DAM 基盤の構築方法
公開: 2022-09-20デジタル資産管理 (DAM) ベンダーと実装パートナーを選択することで、DAM を成長させるために使用する基盤が整います。 あなたは、その土台ができるだけ強く、頑丈であることを望んでいます.
しかし、あなたは何に基づいて決定を下しますか? ビジネスにとって正しい選択をしていると、どのように確信できますか? 意思決定プロセスをナビゲートする際に留意すべき重要な要素がいくつかあります。 この 2 部構成のシリーズの最初の記事では、DAM ベンダーの選択に焦点を当てます。
私にお金をみせて
そうでないことを誰もが望んでいますが、どの DAM ベンダーを使用するかを選択する際の最大の考慮事項は予算かもしれません。 希望するベンダーが予算外で、値下げ交渉の余地が十分にない場合でも、がっかりしないでください。 今日の市場には、あらゆる予算に対応する豊富な DAM ベンダーが存在します。 Adobe、OpenText、Censhare などの大手企業はご存じでしょうが、選択肢はそれだけではありません。 有名な名前と高い値札が、必ずしもより高品質の製品につながるとは限りません。
DAM の成功の多くは、分類法、メタデータ、およびワークフローをどのように設定したかによって決まります。 DAM システム自体は、これらの重要な要素のフレームワークにすぎません。 そして、あなたが始めたベンダーは、あなたがずっと一緒にいるベンダーである必要はありません. より基本的なスターター DAM を選択してプロジェクトを開始し、DAM が組織にもたらす価値を実証するためのベースラインとして使用できます。
スターター DAM の規模が大きくなり、アップグレードする必要がある場合は、より高い予算の交渉を支援する指標と満足のいくエンド ユーザーが得られます。 また、確立された基盤に追加する際に、組織の必需品とあれば便利なものについて貴重な洞察を得ることができます。
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選択肢を絞り込む
あなたと同様の企業との取引経験を持つベンダーを選択することは、特に要件収集段階で有益な場合があります。 潜在的なベンダーとの事前の会話では、既存のクライアントについて尋ねます。 それらは、規模、構造、および業界の点であなたのビジネスに匹敵しますか?
前回の記事を読み、ベンダー検索を開始する前にコンテンツを収集して分析するという私のアドバイスに従っている場合は、潜在的なベンダーに、既存のクライアントがファイルの種類とサイズに関して同様のコンテンツの組み合わせを持っているかどうかを尋ねる準備ができています. また、コンテンツの一部またはすべてに関して、同様の規制および/または法的要件がありますか?
プロセスの最初に必ず参照を求めて、彼らとの話し合いを設定するための十分な時間を確保してください. ベンダーが参照を提供できない、または提供しない場合、それは明確な危険信号です。
提供された参考文献との会話では、必ず肯定的な点と否定的な点の両方について尋ねてください。 ベンダーは具体的にどのようにネガを処理しましたか? どのベンダーでもすべてが完全にスムーズに進むわけではありませんが、問題がどのように処理され、どのようなサポートが提供されるかによって、DAM 構築プロセス全体に大きな違いが生じます。
ベンダーから提供されたリファレンスについて話すだけではいけません。 ネットワークに頼って、独自の参考文献をいくつか入手してください。 LinkedIn の連絡先を利用したり、会議で会った同僚に連絡を取ったり、新しい会社や新しい DAM に移った元同僚と話をしたりできます。 ベンダーは、彼らのことを高く評価すると確信しているリファレンスを提供しますが、良い面、悪い面、醜い面が必要です。
Web サイト、製品情報管理 (PIM)、ワークフロー管理ツールなど、DAM と統合する既存または将来のシステムがロードマップにある場合は、DAM がそれらの特定のシステムまたは類似のシステムとどの程度簡単に統合できるかをベンダーに尋ねてください。 また、DAM との統合の設定と維持に関する経験について、参照先に相談することも役立ちます。
お出迎え
潜在的なベンダーの短いリストを取得したら、デモをスケジュールします。 ここから楽しみが始まり、実際の DAM を見ることができます。 ベンダーをオンサイトに連れてくる前に、ベンダーにデモでカバーしてもらいたいユース ケースのリストをまとめる必要があります。
ユース ケースを収集するときは、すべての利害関係者を含め、アップローダからダウンローダ、およびその間のすべての人まで、すべてのカテゴリのエンド ユーザーの視点を得ていることを確認してください。 また、IT 部門と法務部門の担当者のことも忘れないでください。 彼らは、典型的な日常のエンドユーザーの要件とは異なる特定の要件と懸念を持っています.
今は、遠慮して慎重にウィッシュ リストを作成するときではありません。 あなたは、DAM ができるすべてのことを実際に見たいと思っています。 ただし、時間の都合上、ユースケースを必需品とあれば便利なものに分けて、すべての必需品を確実に処理できるようにしてください。 DAM が満たさなければならない要件に関して、ディール ブレーカーは何ですか?
ユース ケースが、メタデータ、承認、バージョン管理、検索、アーカイブなど、アップロードからダウンロードまでのアセット ワークフロー全体をカバーしていることを確認してください。
- どのような種類の資産セキュリティと許可が必要ですか?
- AI 機能やその他の自動化に興味がありますか?
- DAM は、ファイルとメタデータを多言語に対応させ、英語以外の言語を話すユーザーをサポートする必要がありますか?
- 統合のニーズはどうですか?
ユース ケースをまとめている間に、会社の資産のセットを収集し、ベンダーにそれらをデモに使用するよう依頼します。 さまざまな種類のファイルとサイズがあることを確認してください。 DAM が必要なすべてのファイル タイプとサイズに対応していることを確認するだけでなく、DAM を介して流れる自分のアセットを確認することで、最終製品のより良いアイデアを得ることができます。

家を購入し、上映中に自分の持ち物をスペースに収めるのと同じように考えてください。 また、ベンダーがシステムに新しく追加されたアセットをどのように処理しているかを確認したいと考えています。 ファイルの 1 つでデモ中にエラーが発生した場合、どのように処理しますか?
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うますぎるか、完璧にフィットしますか?
デモ中に質問するときは、「はい」が多すぎることに注意してください。 どの特徴や機能がすぐに使えるもので、どれがカスタムであるかをベンダーが明確にしていることを確認してください。 ベンダーは、システムをカスタマイズして必要なものを何でも提供できると何度も言っているかもしれませんが、それは必ずしも良いことではありません. コストが急速に上昇し、プロジェクトのタイムラインが長くなるだけでなく、過剰なカスタマイズはパフォーマンスと安定性の問題につながる可能性があります。 場合によっては、将来の機能強化やアップグレードが禁止されることもあります。
リクエストしている特定の機能が現在利用できないが、将来のリリースのロードマップにあると言われた場合は、タイムラインを把握してください。 特定のリリース日または少なくとも予測される時間範囲がない場合は、用心してください. カスタムルートに行かなくても新機能がまったく表示される場合、何年も待つ可能性があります.
すぐに構築可能
時間をかけて、ベンダーの選択に自信を持ってください。 プロセスを急いではいけません。何かが明確でない場合や、うますぎると思われる場合は、恐れずに質問を続けてください。 土台がしっかりしていればいるほど、DAM は最終的により強力になり、より成功します。
この記事で表明された意見はゲスト著者のものであり、必ずしも MarTech ではありません。 スタッフの著者はここにリストされています。
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