DAM temelinizi nasıl oluşturabilirsiniz?

Bir dijital varlık yönetimi (DAM) satıcısı ve bir uygulama ortağı seçmek, DAM'nizi büyütmek için kullanacağınız temeli oluşturur. Bu temelin mümkün olduğunca güçlü ve sağlam olmasını istiyorsunuz.

Ama kararlarınızı neye dayandırıyorsunuz? İşletmeniz için doğru seçimleri yaptığınızdan nasıl emin olabilirsiniz? Karar sürecinde gezinirken akılda tutulması gereken birkaç önemli faktör vardır. Bu iki bölümlük dizinin ilk makalesinde, DAM satıcınızı seçmeye odaklanacağız.

Bana parayı göster

Hepimiz böyle olmamasını dilesek de, hangi DAM satıcısıyla birlikte hareket edeceğinizi seçerken bütçe en önemli faktör olabilir. Tercih ettiğiniz satıcı bütçenizin dışındaysa ve daha düşük fiyatlar için pazarlık yapmak için yeterli alan yoksa cesaretiniz kırılmasın. Bugün piyasada her bütçeye uygun çok sayıda DAM satıcısı var. Muhtemelen büyük oyuncuları tanıyorsunuz – Adobe, OpenText, Censhare, vb. – ancak tek seçenek onlar değil. İyi bilinen bir isim ve yüksek fiyat etiketi mutlaka daha kaliteli bir ürün anlamına gelmez.

DAM'nizin başarısının çoğu, sınıflandırmanızı, meta verilerinizi ve iş akışlarınızı nasıl kurduğunuza bağlı olacaktır. DAM sisteminin kendisi sadece bu kilit unsurlar için bir çerçevedir. Ve başladığınız satıcının sonsuza kadar birlikte kalacağınız satıcı olması gerekmez. Projeyi hayata geçirmek için daha basit bir başlangıç ​​DAM'ı seçebilir ve bir DAM'ın kuruluşunuza getirdiği değeri göstermek için bunu temel olarak kullanabilirsiniz.

Başlangıç ​​DAM'nizi aşarsanız ve yükseltme yapmak için pazardaysanız, daha yüksek bir bütçe için pazarlık yapmanıza yardımcı olacak ölçümlere ve mutlu son kullanıcılara sahip olursunuz. Ayrıca, kurulu temelinize eklerken, kuruluşunuzun olmazsa olmazları ve sahip olunması güzel şeyler hakkında da değerli bilgiler edineceksiniz.

Daha derine inin: Dijital varlık yönetim sistemi uygulamak için 12 adımlık bir kılavuz

Seçenekleri daraltmak

Sizinkine benzer şirketlerle çalışma deneyimi olan bir satıcı seçmek, özellikle gereksinimlerin toplanması aşamasında faydalı olabilir. Potansiyel satıcılarla ön görüşmelerde, mevcut müşterileri hakkında sorular sorun. İşletmenizle büyüklük, yapı ve sektör açısından karşılaştırılabilir mi?

Satıcı aramanıza başlamadan önce önceki makalemi okuduysanız ve içeriğinizi toplamak ve analiz etmek için tavsiyeme uyduysanız, potansiyel bir satıcıya, dosya türleri ve boyutları açısından mevcut müşterilerinin benzer bir içerik karışımına sahip olup olmadığını sormaya hazırsınız demektir. Ayrıca içeriklerinin bir kısmı veya tamamıyla ilgili benzer düzenleyici ve/veya yasal gereklilikler var mı?

Sürecin başında referanslar sorduğunuzdan emin olun, böylece onlarla tartışmalar yapmak için yeterli zamanınız olur. Bir satıcı herhangi bir referans sağlayamaz veya sağlayamazsa, bu kesin bir kırmızı bayraktır.

Sağlanan referanslarla yapılan görüşmelerde hem olumlu hem de olumsuz yönleri sorduğunuzdan emin olun. Satıcı olumsuzları özellikle nasıl ele aldı? Herhangi bir satıcıyla her şey mükemmel bir şekilde gitmeyecek, ancak sorunların nasıl ele alındığı ve hangi desteğin sağlandığı DAM oluşturma süreci boyunca önemli bir fark yaratıyor.

Sadece satıcı tarafından sağlanan referanslarla konuşmayın. Kendinize ait birkaç referans elde etmek için ağınıza güvenin. LinkedIn kişilerinizi kullanın, konferanslarda tanıştığınız meslektaşlarınıza ulaşın veya yeni şirketlere ve yeni DAM'lere geçen eski iş arkadaşlarınızla konuşun. Satıcı, onlardan övgüyle bahsedeceğinden emin oldukları referanslar sağlayacaktır, ancak iyiyi, kötüyü ve çirkini istiyorsunuz.

Yol haritanızda web siteleri, ürün bilgi yönetimi (PIM) veya iş akışı yönetimi araçları gibi DAM ile entegre olacak mevcut veya gelecekteki sistemleriniz varsa, satıcıya DAM'lerinin bu belirli veya benzer sistemlerle ne kadar kolay entegre olduğunu sorun. DAM ile entegrasyonları kurma ve sürdürme deneyimleri hakkında danıştığınız tüm referanslara sormak da yararlıdır.

