Come costruire la tua fondazione DAM

La selezione di un fornitore di gestione delle risorse digitali (DAM) e di un partner di implementazione crea le basi che utilizzerai per far crescere il tuo DAM. Vuoi che le fondamenta siano il più forti e robuste possibile.

Ma su cosa basi le tue decisioni? Come puoi essere sicuro di fare le scelte giuste per la tua attività? Ci sono alcuni fattori chiave da tenere a mente durante la navigazione nel processo decisionale. Nel primo articolo di questa serie in due parti, ci concentreremo sulla selezione del fornitore di DAM.

Mostrarmi il denaro

Anche se tutti vorremmo che non lo fosse, il budget potrebbe essere la considerazione principale nella scelta del fornitore di DAM con cui andrai avanti. Non scoraggiarti se il tuo fornitore preferito è al di fuori del tuo budget e non c'è abbastanza spazio di manovra per negoziare tariffe più basse. C'è una vasta gamma di fornitori di DAM oggi sul mercato per ogni budget. Probabilmente conosci i grandi giocatori - Adobe, OpenText, Censhare, ecc. - Ma non sono le uniche scelte. Un nome noto e un prezzo elevato non si traducono necessariamente in un prodotto di qualità superiore.

Gran parte del successo del tuo DAM sarà il risultato di come imposti la tua tassonomia, metadati e flussi di lavoro. Il sistema DAM stesso è solo la struttura per quegli elementi chiave. E il fornitore con cui inizi non deve necessariamente essere il fornitore con cui rimani per sempre. Puoi scegliere un DAM iniziale più semplice per far decollare il progetto e utilizzarlo come base per dimostrare il valore che un DAM apporta alla tua organizzazione.

Se e quando superi il tuo DAM iniziale e sei sul mercato per l'aggiornamento, avrai metriche e utenti finali felici che ti aiuteranno a negoziare un budget più elevato. Avrai anche informazioni preziose sui must-have e sui good-to-have della tua organizzazione man mano che aggiungi le tue fondamenta consolidate.

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Restringere le opzioni

Scegliere un fornitore con esperienza di lavoro con aziende simili alla tua può essere vantaggioso, soprattutto durante la fase di raccolta dei requisiti. Nelle conversazioni preliminari con potenziali fornitori, chiedi informazioni sui loro clienti esistenti. Sono paragonabili alla tua azienda in termini di dimensioni, struttura e settore?

Se hai letto il mio articolo precedente e hai seguito il mio consiglio di raccogliere e analizzare i tuoi contenuti prima di iniziare la ricerca del fornitore, sei pronto a chiedere a un potenziale fornitore se i suoi clienti esistenti hanno un mix simile di contenuti in termini di tipi e dimensioni di file. Hanno anche requisiti normativi e/o legali simili per alcuni o tutti i loro contenuti?

Assicurati di chiedere referenze all'inizio del processo in modo da avere tutto il tempo per avviare discussioni con loro. Se un fornitore non può o non vuole fornire alcun riferimento, questa è una chiara bandiera rossa.

Nelle conversazioni con i riferimenti forniti assicurati di chiedere sia gli aspetti positivi che quelli negativi. In che modo il venditore ha gestito in modo specifico gli aspetti negativi? Non tutto andrà perfettamente liscio con qualsiasi fornitore, ma il modo in cui vengono gestiti i problemi e il supporto fornito fa una differenza significativa durante il processo di creazione del DAM.

Non limitarti a parlare con i riferimenti forniti dal venditore. Appoggiati alla tua rete per ottenere alcuni tuoi riferimenti. Utilizza i tuoi contatti LinkedIn, contatta i colleghi che hai incontrato alle conferenze o parla con ex colleghi che sono passati a nuove società e nuovi DAM. Il venditore ti fornirà referenze di cui sono fiduciosi parleranno bene di loro, ma tu vuoi il buono, il cattivo e il brutto.

Se nella tabella di marcia sono presenti sistemi esistenti o futuri che si integreranno con il DAM, come siti Web, strumenti di gestione delle informazioni sui prodotti (PIM) o di gestione del flusso di lavoro, chiedere al fornitore con quale facilità il loro DAM si integra con quei sistemi specifici o simili. È anche utile chiedere a tutti i riferimenti che consulti sulle loro esperienze nell'impostazione e nel mantenimento delle integrazioni con il DAM.

