Bagaimana membangun fondasi DAM Anda

Memilih vendor manajemen aset digital (DAM) dan mitra implementasi menempatkan fondasi yang akan Anda gunakan untuk mengembangkan DAM Anda. Anda ingin fondasi itu sekuat dan sekuat mungkin.

Tapi apa yang Anda dasarkan keputusan Anda? Bagaimana Anda bisa yakin bahwa Anda membuat pilihan yang tepat untuk bisnis Anda? Ada beberapa faktor kunci yang perlu diingat saat Anda menavigasi proses pengambilan keputusan. Dalam artikel pertama dari seri dua bagian ini, kami akan fokus pada pemilihan vendor DAM Anda.

Tunjukkan padaku uangnya

Meskipun kita semua berharap tidak, anggaran mungkin menjadi pertimbangan utama dalam memilih vendor DAM mana yang akan Anda pilih. Jangan berkecil hati jika vendor pilihan Anda berada di luar anggaran Anda dan tidak ada cukup ruang gerak untuk menegosiasikan harga yang lebih rendah. Ada banyak vendor DAM di pasaran saat ini untuk setiap anggaran. Anda mungkin tahu pemain besar — ​​Adobe, OpenText, Censhare, dll. — tetapi mereka bukan satu-satunya pilihan. Nama terkenal dan label harga tinggi tidak selalu berarti produk berkualitas lebih tinggi.

Sebagian besar keberhasilan DAM Anda adalah hasil dari cara Anda menyiapkan taksonomi, metadata, dan alur kerja Anda. Sistem DAM itu sendiri hanyalah kerangka untuk elemen-elemen kunci tersebut. Dan vendor tempat Anda memulai tidak perlu menjadi vendor yang Anda tinggali selamanya. Anda dapat memilih DAM pemula yang lebih mendasar untuk memulai proyek dan menggunakannya sebagai dasar untuk menunjukkan nilai yang dibawa DAM ke organisasi Anda.

Jika dan ketika Anda melampaui DAM pemula dan berada di pasar untuk meningkatkan, Anda akan memiliki metrik dan pengguna akhir yang senang untuk membantu Anda dalam menegosiasikan anggaran yang lebih tinggi. Anda juga akan memiliki wawasan berharga tentang apa yang harus dimiliki dan dimiliki organisasi Anda saat Anda menambahkan fondasi yang sudah mapan.

Gali lebih dalam: Panduan 12 langkah untuk menerapkan sistem manajemen aset digital

Mempersempit pilihan

Memilih vendor dengan pengalaman bekerja dengan perusahaan yang serupa dengan Anda mungkin bermanfaat, terutama selama fase pengumpulan persyaratan. Dalam percakapan awal dengan vendor potensial, tanyakan tentang klien mereka yang sudah ada. Apakah mereka sebanding dengan bisnis Anda dalam hal ukuran, struktur dan industri?

Jika Anda membaca artikel saya sebelumnya dan mengikuti saran saya untuk mengumpulkan dan menganalisis konten Anda sebelum memulai pencarian vendor Anda, Anda siap untuk bertanya kepada vendor potensial apakah klien mereka yang ada memiliki campuran konten yang serupa dalam hal jenis dan ukuran file. Apakah mereka juga memiliki persyaratan peraturan dan/atau hukum serupa di sekitar sebagian atau semua konten mereka?

Pastikan untuk meminta referensi di awal proses sehingga Anda memiliki cukup waktu untuk berdiskusi dengan mereka. Jika vendor tidak dapat atau tidak akan memberikan referensi apa pun, itu adalah tanda bahaya yang pasti.

Dalam percakapan dengan referensi yang disediakan pastikan untuk bertanya tentang hal positif dan negatif. Seberapa spesifik vendor menangani hal-hal negatif? Tidak semuanya berjalan mulus dengan vendor mana pun, tetapi bagaimana masalah ditangani dan dukungan apa yang diberikan membuat perbedaan yang signifikan selama proses pembangunan DAM.

Jangan hanya berbicara dengan referensi yang diberikan oleh vendor. Bersandar pada jaringan Anda untuk mendapatkan beberapa referensi Anda sendiri. Manfaatkan kontak LinkedIn Anda, hubungi rekan kerja yang Anda temui di konferensi, atau berbicara dengan mantan rekan kerja yang telah pindah ke perusahaan baru dan DAM baru. Vendor akan memberi Anda referensi yang mereka yakini akan memuji mereka, tetapi Anda menginginkan yang baik, buruk, dan jelek.

Jika Anda memiliki sistem yang ada atau yang akan datang di peta jalan Anda yang akan terintegrasi dengan DAM, seperti situs web, manajemen informasi produk (PIM) atau alat manajemen alur kerja, tanyakan kepada vendor tentang seberapa mudah DAM mereka terintegrasi dengan sistem spesifik atau serupa tersebut. Juga bermanfaat untuk menanyakan referensi apa pun yang Anda konsultasikan tentang pengalaman mereka dalam menyiapkan dan memelihara integrasi dengan DAM.

