8 способов улучшить навыки делового письма ваших сотрудников

Какими бы талантливыми и умелыми ни были ваши сотрудники, вы должны обучать их и помогать им расти профессионально. Вы должны убедиться, что люди, которые работают в вашей компании, обладают всеми навыками, необходимыми для того, чтобы привести ваш бренд к успеху.

Одним из важнейших навыков, которым мы склонны пренебрегать, являются навыки делового письма. Сегодня мы поговорим о его важности. Кроме того, мы обсудим шаги, которые необходимо предпринять для улучшения навыков делового письма сотрудников.

Почему важно улучшать навыки делового письма ваших сотрудников?

Прежде всего, давайте поговорим о важности навыков делового письма. Давайте разберемся, почему вас должно волновать, насколько хорошо пишут ваши сотрудники.

Если вы поможете своим сотрудникам повысить их квалификацию, вы добьетесь следующих результатов.

Обеспечьте эффективную коммуникацию на рабочем месте

Когда сотрудники четко излагают свои идеи, на рабочем месте не возникает конфликтов и недопонимания. Поскольку у всех есть четкое понимание ситуации, разговоры и обсуждения проходят гладко.

Повысить продуктивность

Сотрудники, обладающие выдающимися навыками письма, выполняют простые письменные задачи быстрее и эффективнее, чем другие. Они не тратят много времени на редактирование отчетов и проверку электронных писем — у них больше времени, чтобы сосредоточиться на своей основной работе.

Защитите репутацию вашего бренда

Отправляя плохо написанные электронные письма и отчеты клиентам и поставщикам, сотрудники подвергают риску имидж бренда. Поскольку люди не доверяют людям, которые пишут с плохой грамматикой, и не доверяют компаниям, в которых работают такие сотрудники, крайне важно убедиться, что все, кто работает в вашей компании, обладают высокими навыками письма.

Вот : Лучшие инструменты управления репутацией бренда

Привлекайте своих клиентов

Маркетологи, менеджеры по продажам и представители службы поддержки представляют ваш бренд вашим клиентам в письменной форме. И важно убедиться, что каждый из ваших сотрудников знает основы увлекательного письма и понимает, как использовать силу слов, чтобы заставить людей влюбиться в ваш бренд.

Тем не менее, вот способы, которыми вы можете улучшить навыки делового письма ваших сотрудников;

1. Оплатить онлайн-курсы

Вероятно, один из самых простых, но наиболее эффективных способов помочь сотрудникам приобрести новые навыки — это онлайн-курсы.

Онлайн-курсы позволяют вашим сотрудникам учиться в своем собственном темпе и не требуют от вас дополнительных действий.

В сети есть куча курсов делового письма. Если вы хотите выбрать тот, который идеально подходит для вашей организации и потребностей ваших сотрудников, ознакомьтесь со следующими образовательными платформами:

• Удеми
• Курсера
• Стань умнее
• EDX
• [электронная почта защищена]

При выборе онлайн-курса следует учитывать следующее:

• Продолжительность курса . Одни курсы длятся одну неделю, другие – несколько месяцев. Не платите за 12-недельные курсы, если ваши сотрудники не в восторге от учебы.
• Требуемое усилие . В зависимости от выбранного курса, на работу над задачами у сотрудника будет уходить от одного до десяти часов в неделю. Подумайте о том, чтобы позволить сотрудникам учиться в рабочее время, чтобы им не приходилось жертвовать своим личным временем.
• Цены . Некоторые курсы имеют завышенную стоимость. Перед оплатой читайте отзывы.
• Гибкость . У разных сотрудников разные потребности и личные предпочтения. Позвольте им записаться на курсы по своему выбору.
• Доступность . Некоторые платформы, такие как Udemy, предлагают бесплатные занятия. Если у вас ограниченный бюджет, бесплатные занятия — идеальное решение для вас.

2. Организуйте тренинг по деловому письму

Причиняют ли вам большие проблемы и финансовые потери плохие навыки делового письма ваших сотрудников? Не стесняйтесь пригласить в офис профессионального тренера. Тренер оценит текущий уровень навыков ваших сотрудников и предложит индивидуальное решение.

Каковы основные преимущества работы с коучем? Тренер поможет вашей команде добиться отличных результатов за короткий промежуток времени.

Каковы основные недостатки? Это самый дорогой способ обучения сотрудников. Если вы управляете небольшой компанией, вы вряд ли сможете себе это позволить.

Есть ли альтернативные решения? На самом деле да. Если у вас есть выдающиеся навыки делового письма и некоторые навыки преподавания и коучинга, вы можете разработать образовательный курс самостоятельно. Поскольку вы знаете сильные и слабые стороны каждого из ваших сотрудников, вы сможете создать наиболее подходящую программу.

3. Предоставьте бесплатный доступ к инструментам для корректуры

Плохая грамматика — это большая проблема, которая имеет простое решение. Благодаря новым технологиям мы можем избавиться от проблем с вычиткой буквально в несколько кликов.

Если ваши сотрудники допускают массу орфографических ошибок и опечаток, предложите им воспользоваться такими инструментами для корректуры, как Grammarly.

