabelecida.

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Reduzindo as opções

Escolher um fornecedor com experiência em trabalhar com empresas semelhantes à sua pode ser benéfico, especialmente durante a fase de levantamento de requisitos. Em conversas preliminares com fornecedores em potencial, pergunte sobre seus clientes existentes. Eles são comparáveis ​​ao seu negócio em termos de tamanho, estrutura e setor?

Se você leu meu artigo anterior e seguiu meu conselho para coletar e analisar seu conteúdo antes de iniciar sua pesquisa de fornecedor, está preparado para perguntar a um fornecedor em potencial se seus clientes existentes têm uma mistura semelhante de conteúdo em termos de tipos e tamanhos de arquivos. Eles também têm requisitos regulamentares e/ou legais semelhantes em relação a parte ou a todo o seu conteúdo?

Certifique-se de pedir referências no início do processo para que você tenha tempo suficiente para estabelecer discussões com eles. Se um fornecedor não puder ou não fornecer nenhuma referência, isso é uma bandeira vermelha definitiva.

Em conversas com as referências fornecidas, certifique-se de perguntar sobre os pontos positivos e negativos. Como especificamente o fornecedor lidou com os negativos? Nem tudo vai funcionar perfeitamente com qualquer fornecedor, mas como os problemas são tratados e qual suporte é fornecido faz uma diferença significativa em todo o processo de construção do DAM.

Não fale apenas com as referências fornecidas pelo fornecedor. Apoie-se em sua rede para obter algumas referências próprias. Utilize seus contatos do LinkedIn, entre em contato com colegas que você conheceu em conferências ou fale com ex-colegas de trabalho que mudaram para novas empresas e novos DAMs. O fornecedor fornecerá referências de que eles estão confiantes de que falarão bem deles, mas você quer o bom, o ruim e o feio.

Se você tiver sistemas existentes ou futuros em seu roteiro que serão integrados ao DAM, como sites, gerenciamento de informações do produto (PIM) ou ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho, pergunte ao fornecedor sobre a facilidade com que o DAM se integra a esses sistemas específicos ou semelhantes. Também é útil perguntar a qualquer referência que você consulte sobre suas experiências na configuração e manutenção de integrações com o DAM.

Conhecer e cumprimentar

Depois de ter sua pequena lista de fornecedores em potencial, é hora de agendar demonstrações. É aqui que a diversão começa e você vê alguns DAMs em ação. Antes de trazer um fornecedor para o local, você precisará montar uma lista de casos de uso que deseja que eles abordem em sua demonstração.

Ao reunir seus casos de uso, inclua todas as partes interessadas e certifique-se de obter a perspectiva de todas as categorias de usuários finais, de carregadores a downloaders e todos os outros. E não se esqueça dos representantes do departamento jurídico e de TI. Eles terão requisitos e preocupações específicos além daqueles dos usuários finais típicos do dia-a-dia.

Este não é o momento de segurar e selecionar cuidadosamente sua lista de desejos. Você realmente quer ver tudo o que o DAM pode fazer. No entanto, no interesse do tempo, separe seus casos de uso em itens obrigatórios e agradáveis ​​​​para garantir que você passe por todos os itens obrigatórios. Quais são os diferenciais em termos de requisitos que seu DAM deve atender?

Certifique-se de que seus casos de uso cubram todo o fluxo de trabalho do ativo, do upload ao download, incluindo metadados, aprovações, controle de versão, pesquisa e arquivamento.

• De que tipo de segurança e permissão de ativos você precisa?
• Você está interessado em recursos de IA ou outra automação?
• Seu DAM precisa acomodar arquivos e metadados em vários idiomas e oferecer suporte a usuários que falam outros idiomas além do inglês?
• Como sobre suas necessidades de integração?

Enquanto estiver montando casos de uso, reúna um conjunto de ativos de sua empresa e solicite que o fornecedor os use para sua demonstração. Certifique-se de ter uma variedade de tipos e tamanhos de arquivo. Você não apenas deseja garantir que o DAM deles acomode todos os tipos e tamanhos de arquivo necessários, mas também oferece uma ideia melhor do produto final para ver seus próprios ativos fluindo pelo DAM.

Pense nisso da mesma forma que comprar uma casa e imaginar seus pertences no espaço durante a exibição. Você também deseja ver como o fornecedor lida com ativos que são novos no sistema e não fazem parte de sua demonstração polida e ensaiada padrão. Se ocorrer um erro durante a demonstração com um de seus arquivos, como eles lidam com isso?

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Bom demais para ser verdade ou o ajuste perfeito?

Cuidado com muitos sims ao fazer perguntas durante a demonstração. Certifique-se de que o fornecedor seja claro sobre quais recursos e funções estão prontos para uso e quais são personalizados. O fornecedor pode estar lhe dizendo repetidamente que pode personalizar o sistema para fornecer o que você quiser, mas isso não é necessariamente uma coisa boa. Isso não apenas pode aumentar rapidamente os custos e prolongar o cronograma do projeto, mas a personalização excessiva pode levar a problemas de desempenho e estabilidade. Em alguns casos, também pode proibir melhorias e atualizações futuras.

Se lhe disserem que recursos específicos que você está solicitando não estão disponíveis agora, mas estão no roteiro para uma versão futura, tenha uma noção da linha do tempo. Se não houver uma data de lançamento específica ou pelo menos um intervalo de tempo projetado, tenha cuidado. Você pode esperar anos se vir os novos recursos sem precisar seguir a rota personalizada.

Pronto para construir

Leve o seu tempo e confie na sua seleção de fornecedores. Não se apresse com o processo e não tenha medo de continuar fazendo perguntas se algo não estiver claro ou parecer bom demais para ser verdade. Quanto mais robusta a fundação, mais forte e bem-sucedida será a sua DAM.

As opiniões expressas neste artigo são do autor convidado e não necessariamente da MarTech. Os autores da equipe estão listados aqui.