8 Cara Meningkatkan Keterampilan Menulis Bisnis Karyawan Anda

Tidak peduli seberapa berbakat dan terampilnya karyawan Anda, Anda harus melatih mereka dan membantu mereka terus berkembang secara profesional. Anda harus memastikan bahwa orang-orang yang bekerja untuk perusahaan Anda memiliki semua keterampilan yang diperlukan untuk memimpin merek Anda menuju kesuksesan.

Salah satu keterampilan penting yang cenderung kita abaikan adalah keterampilan menulis bisnis. Hari ini, kita akan berbicara tentang pentingnya. Juga, kita akan membahas langkah-langkah yang harus diambil untuk meningkatkan keterampilan menulis bisnis karyawan.

Mengapa penting untuk meningkatkan keterampilan menulis bisnis karyawan Anda?

Pertama-tama, mari kita bicara tentang pentingnya keterampilan menulis bisnis. Mari kita cari tahu mengapa Anda harus peduli dengan seberapa baik karyawan Anda menulis.

Jika Anda membantu karyawan Anda untuk meningkatkan keterampilan mereka, Anda akan mencapai hasil berikut.

Pastikan komunikasi yang efektif di tempat kerja

Ketika karyawan mengkomunikasikan ide-ide mereka dengan jelas, tidak ada konflik dan kesalahpahaman di tempat kerja. Karena setiap orang memiliki pemahaman yang jelas tentang situasi, percakapan dan diskusi berjalan lancar.

Meningkatkan produktivitas

Karyawan yang memiliki keterampilan menulis yang luar biasa menyelesaikan tugas menulis sederhana lebih cepat dan lebih efektif daripada yang lain. Mereka tidak menghabiskan banyak waktu untuk mengedit laporan dan mengoreksi email – mereka memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada aktivitas kerja utama mereka.

Lindungi reputasi merek Anda

Dengan mengirimkan email dan laporan yang ditulis dengan buruk kepada klien dan pemasok, karyawan membahayakan citra merek. Karena orang tidak mempercayai individu yang menulis dengan tata bahasa yang buruk dan tidak mempercayai perusahaan yang mempekerjakan karyawan seperti itu, sangat penting untuk memastikan bahwa setiap orang yang bekerja untuk perusahaan Anda memiliki keterampilan menulis yang tinggi.

Berikut adalah : Alat Manajemen Reputasi Merek Teratas

Libatkan pelanggan Anda

Pemasar, manajer penjualan, dan perwakilan dukungan pelanggan mempresentasikan merek Anda kepada pelanggan Anda melalui tulisan. Dan penting untuk memastikan bahwa setiap karyawan Anda mengetahui dasar-dasar penulisan yang menarik dan memahami cara menggunakan kekuatan kata-kata untuk membuat orang jatuh cinta dengan merek Anda.

Yang mengatakan, berikut adalah cara Anda dapat meningkatkan keterampilan menulis bisnis karyawan Anda;

1. Bayar untuk kursus online

Mungkin salah satu cara termudah, namun paling efektif untuk membantu karyawan memperoleh keterampilan baru adalah melalui kursus online.

Kursus online memungkinkan karyawan Anda untuk belajar dengan kecepatan mereka sendiri dan tidak memerlukan masukan tambahan dari Anda.

Ada banyak kelas menulis bisnis di web. Jika Anda ingin memilih satu yang sangat sesuai dengan kebutuhan organisasi dan karyawan Anda, lihat platform pendidikan berikut:

• Udemy
• Kursus
• Lebih Pintar
• EDX
• [dilindungi email]

Saat memilih kursus online, Anda harus mempertimbangkan hal-hal berikut:

• Durasi kursus . Beberapa kursus berlangsung selama satu minggu, yang lain - selama beberapa bulan. Jangan membayar kursus selama 12 minggu jika karyawan Anda tidak antusias belajar.
• Upaya yang diperlukan . Bergantung pada kursus yang dipilih, karyawan akan membutuhkan satu hingga sepuluh jam seminggu untuk mengerjakan tugas. Pertimbangkan untuk mengizinkan karyawan belajar selama jam kerja sehingga mereka tidak perlu mengorbankan waktu pribadi mereka.
• Harga . Beberapa kursus terlalu mahal. Baca ulasan sebelum melakukan pembayaran apa pun.
• Fleksibilitas . Karyawan yang berbeda memiliki kebutuhan dan preferensi pribadi yang berbeda. Biarkan mereka mendaftar di program studi pilihan mereka.
• Keterjangkauan . Beberapa platform seperti Udemy menawarkan kelas gratis. Jika Anda beroperasi dengan anggaran terbatas, kelas gratis adalah solusi sempurna untuk Anda.

