كيف تبني مؤسسة DAM الخاصة بك

يؤدي اختيار بائع إدارة الأصول الرقمية (DAM) وشريك التنفيذ إلى وضع الأساس الذي ستستخدمه لتنمية DAM الخاص بك. أنت تريد أن يكون هذا الأساس قويًا وقويًا قدر الإمكان.

ولكن على ماذا تبني قراراتك؟ كيف يمكنك أن تكون واثقًا من أنك تقوم بالاختيارات الصحيحة لعملك؟ هناك بعض العوامل الرئيسية التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء التنقل في عملية اتخاذ القرار. في المقالة الأولى من هذه السلسلة المكونة من جزأين ، سنركز على اختيار بائع DAM الخاص بك.

أظهر لي النقود

على الرغم من أننا جميعًا نتمنى ألا يكون الأمر كذلك ، فقد تكون الميزانية هي الاعتبار الأول في اختيار بائع DAM الذي ستمضي قدمًا معه. لا تثبط عزيمتك إذا كان البائع المفضل لديك خارج ميزانيتك وليس هناك مساحة كبيرة للمناورة للتفاوض على أسعار أقل. هناك ثروة من بائعي DAM في السوق اليوم لكل ميزانية. ربما تعرف اللاعبين الكبار - Adobe و OpenText و Censhare وما إلى ذلك - لكنهم ليسوا الخيارات الوحيدة. لا يترجم الاسم المشهور والسعر المرتفع بالضرورة إلى منتج بجودة أعلى.

سيكون الكثير من نجاح DAM الخاص بك نتيجة لكيفية إعدادك للتصنيف والبيانات الوصفية وسير العمل. نظام DAM نفسه هو فقط إطار عمل تلك العناصر الرئيسية. ولا يحتاج البائع الذي تبدأ معه أن يكون هو البائع الذي تبقى معه إلى الأبد. يمكنك اختيار DAM للمبتدئين الأساسيين لإنجاز المشروع واستخدامه كخط أساس لإثبات القيمة التي يجلبها DAM إلى مؤسستك.

إذا تجاوزت DAM المبتدئ الخاص بك وعندما تكون في السوق للترقية ، سيكون لديك مقاييس وسعداء للمستخدمين النهائيين لمساعدتك في التفاوض على ميزانية أعلى. سيكون لديك أيضًا نظرة ثاقبة حول العناصر الضرورية لمنظمتك والأشخاص اللطفاء عند إضافتها إلى مؤسستك الراسخة.

حفر أعمق: دليل من 12 خطوة لتنفيذ نظام إدارة الأصول الرقمية

تضييق الخيارات

قد يكون اختيار بائع لديه خبرة في العمل مع شركات مماثلة لشركتك مفيدًا ، خاصة خلال مرحلة تجميع المتطلبات. في المحادثات الأولية مع البائعين المحتملين ، اسأل عن عملائهم الحاليين. هل يمكن مقارنتها بعملك من حيث الحجم والهيكل والصناعة؟

إذا قرأت مقالتي السابقة واتبعت نصيحتي لجمع المحتوى الخاص بك وتحليله قبل بدء البحث عن البائع ، فأنت على استعداد لسؤال البائع المحتمل إذا كان عملاؤه الحاليون لديهم مزيج مماثل من المحتوى من حيث أنواع الملفات وأحجامها. هل لديهم أيضًا متطلبات تنظيمية و / أو قانونية مماثلة حول بعض أو كل المحتوى الخاص بهم؟

تأكد من طلب المراجع في بداية العملية حتى يكون لديك متسع من الوقت لإجراء مناقشات معهم. إذا كان البائع لا يستطيع أو لا يقدم أي مراجع ، فهذه علامة حمراء محددة.

في المحادثات مع المراجع المقدمة تأكد من السؤال عن الإيجابيات والسلبيات. كيف تعامل البائع على وجه التحديد مع السلبيات؟ لن يسير كل شيء بسلاسة تامة مع أي بائع ، ولكن كيفية التعامل مع المشكلات والدعم المقدم يُحدث فرقًا كبيرًا خلال عملية بناء DAM.

لا تتحدث فقط عن المراجع المقدمة من البائع. اعتمد على شبكتك للحصول على بعض المراجع الخاصة بك. استخدم جهات الاتصال الخاصة بك على LinkedIn ، أو تواصل مع زملائك الذين قابلتهم في المؤتمرات ، أو تحدث إلى زملاء العمل السابقين الذين انتقلوا إلى شركات جديدة و DAMs جديدة. سوف يزودك البائع بالمراجع التي يثقون أنها سوف تتحدث عنها بشكل كبير ، لكنك تريد الخير والشر والقبيح.

إذا كان لديك أنظمة حالية أو مستقبلية على خارطة الطريق الخاصة بك والتي ستتكامل مع DAM ، مثل مواقع الويب أو إدارة معلومات المنتج (PIM) أو أدوات إدارة سير العمل ، اسأل البائع عن مدى سهولة تكامل DAM مع تلك الأنظمة المحددة أو المماثلة. من المفيد أيضًا أن تسأل أي مراجع تستشيرها حول تجاربهم في إنشاء عمليات تكامل مع DAM والحفاظ عليها.

