Jak zbudować swój fundament DAM

Wybór dostawcy zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) i partnera wdrożeniowego tworzy podstawę, której będziesz używać do rozwijania programu DAM. Chcesz, aby ten fundament był tak mocny i wytrzymały, jak to tylko możliwe.

Ale na czym opierasz swoje decyzje? Skąd możesz mieć pewność, że dokonujesz właściwego wyboru dla swojej firmy? Podczas podejmowania decyzji należy pamiętać o kilku kluczowych czynnikach. W pierwszym artykule z tej dwuczęściowej serii skupimy się na wyborze dostawcy DAM.

Pokaż mi pieniądze

Chociaż wszyscy tego żałujemy, budżet może być najważniejszym czynnikiem przy wyborze dostawcy DAM, z którym pójdziesz dalej. Nie zniechęcaj się, jeśli preferowany dostawca nie mieści się w Twoim budżecie i nie ma wystarczająco dużo miejsca na negocjowanie niższych stawek. Obecnie na rynku jest wielu dostawców DAM na każdą kieszeń. Prawdopodobnie znasz wielkich graczy — Adobe, OpenText, Censhare itp. — ale nie są to jedyne wybory. Dobrze znana nazwa i wysoka cena niekoniecznie przekładają się na produkt wyższej jakości.

Duża część sukcesu DAM będzie wynikiem tego, jak skonfigurujesz swoją taksonomię, metadane i przepływy pracy. Sam system DAM jest tylko ramą dla tych kluczowych elementów. A sprzedawca, z którym zaczynasz, nie musi być sprzedawcą, z którym zostajesz na zawsze. Możesz wybrać bardziej podstawowy program początkowy DAM, aby uruchomić projekt i wykorzystać go jako punkt odniesienia do zademonstrowania wartości, jaką DAM wnosi do Twojej organizacji.

Jeśli i kiedy wyrośniesz ze swojego początkowego DAM i będziesz na rynku, aby dokonać aktualizacji, będziesz mieć wskaźniki i zadowolonych użytkowników końcowych, którzy pomogą Ci wynegocjować wyższy budżet. Będziesz także mieć cenny wgląd w to, co musisz mieć i co miło mieć w swojej organizacji, gdy dodasz do swojego ustalonego fundamentu.

Kop głębiej: 12-etapowy przewodnik dotyczący wdrażania systemu zarządzania zasobami cyfrowymi

Zawężenie opcji

Wybór dostawcy z doświadczeniem w pracy z firmami podobnymi do Twojej może być korzystny, zwłaszcza na etapie zbierania wymagań. We wstępnych rozmowach z potencjalnymi dostawcami pytaj o ich dotychczasowych klientów. Czy są porównywalne z Twoją firmą pod względem wielkości, struktury i branży?

Jeśli przeczytałeś mój poprzedni artykuł i zastosowałeś się do moich rad, aby zebrać i przeanalizować zawartość przed rozpoczęciem wyszukiwania dostawców, jesteś gotów zapytać potencjalnego dostawcę, czy jego obecni klienci mają podobną mieszankę treści pod względem typów i rozmiarów plików. Czy mają również podobne wymagania regulacyjne i/lub prawne dotyczące niektórych lub wszystkich ich treści?

Pamiętaj, aby poprosić o referencje na początku procesu, aby mieć wystarczająco dużo czasu na rozpoczęcie z nimi dyskusji. Jeśli sprzedawca nie może lub nie może dostarczyć żadnych referencji, jest to zdecydowana czerwona flaga.

W rozmowach z podanymi referencjami pytaj zarówno o pozytywy, jak i negatywy. Jak konkretnie sprzedawca poradził sobie z negatywami? Nie wszystko pójdzie gładko z każdym dostawcą, ale sposób, w jaki rozwiązywane są problemy i jakie wsparcie jest zapewniane, ma duże znaczenie w całym procesie budowy DAM.

Nie rozmawiaj tylko z referencjami dostarczonymi przez dostawcę. Oprzyj się na swojej sieci, aby uzyskać kilka własnych referencji. Wykorzystaj swoje kontakty LinkedIn, skontaktuj się z kolegami poznanymi na konferencjach lub porozmawiaj z byłymi współpracownikami, którzy przenieśli się do nowych firm i nowych DAM. Sprzedawca dostarczy ci referencje, o których są przekonani, że będą o nich mówić z uznaniem, ale ty chcesz tego, co dobre, złe i brzydkie.

Jeśli masz na swoim planie istniejące lub przyszłe systemy, które będą integrować się z DAM, takie jak strony internetowe, narzędzia do zarządzania informacjami o produktach (PIM) lub narzędzia do zarządzania przepływem pracy, zapytaj dostawcę o to, jak łatwo ich DAM integruje się z tymi konkretnymi lub podobnymi systemami. Pomocne jest również zapytanie referencji o ich doświadczenia związane z konfigurowaniem i utrzymywaniem integracji z DAM.