Bertemu dan menyapa

Setelah Anda mendapatkan daftar singkat vendor potensial, saatnya untuk menjadwalkan demo. Di sinilah kesenangan dimulai dan Anda bisa melihat beberapa DAM beraksi. Sebelum Anda membawa vendor ke lokasi, Anda harus menyusun daftar kasus penggunaan yang Anda ingin mereka bahas dalam demo mereka.

Saat mengumpulkan kasus penggunaan Anda, sertakan semua pemangku kepentingan Anda dan pastikan Anda mendapatkan perspektif dari semua kategori pengguna akhir, mulai dari pengunggah hingga pengunduh dan semua orang di antaranya. Dan jangan lupa tentang perwakilan departemen TI dan Hukum Anda. Mereka akan memiliki persyaratan dan masalah khusus di luar kebutuhan dan kekhawatiran pengguna akhir sehari-hari.

Ini bukan saatnya untuk menahan diri dan dengan hati-hati menyusun daftar keinginan Anda. Anda benar-benar ingin melihat semua yang dapat dilakukan DAM. Namun, untuk kepentingan waktu, pisahkan kasus penggunaan Anda menjadi must-have dan nice-to-have untuk memastikan Anda melewati semua must-have. Apa deal breaker dalam hal persyaratan yang harus dipenuhi DAM Anda?

Pastikan kasus penggunaan Anda mencakup seluruh alur kerja aset mulai dari mengunggah hingga mengunduh, termasuk metadata, persetujuan, pembuatan versi, penelusuran, dan pengarsipan.

• Jenis keamanan dan izin aset apa yang Anda butuhkan?
• Apakah Anda tertarik dengan kemampuan AI atau otomatisasi lainnya?
• Apakah DAM Anda perlu mengakomodasi file dan metadata dalam berbagai bahasa dan mendukung pengguna yang berbicara bahasa selain bahasa Inggris?
• Bagaimana dengan kebutuhan integrasi Anda?

Saat Anda menyusun kasus penggunaan, kumpulkan satu set aset perusahaan Anda dan minta vendor menggunakannya untuk demo mereka. Pastikan Anda memiliki berbagai jenis dan ukuran file. Anda tidak hanya ingin memastikan DAM mereka mengakomodasi semua jenis dan ukuran file yang Anda butuhkan, tetapi juga memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang produk akhir untuk melihat aset Anda sendiri mengalir melalui DAM.

Anggap saja dengan cara yang sama seperti membeli rumah dan membayangkan barang-barang Anda di ruang selama pertunjukan. Anda juga ingin melihat bagaimana vendor menangani aset yang baru dalam sistem dan bukan bagian dari demo standar yang telah dipoles dan dilatih. Jika terjadi kesalahan selama demo dengan salah satu file Anda, bagaimana cara menanganinya?

Gali lebih dalam: Kasus untuk manajemen aset digital

Terlalu bagus untuk menjadi kenyataan atau sangat cocok?

Waspadalah terhadap terlalu banyak ya saat Anda mengajukan pertanyaan selama demo. Pastikan vendor jelas tentang fitur dan fungsi mana yang di luar kotak dan mana yang khusus. Vendor mungkin memberi tahu Anda berulang kali bahwa mereka dapat menyesuaikan sistem untuk memberi Anda apa pun yang Anda inginkan, tetapi itu belum tentu merupakan hal yang baik. Tidak hanya itu dapat dengan cepat menaikkan biaya dan memperpanjang waktu proyek Anda, tetapi penyesuaian yang berlebihan dapat menyebabkan masalah kinerja dan stabilitas. Dalam beberapa kasus, itu juga dapat melarang peningkatan dan peningkatan di masa mendatang.

Jika Anda diberi tahu bahwa fitur tertentu yang Anda minta tidak tersedia sekarang tetapi ada di peta jalan untuk rilis mendatang, pahami timelinenya. Jika tidak ada tanggal rilis spesifik atau setidaknya rentang waktu yang diproyeksikan, berhati-hatilah. Anda bisa menunggu bertahun-tahun jika Anda melihat fitur baru sama sekali tanpa harus melalui rute khusus.

Siap membangun

Luangkan waktu Anda dan yakinlah dengan pilihan vendor Anda. Jangan terburu-buru melalui proses dan jangan takut untuk terus bertanya jika ada sesuatu yang tidak jelas atau tampaknya terlalu bagus untuk menjadi kenyataan. Semakin kokoh fondasinya, semakin kuat dan semakin sukses DAM Anda nantinya.

Pendapat yang diungkapkan dalam artikel ini adalah dari penulis tamu dan belum tentu MarTech. Penulis staf tercantum di sini.