2. Menyelenggarakan pelatihan penulisan bisnis

Apakah keterampilan menulis bisnis yang buruk dari karyawan Anda menyebabkan Anda mengalami masalah besar dan kerugian finansial? Jangan ragu untuk mengundang pelatih profesional ke kantor. Pelatih akan menilai tingkat keterampilan karyawan Anda saat ini dan menawarkan solusi yang dipersonalisasi.

Apa manfaat utama bekerja dengan seorang pelatih? Pelatih akan membantu tim Anda mencapai hasil yang luar biasa dalam waktu singkat.

Apa kelemahan utamanya? Ini adalah cara paling mahal untuk melatih karyawan. Jika Anda menjalankan perusahaan kecil, Anda hampir tidak mampu membelinya.

Apakah ada solusi alternatif? Sebenarnya ya. Jika Anda memiliki keterampilan menulis bisnis yang luar biasa dan beberapa keterampilan mengajar dan melatih, Anda dapat merancang kursus pendidikan sendiri. Karena Anda mengetahui kekuatan dan kelemahan masing-masing karyawan Anda, Anda akan dapat membuat program yang paling sesuai.

3. Menyediakan akses gratis ke alat proofreading

Tata bahasa yang buruk adalah masalah besar yang memiliki solusi langsung. Berkat teknologi baru, kami dapat menyingkirkan masalah proofreading secara harfiah dalam beberapa klik.

Jika karyawan Anda membuat banyak kesalahan ejaan dan kesalahan ketik, tawarkan mereka untuk menggunakan alat proofreading seperti Grammarly.

Pemeriksa tata bahasa yang didukung AI akan sangat memudahkan pekerjaan karyawan Anda dan membantu mereka belajar dari kesalahan mereka. Sistem menyoroti semua kata yang salah eja dan frasa yang ditulis dengan salah sehingga karyawan dapat memahami kesalahan umum yang mereka buat dan cara memperbaikinya.

Pemeriksa tata bahasa populer terjangkau untuk semua orang – kebanyakan dari mereka memiliki versi gratis. Jadi meski saat ini Anda sedang mengalami kesulitan keuangan, Anda tetap bisa memanfaatkan teknologi baru.

4. Berikan umpan balik yang memadai

Dalam hal peningkatan keterampilan, umpan balik sangat penting.

Anda, sebagai seorang pemimpin, harus mendiskusikan dengan karyawan kesalahan mereka. Tetapi Anda harus melakukannya dengan bijak. Karena, bagi kebanyakan orang, sulit untuk menerima kritik, Anda harus hati-hati memilih kata-kata. Anda perlu memastikan bahwa umpan balik Anda tidak akan menyakiti perasaan dan harga diri karyawan.

Jangan membuat karyawan merasa bersalah atas kesalahan yang dilakukan. Tunjukkan pada mereka dukungan Anda dan berikan mereka solusi yang memungkinkan.

Jika Anda tidak ingin mengkritik keterampilan karyawan Anda, Anda dapat memilih pendekatan lain. Anda dapat menggunakan layanan penulisan sebagai perantara – editor profesional akan meninjau tulisan karyawan Anda dan memberikan umpan balik yang membangun. Sedemikian rupa, Anda tidak akan merusak kepercayaan dengan karyawan.

5. Menjadi panutan

Sekarang jujurlah menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa tingkat keterampilan menulis bisnis Anda?
• Apakah Anda memiliki tata bahasa yang sempurna?
• Apakah Anda berusaha untuk meningkatkan keterampilan Anda?

Karyawan Anda melihat Anda sebagai panutan. Mereka mencoba mengikuti Anda dalam segala hal yang Anda lakukan. Jadi, jika Anda mengakui bahwa keterampilan menulis Anda tidak sempurna dan mulai memperbaiki kesalahan Anda, kemungkinan besar karyawan Anda akan melakukan hal yang sama.