Spotkaj się i pozdrów

Gdy masz już krótką listę potencjalnych dostawców, czas zaplanować prezentacje. Tutaj zaczyna się zabawa i możesz zobaczyć kilka DAM w akcji. Zanim sprowadzisz dostawcę na miejsce, musisz przygotować listę przypadków użycia, które chcesz, aby omówili w swoim demo.

Gromadząc przypadki użycia, uwzględnij wszystkich interesariuszy i upewnij się, że otrzymujesz perspektywę wszystkich kategorii użytkowników końcowych, od przesyłających po pobierających i wszystkich pośrednich. I nie zapomnij o przedstawicielach działu IT i prawnego. Będą mieli specyficzne wymagania i wątpliwości, które wykraczają poza wymagania typowych, codziennych użytkowników końcowych.

To nie jest czas, aby powstrzymywać się i starannie dobierać listę życzeń. Naprawdę chcesz zobaczyć wszystko, co DAM może zrobić. Jednak w interesie czasu podziel swoje przypadki użycia na te, które musisz mieć i te, które warto mieć, aby upewnić się, że przejdziesz przez wszystkie niezbędne. Jakie są ograniczenia transakcji, jeśli chodzi o wymagania, które musi spełnić twój DAM?

Upewnij się, że Twoje przypadki użycia obejmują cały przepływ pracy zasobów, od przesłania do pobrania, w tym metadane, zatwierdzanie, wersjonowanie, wyszukiwanie i archiwizację.

• Jakiego rodzaju zabezpieczenia aktywów i uprawnień potrzebujesz?
• Interesujesz się możliwościami AI lub inną automatyzacją?
• Czy Twój DAM musi obsługiwać pliki i metadane w wielu językach i obsługiwać użytkowników, którzy mówią w językach innych niż angielski?
• A co z Twoimi potrzebami integracyjnymi?

Podczas opracowywania przypadków użycia zbierz zestaw zasobów firmy i poproś dostawcę, aby wykorzystał je do demonstracji. Upewnij się, że masz różne typy i rozmiary plików. Nie tylko chcesz mieć pewność, że ich program DAM obsługuje wszystkie wymagane typy i rozmiary plików, ale daje też lepsze wyobrażenie o produkcie końcowym, aby zobaczyć własne zasoby przepływające przez program DAM.

Pomyśl o tym w taki sam sposób, jak o kupnie domu i wyobrażeniu sobie swoich rzeczy w przestrzeni podczas pokazu. Chcesz również zobaczyć, jak dostawca obsługuje zasoby, które są nowe w systemie i nie są częścią standardowego, dopracowanego i przećwiczonego demo. Jeśli podczas demonstracji wystąpi błąd z jednym z twoich plików, jak sobie z tym poradzą?

Kop głębiej: argumenty za zarządzaniem zasobami cyfrowymi

Zbyt piękne, aby mogło być prawdziwe, czy idealne dopasowanie?

Uważaj na zbyt wiele „tak” podczas zadawania pytań podczas demonstracji. Upewnij się, że dostawca jasno określił, które funkcje i funkcje są gotowe do użycia, a które są niestandardowe. Sprzedawca może ciągle powtarzać, że może dostosować system, aby dać ci wszystko, czego chcesz, ale niekoniecznie jest to dobra rzecz. Może to nie tylko szybko podnieść koszty i wydłużyć czas realizacji projektu, ale także nadmierna personalizacja może prowadzić do problemów z wydajnością i stabilnością. W niektórych przypadkach może również zabronić przyszłych ulepszeń i uaktualnień.

Jeśli dowiesz się, że konkretne funkcje, o które prosisz, nie są teraz dostępne, ale znajdują się na planie przyszłej wersji, zapoznaj się z osią czasu. Jeśli nie ma konkretnej daty wydania lub przynajmniej przewidywanego zakresu czasu, bądź ostrożny. Możesz czekać latami, jeśli w ogóle zobaczysz nowe funkcje bez konieczności pokonywania niestandardowej trasy.

Gotowy do budowy

Nie spiesz się i bądź pewny swojego wyboru dostawcy. Nie spiesz się przez cały proces i nie bój się zadawać pytań, jeśli coś nie jest jasne lub wydaje się zbyt piękne, aby było prawdziwe. Im mocniejszy fundament, tym silniejszy i bardziej skuteczny będzie Twój DAM.

Opinie wyrażone w tym artykule są opiniami autora gościnnego i niekoniecznie MarTech. Lista autorów personelu znajduje się tutaj.