Средства проверки грамматики на базе искусственного интеллекта значительно облегчат работу ваших сотрудников и помогут им учиться на своих ошибках. Система выделяет все слова с ошибками и неправильно написанные фразы, позволяя сотрудникам понять, какие распространенные ошибки они допускают и как их исправить.

Популярные программы проверки грамматики доступны каждому — у большинства из них есть бесплатные версии. Таким образом, даже если вы в настоящее время испытываете финансовые трудности, вы все равно можете воспользоваться преимуществами новых технологий.

4. Обеспечьте адекватную обратную связь

Когда дело доходит до улучшения навыков, обратная связь чрезвычайно важна.

Вы, как руководитель, должны обсуждать с сотрудниками их ошибки. Но делать это следует с умом. Поскольку большинству людей трудно принять критику, вам следует тщательно подбирать слова. Вы должны убедиться, что ваш отзыв не заденет чувства сотрудников и их самооценку.

Не заставляйте сотрудников чувствовать вину за допущенные ошибки. Покажите им свою поддержку и предложите возможное решение.

Если вы не хотите критиковать навыки своих сотрудников, вы можете выбрать другой подход. В качестве посредника вы можете воспользоваться услугой по написанию текстов — профессиональный редактор рассмотрит работы ваших сотрудников и даст конструктивный отзыв. Таким образом, вы не разрушите доверие сотрудников.

5. Станьте образцом для подражания

Теперь честно ответьте на следующие вопросы:

• Каков ваш уровень навыков делового письма?
• У вас идеальная грамматика?
• Прилагаете ли вы какие-либо усилия для улучшения своих навыков?

Ваши сотрудники видят в вас образец для подражания. Они пытаются следовать за вами во всем, что вы делаете. Поэтому, если вы признаете, что ваши навыки письма не идеальны, и начнете работать над своими ошибками, велика вероятность, что ваши сотрудники будут делать то же самое.

Запишитесь на онлайн-курс. Установите расширение браузера для проверки грамматики. И предпримите другие шаги, чтобы стать лучшим писателем. Ваши сотрудники последуют за вами, и в долгосрочной перспективе это принесет большую пользу вашей компании.

6. Воспользуйтесь преимуществами геймификации

Люди конкурентоспособны по своей природе. Каждый раз, когда мы видим на своем пути конкурентов, мы вкладываем больше усилий в свою работу, стремясь стать победителями.

Если вы соедините соревновательный дух с геймификацией, вы мотивируете своих сотрудников усерднее работать над улучшением своих навыков делового письма. Вот несколько идей, что вы можете сделать:

• Проведите конкурс «Бизнес-писатель месяца». Поощряйте сотрудников более тщательно редактировать свои отчеты, чтобы получить награду.
• Используйте очки, значки и списки лидеров . Пусть ваши сотрудники увидят, насколько хорошо они справляются с письмом по сравнению со своими коллегами.
• Используйте интерактивный контент , например инфографику и игры, чтобы вовлечь сотрудников в учебный процесс.

7. Поощряйте своих сотрудников читать больше

Чем больше люди читают, тем лучше они пишут. Поэтому, если вы хотите, чтобы ваши сотрудники стали лучшими писателями, вы должны поощрять их проводить больше времени за чтением. Вы можете сделать это несколькими способами:

• Обеспечьте бесплатную подписку на журналы (онлайн или офлайн)
• Подарочные книги
• Предлагайте подарочные сертификаты в местные книжные магазины

Если вашим сотрудникам нравится читать книги, связанные с их работой и вашей нишей, это здорово. Но если им это не нравится, пусть читают научно-фантастические романы и другую литературу, не связанную с работой, по своему выбору.

8. Разработайте руководства по написанию и шаблоны

Вашим сотрудникам будет проще создавать текстовые документы, если они будут иметь четкое представление о том, как выглядит идеальный документ.

Вы должны разработать шаблоны, которые отображают правильную структуру электронной почты, заметок и других коротких текстов. Кроме того, вы должны создать руководства по написанию, объясняющие, как создавать большие текстовые файлы с нуля. В руководстве необходимо указать структуру конкретного документа, например, ежемесячного отчета, и особенности его оформления.

В зависимости от ваших навыков и количества времени, которое у вас есть, вы можете создавать шаблоны и руководства самостоятельно или использовать онлайн-сервисы письма.

Несколько вещей, которые вам нужно знать об улучшении навыков письма ваших сотрудников…

• Не ждите быстрых результатов . Сотрудникам нужно время, чтобы развивать навыки делового письма. Так что, пожалуйста, будьте терпеливы.
• Не ждите одинакового прогресса от разных сотрудников . Каждый человек уникален: кто-то быстрее усваивает новые навыки, кто-то медленнее.
• Даже если у вас есть доступ к бесплатным инструментам для письма, подумайте о том, чтобы вложить деньги в профессионально разработанные учебные курсы и программы поддержки написания . Это принесет пользу вашей компании в долгосрочной перспективе.

Подведение итогов

В 2020 году у вас есть все инструменты, необходимые для того, чтобы помочь вашим сотрудникам улучшить свои навыки делового письма. Поэтому смело делайте следующий шаг – обеспечьте своим сотрудникам адекватную поддержку и помощь. Ваши усилия будут вознаграждены более высоким уровнем производительности и более сильным имиджем бренда.