Karşılama ve selamlaşma

Potansiyel satıcılardan oluşan kısa listenizi aldıktan sonra, demoları planlamanın zamanı geldi. İşte eğlence burada başlar ve bazı DAM'leri çalışırken görürsünüz. Bir satıcıyı sahaya getirmeden önce, demolarında ele almalarını istediğiniz kullanım durumlarının bir listesini bir araya getirmeniz gerekir.

Kullanım örneklerinizi toplarken tüm paydaşlarınızı dahil edin ve yükleyicilerden indiricilere ve aradaki herkese kadar tüm son kullanıcı kategorilerinin bakış açısını aldığınızdan emin olun. BT ve Hukuk departmanı temsilcilerinizi de unutmayın. Tipik günlük son kullanıcıların dışında belirli gereksinimleri ve endişeleri olacaktır.

Bu, istek listenizi geri tutmanın ve dikkatli bir şekilde düzenlemenin zamanı değil. Gerçekten de BARAJ'ın yapabileceği her şeyi görmek istiyorsunuz. Yine de zamanın yararına, tüm olmazsa olmazların üstesinden geldiğinizden emin olmak için kullanım durumlarınızı olması gerekenler ve olması güzel olanlar olarak ayırın. DAM'nizin karşılaması gereken gereksinimler açısından anlaşmayı bozanlar nelerdir?

Kullanım durumlarınızın meta veriler, onaylar, sürüm oluşturma, arama ve arşivleme dahil olmak üzere yüklemeden indirmeye kadar tüm varlık iş akışını kapsadığından emin olun.

• Ne tür bir varlık güvenliğine ve iznine ihtiyacınız var?
• AI yetenekleri veya diğer otomasyonla ilgileniyor musunuz?
• DAM'nizin birden çok dilde dosya ve meta verileri barındırması ve İngilizce dışındaki dilleri konuşan kullanıcıları desteklemesi gerekiyor mu?
• Entegrasyon ihtiyaçlarınız nasıl?

Kullanım senaryolarını bir araya getirirken, şirketinizin varlıklarını toplayın ve satıcıdan bunları demoları için kullanmasını isteyin. Çeşitli dosya türlerine ve boyutlarına sahip olduğunuzdan emin olun. Yalnızca DAM'lerinin tüm gerekli dosya türlerinizi ve boyutlarınızı barındırdığından emin olmak istemezsiniz, aynı zamanda DAM'den kendi varlıklarınızın aktığını görmek için nihai ürün hakkında daha iyi bir fikir verir.

Tıpkı bir ev satın almak ve gösterim sırasında eşyalarınızı uzayda hayal etmek gibi düşünün. Ayrıca satıcının, standart cilalı ve prova edilmiş demolarının bir parçası olmayan ve sistemde yeni olan varlıkları nasıl ele aldığını görmek istersiniz. Dosyalarınızdan biriyle demo sırasında bir hata oluşursa, bunu nasıl hallediyorlar?

Daha derine inin: Dijital varlık yönetimi örneği

Gerçek olamayacak kadar iyi mi yoksa mükemmel uyum mu?

Demo sırasında soru sorarken çok fazla evete dikkat edin. Satıcının, hangi özelliklerin ve işlevlerin kullanıma hazır ve hangilerinin özel olduğu konusunda net olduğundan emin olun. Satıcı, sistemi size istediğiniz her şeyi verecek şekilde özelleştirebileceklerini size defalarca söylüyor olabilir, ancak bu mutlaka iyi bir şey değildir. Bu sadece maliyetleri hızlı bir şekilde artırmak ve proje zaman çizelgenizi uzatmakla kalmaz, aynı zamanda aşırı özelleştirme performans ve kararlılık sorunlarına yol açabilir. Bazı durumlarda, gelecekteki geliştirmeleri ve yükseltmeleri de yasaklayabilir.

Talep ettiğiniz belirli özelliklerin şu anda mevcut olmadığı ancak gelecekteki bir sürüm için yol haritasında olduğu söylendiyse, zaman çizelgesi hakkında bir fikir edinin. Belirli bir çıkış tarihi veya en azından öngörülen bir zaman aralığı yoksa dikkatli olun. Özel rotaya gitmek zorunda kalmadan yeni özellikleri görürseniz yıllarca bekliyor olabilirsiniz.

İnşa etmeye hazır

Zaman ayırın ve satıcı seçiminize güvenin. Süreci aceleye getirmeyin ve bir şey net değilse veya gerçek olamayacak kadar iyi görünüyorsa soru sormaya devam etmekten korkmayın. Temel ne kadar sağlamsa, DAM'niz sonuçta o kadar güçlü ve başarılı olacaktır.

Bu makalede ifade edilen görüşler konuk yazara aittir ve mutlaka MarTech değildir. Personel yazarları burada listelenir.