提高员工商务写作技巧的 8 种方法

无论您的员工多么有才华和技能，您都应该培训他们并帮助他们在专业上不断成长。 您应该确保为您的公司工作的人拥有带领您的品牌走向成功所需的所有技能。

我们往往忽略的一项基本技能是商务写作技巧。 今天，我们将讨论它的重要性。 此外，我们将讨论提高员工商务写作技巧应采取的步骤。

为什么提高员工的商务写作技巧很重要？

首先，让我们谈谈商务写作技巧的重要性。 让我们弄清楚为什么你应该关心你的员工的写作水平。

如果您帮助您的员工提高他们的技能，您将取得以下成果。

确保工作场所的有效沟通

当员工清楚地表达他们的想法时，工作场所就不会有冲突和误解。 由于每个人都对情况有清楚的了解，因此对话和讨论进行得很顺利。

提高生产率

具有出色写作能力的员工比其他人更快、更有效地完成简单的写作任务。 他们不会花太多时间编辑报告和校对电子邮件——他们有更多时间专注于他们的主要工作活动。

保护您的品牌声誉

通过向客户和供应商发送写得不好的电子邮件和报告，员工将品牌形象置于风险之中。 由于人们不信任语法不佳的人，也不信任雇用此类员工的公司，因此确保为您公司工作的每个人都具有较高的写作技巧至关重要。

这里有： 顶级品牌声誉管理工具

吸引您的客户

营销人员、销售经理和客户支持代表通过书面形式向客户展示您的品牌。 重要的是要确保您的每个员工都了解参与写作的基础知识，并了解如何利用文字的力量让人们爱上您的品牌。

也就是说，您可以通过以下方式提高员工的商务写作技巧；

1.支付在线课程

帮助员工获得新技能的最简单但最有效的方法之一可能是通过在线课程。

在线课程让您的员工可以按照自己的节奏学习，不需要您额外投入。

网上有很多商务写作课程。 如果您想选择一个完全适合您的组织和员工需求的平台，请查看以下教育平台：

• 乌迪米
• Coursera
• 变得更聪明
• EDX
• [电子邮件保护]

选择在线课程时，您应该考虑以下几点：

• 课程长度。 有些课程持续一周，有些课程持续几个月。 如果您的员工不热衷于学习，请不要为 12 周的课程付费。
• 所需的努力。 根据所选择的课程，员工每周需要一到十个小时来完成任务。 考虑允许员工在工作时间学习，这样他们就不必牺牲个人时间。
• 定价。 有些课程价格过高。 在进行任何付款之前阅读评论。
• 灵活性。 不同的员工有不同的需求和个人喜好。 允许他们参加他们选择的课程。
• 负担能力。 Udemy 等一些平台提供免费课程。 如果您的预算有限，免费课程是您的完美解决方案。

2. 组织商务写作培训

您的员工糟糕的商业写作技巧是否会给您带来大问题和经济损失？ 不要犹豫，请一位专业教练到办公室。 教练将评估您员工当前的技能水平，并提供个性化的解决方案。

与教练合作的主要好处是什么？ 教练将帮助您的团队在短时间内取得出色的成绩。

主要缺点是什么？ 这是培训员工最昂贵的方式。 如果你经营一家小公司，你几乎负担不起。

有没有替代解决方案？ 其实，是。 如果你有出色的商务写作能力和一些教学和辅导技巧，你可以自己设计一门教育课程。 由于您了解每位员工的优势和劣势，您将能够创建最合适的计划。

3. 提供免费校对工具

语法差是一个大问题，有一个简单的解决方案。 多亏了新技术，我们只需点击几下就可以从字面上摆脱校对问题。

如果您的员工犯了大量的拼写错误和拼写错误，请让他们使用诸如 Grammarly 之类的校对工具。

人工智能驱动的语法检查器将大大减轻员工的工作，并帮助他们从错误中吸取教训。 该系统突出显示所有拼写错误的单词和错误书写的短语，让员工了解他们犯的常见错误以及如何解决这些错误。

流行的语法检查器对每个人来说都是负担得起的——它们中的大多数都有免费版本。 因此，即使您目前遇到财务困难，您仍然可以利用新技术。

4. 提供充分的反馈

在技​​能改进方面，反馈非常重要。

作为领导者，你应该与员工讨论他们的错误。 但你应该明智地这样做。 因为，对于大多数人来说，很难接受批评，所以你应该谨慎选择用词。 您需要确保您的反馈不会伤害员工的感情和自尊心。

不要让员工为所犯的错误感到内疚。 向他们展示您的支持并为他们提供可能的解决方案。

如果您不想批评员工的技能，您可以选择另一种方法。 您可以使用写作服务作为中介——专业编辑将审查您员工的作品并提供建设性的反馈。 这样，您就不会破坏与员工的信任。

5.成为榜样

现在诚实地回答以下问题：

• 你的商务写作水平如何？
• 你有完美的语法吗？
• 你有没有努力提高你的技能？

您的员工将您视为榜样。 他们试图在你做的每一件事上跟随你。 因此，如果您承认自己的写作技巧并不完美并开始改正错误，那么您的员工很可能也会这样做。

报名参加在线课程。 安装语法检查浏览器扩展。 并采取其他步骤成为更好的作家。 您的员工会跟随您，从长远来看，这将使您的公司受益匪浅。

6.利用游戏化

人类天生具有竞争力。 每次我们在路上看到竞争对手时，我们都会更加努力地工作，以成为赢家为目标。

如果您将竞争精神与游戏化结合起来，您将激励您的员工更加努力地提高他们的商业写作技巧。 以下是您可以做什么的一些想法：

• 举办“本月商业作家”竞赛。 鼓励员工更仔细地编辑他们的报告以获得奖励。
• 使用积分、徽章和排行榜。 让您的员工与同事相比，看看他们在写作方面的表现如何。
• 使用信息图表和游戏等交互式内容让您的员工参与学习过程。

7.鼓励你的员工阅读更多

读的人越多，写的就越好。 所以如果你想让你的员工成为更好的作家，你应该鼓励他们花更多的时间阅读。 您可以通过多种方式做到这一点：

• 提供免费杂志订阅（在线或离线）
• 礼品书
• 向当地书店提供礼券

如果您的员工喜欢阅读与他们的工作和您的利基相关的书籍，那就太好了。 但如果他们不喜欢，就让他们阅读科幻小说和其他他们选择的与工作无关的文学作品。

8. 设计写作指南和模板

如果您的员工清楚地了解完美文档的外观，他们将更容易创建文本文档。

您应该设计显示电子邮件、备忘录和其他短文本的正确结构的模板。 此外，您应该创建说明如何从头开始创建大型文本文件的写作指南。 在您的指南中，您应该指定特定文档的结构，例如月度报告，以及其格式的特殊性。

根据您的技能和拥有的时间，您可以自己设计模板和指南或使用在线写作服务。

关于提高员工的写作技巧，您需要了解的几件事……

• 不要期望快速的结果。 员工需要时间来培养商务写作技巧。 所以，请耐心等待。
• 不要期望不同的员工有同样的进步。 每个人都是独一无二的：有些人获得新技能的速度较快，有些人则较慢。
• 即使您可以使用免费的写作工具，也请考虑投资专业设计的培训课程和写作支持计划。 从长远来看，这将使您的公司受益。

包起来

在 2020 年，您拥有帮助员工提高商务写作技能所需的所有工具。 因此，请毫不犹豫地采取下一步行动——为您的员工提供充分的支持和帮助。 您的努力将获得更高的生产力水平和更强大的品牌形象。