Incontra e saluta

Una volta che hai il tuo breve elenco di potenziali fornitori, è il momento di pianificare le demo. È qui che inizia il divertimento e puoi vedere alcuni DAM in azione. Prima di portare un fornitore in loco, dovrai mettere insieme un elenco di casi d'uso che vuoi che coprano nella loro demo.

Quando raccogli i tuoi casi d'uso, includi tutte le parti interessate e assicurati di avere il punto di vista di tutte le categorie di utenti finali, dagli uploader ai downloader e tutti gli altri. E non dimenticare i rappresentanti del tuo dipartimento IT e legale. Avranno requisiti e preoccupazioni specifici al di fuori di quelli dei tipici utenti finali quotidiani.

Questo non è il momento di trattenersi e curare con cura la tua lista dei desideri. Vuoi davvero vedere tutto ciò che il DAM può fare. Nell'interesse del tempo, tuttavia, separa i tuoi casi d'uso in must-have e nice-to-have per assicurarti di superare tutti i must-have. Quali sono i fattori decisivi in ​​termini di requisiti che il tuo DAM deve soddisfare?

Assicurati che i tuoi casi d'uso coprano l'intero flusso di lavoro delle risorse, dal caricamento al download, inclusi metadati, approvazioni, controllo delle versioni, ricerca e archiviazione.

• Di che tipo di sicurezza e autorizzazione delle risorse hai bisogno?
• Sei interessato alle capacità di intelligenza artificiale o ad altre automazioni?
• Il tuo DAM ha bisogno di ospitare file e metadati in più lingue e supportare utenti che parlano lingue diverse dall'inglese?
• E le tue esigenze di integrazione?

Mentre stai mettendo insieme i casi d'uso, raccogli una serie di risorse della tua azienda e chiedi al fornitore di usarle per la loro demo. Assicurati di avere una varietà di tipi e dimensioni di file. Non solo vuoi assicurarti che il loro DAM soddisfi tutti i tipi e le dimensioni di file richiesti, ma ti dà un'idea migliore del prodotto finale per vedere le tue risorse che fluiscono attraverso il DAM.

Pensalo allo stesso modo dell'acquisto di una casa e dell'immagine delle tue cose nello spazio durante la proiezione. Vuoi anche vedere come il fornitore gestisce le risorse che sono nuove per il sistema e non fanno parte della loro demo standard lucidata e provata. Se si verifica un errore durante la demo con uno dei tuoi file, come lo gestiscono?

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Troppo bello per essere vero o perfetto?

Fai attenzione ai troppi sì mentre fai domande durante la demo. Assicurati che il fornitore sia chiaro su quali caratteristiche e funzioni sono pronte all'uso e quali sono personalizzate. Il venditore potrebbe dirti più e più volte che può personalizzare il sistema per darti tutto ciò che desideri, ma non è necessariamente una buona cosa. Non solo ciò può aumentare rapidamente i costi e prolungare la sequenza temporale del progetto, ma un'eccessiva personalizzazione può portare a problemi di prestazioni e stabilità. In alcuni casi, può anche vietare miglioramenti e aggiornamenti futuri.

Se ti viene detto che le funzionalità specifiche che stai richiedendo non sono disponibili ora ma sono sulla tabella di marcia per una versione futura, fatti un'idea della sequenza temporale. Se non esiste una data di rilascio specifica o almeno un intervallo di tempo previsto, fai attenzione. Potresti aspettare anni se vedi le nuove funzionalità senza dover seguire il percorso personalizzato.

Pronto per costruire

Prenditi il ​​tuo tempo e sii sicuro della scelta del tuo fornitore. Non affrettarti nel processo e non aver paura di continuare a fare domande se qualcosa non è chiaro o sembra troppo bello per essere vero. Più solide sono le fondamenta, più forte e di successo sarà il tuo DAM.

Le opinioni espresse in questo articolo sono quelle dell'autore ospite e non necessariamente di MarTech. Gli autori dello staff sono elencati qui.