التقاء و تحية

بمجرد حصولك على القائمة المختصرة للبائعين المحتملين ، حان الوقت لجدولة العروض التوضيحية. هذا هو المكان الذي تبدأ فيه المتعة وسترى بعض DAMs أثناء العمل. قبل إحضار بائع إلى الموقع ، ستحتاج إلى تجميع قائمة بحالات الاستخدام التي تريد منهم تغطيتها في العرض التوضيحي الخاص بهم.

عند جمع حالات الاستخدام الخاصة بك ، قم بتضمين جميع أصحاب المصلحة لديك وتأكد من حصولك على منظور جميع فئات المستخدمين النهائيين ، من القائمين بالتحميل إلى القائمين بالتنزيل وكل من بينهم. ولا تنسَ ممثلي قسم تكنولوجيا المعلومات والقسم القانوني لديك. سيكون لديهم متطلبات ومخاوف محددة بخلاف تلك الخاصة بالمستخدمين النهائيين يوميًا.

هذا ليس الوقت المناسب للتراجع وتنظيم قائمة رغباتك بعناية. أنت حقًا تريد أن ترى كل ما يمكن أن تفعله DAM. ومع ذلك ، حرصًا على الوقت ، افصل بين حالات الاستخدام الخاصة بك إلى من يجب أن يمتلكها ومن يمتلكها للتأكد من أنك ستلتقي بجميع الأشياء الضرورية. ما هي العوامل التي تفسد الصفقات من حيث المتطلبات التي يجب أن تفي بها DAM؟

تأكد من أن حالات الاستخدام الخاصة بك تغطي سير عمل الأصل بالكامل من التحميل إلى التنزيل ، بما في ذلك البيانات الوصفية والموافقات وتعيين الإصدار والبحث والأرشفة.

• ما نوع أمان الأصول والإذن الذي تحتاجه؟
• هل أنت مهتم بقدرات الذكاء الاصطناعي أو الأتمتة الأخرى؟
• هل يحتاج DAM إلى استيعاب الملفات والبيانات الوصفية بلغات متعددة ودعم المستخدمين الذين يتحدثون لغات أخرى غير الإنجليزية؟
• ماذا عن احتياجات الاندماج الخاصة بك؟

أثناء قيامك بتجميع حالات الاستخدام ، اجمع مجموعة من أصول شركتك واطلب من البائع استخدامها لعرضهم التجريبي. تأكد من أن لديك مجموعة متنوعة من أنواع وأحجام الملفات. لا تريد فقط التأكد من أن DAM الخاص بهم يستوعب جميع أنواع وأحجام الملفات المطلوبة ، ولكنه يمنحك فكرة أفضل عن المنتج النهائي لرؤية أصولك تتدفق عبر DAM.

فكر في الأمر بنفس طريقة شراء منزل وتصوير متعلقاتك في الفضاء أثناء العرض. تريد أيضًا أن ترى كيف يتعامل البائع مع الأصول الجديدة على النظام وليست جزءًا من العرض التوضيحي القياسي والمصقول. إذا حدث خطأ أثناء العرض التوضيحي بأحد ملفاتك ، فكيف يتعاملون معه؟

حفر أعمق: قضية إدارة الأصول الرقمية

جيد جدًا ليكون صحيحًا أم مناسبًا تمامًا؟

احذر من الكثير من النعم عند طرح الأسئلة أثناء العرض التوضيحي. تأكد من أن البائع على دراية بالميزات والوظائف الخارجة عن الصندوق وأيها مخصصة. قد يخبرك البائع مرارًا وتكرارًا أنه يمكنه تخصيص النظام ليمنحك أي شيء تريده ، ولكن هذا ليس بالضرورة أمرًا جيدًا. لا يؤدي ذلك إلى زيادة التكاليف بسرعة وإطالة الجدول الزمني لمشروعك فحسب ، بل يمكن أن يؤدي التخصيص المفرط إلى مشكلات في الأداء والاستقرار. في بعض الحالات ، يمكنه أيضًا حظر التحسينات والترقيات المستقبلية.

إذا تم إخبارك أن الميزات المحددة التي تطلبها غير متوفرة الآن ولكنها على خريطة الطريق لإصدار مستقبلي ، فتعرّف على الجدول الزمني. إذا لم يكن هناك تاريخ إصدار محدد أو على الأقل نطاق زمني متوقع ، فكن حذرًا. قد تنتظر سنوات إذا رأيت الميزات الجديدة على الإطلاق دون الحاجة إلى السير في المسار المخصص.

جاهز للبناء

خذ وقتك وكن واثقًا في اختيار البائع الخاص بك. لا تتسرع في هذه العملية ولا تخف من الاستمرار في طرح الأسئلة إذا كان هناك شيء غير واضح أو يبدو جيدًا بدرجة يصعب تصديقها. كلما كان الأساس أكثر ثباتًا ، كان السد الخاص بك أقوى وأكثر نجاحًا في النهاية.

الآراء الواردة في هذا المقال هي آراء المؤلف الضيف وليست بالضرورة آراء MarTech. مؤلفو طاقم العمل مدرجون هنا.