Mendaftar di kursus online. Instal ekstensi browser pemeriksa tata bahasa. Dan ambil langkah lain untuk menjadi penulis yang lebih baik. Karyawan Anda akan mengikuti Anda, dan itu akan sangat menguntungkan perusahaan Anda dalam jangka panjang.

6. Manfaatkan gamifikasi

Manusia pada dasarnya kompetitif. Setiap kali kita melihat pesaing dalam perjalanan kita, kita berusaha lebih keras dalam pekerjaan kita, bertujuan untuk menjadi pemenang.

Jika Anda memasangkan semangat kompetitif dengan gamification, Anda akan memotivasi karyawan Anda untuk bekerja lebih keras dalam peningkatan keterampilan menulis bisnis mereka. Berikut adalah beberapa ide tentang apa yang dapat Anda lakukan:

• Jalankan kompetisi “Business writer of the month”. Dorong karyawan untuk mengedit laporan mereka lebih teliti untuk mendapatkan penghargaan.
• Gunakan poin, lencana, dan papan peringkat . Biarkan karyawan Anda melihat seberapa baik kinerja mereka secara tertulis dibandingkan dengan rekan kerja mereka.
• Gunakan konten interaktif seperti infografis dan permainan untuk melibatkan karyawan Anda dalam proses belajar.

7. Dorong karyawan Anda untuk membaca lebih lanjut

Semakin banyak orang membaca, semakin baik mereka menulis. Jadi, jika Anda ingin karyawan Anda menjadi penulis yang lebih baik, Anda harus mendorong mereka untuk menghabiskan lebih banyak waktu membaca. Anda dapat melakukannya dengan berbagai cara:

• Menyediakan langganan majalah gratis (online atau offline)
• Buku hadiah
• Tawarkan sertifikat hadiah ke toko buku lokal

Jika karyawan Anda senang membaca buku yang berhubungan dengan pekerjaan mereka dan niche Anda, itu bagus. Tetapi jika mereka tidak menyukainya, biarkan mereka membaca novel fiksi ilmiah dan literatur lain yang tidak berhubungan dengan pekerjaan pilihan mereka.

8. Desain panduan dan template penulisan

Akan lebih mudah bagi karyawan Anda untuk membuat dokumen teks jika mereka memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana tampilan dokumen yang sempurna.

Anda harus mendesain template yang menunjukkan struktur email, memo, dan teks pendek lainnya yang benar. Selain itu, Anda harus membuat panduan penulisan yang menjelaskan cara membuat file teks besar dari awal. Dalam panduan Anda, Anda harus menentukan struktur dokumen tertentu, misalnya, laporan bulanan, dan kekhasan formatnya.

Tergantung pada keahlian Anda dan jumlah waktu yang Anda miliki, Anda dapat mendesain template dan panduan sendiri atau menggunakan layanan penulisan online.

Beberapa hal yang perlu Anda ketahui tentang meningkatkan keterampilan menulis karyawan Anda…

• Jangan mengharapkan hasil yang cepat . Karyawan membutuhkan waktu untuk memupuk keterampilan menulis bisnis. Jadi tolong, bersabarlah.
• Jangan mengharapkan kemajuan yang sama dari karyawan yang berbeda . Setiap orang itu unik: beberapa orang memperoleh keterampilan baru lebih cepat, yang lain melakukannya lebih lambat.
• Meskipun Anda dapat mengakses alat tulis gratis, pertimbangkan untuk menginvestasikan uang dalam kursus pelatihan yang dirancang secara profesional dan program dukungan menulis . Itu akan menguntungkan perusahaan Anda dalam jangka panjang.

Membungkus

Pada tahun 2020, Anda memiliki semua alat yang diperlukan untuk membantu karyawan Anda meningkatkan keterampilan menulis bisnis mereka. Jadi, jangan ragu untuk mengambil langkah selanjutnya – berikan dukungan dan bantuan yang memadai kepada karyawan Anda. Upaya Anda akan dihargai dengan tingkat produktivitas yang lebih tinggi dan citra merek yang lebih kuat.