Как провести эффективную деловую встречу; Что можно и нельзя

Как менеджер среднего звена, скорее всего, вы проводите 35% своего рабочего времени на совещаниях.

С другой стороны, топ-менеджеры тратят 50% своего времени на организацию и проведение совещаний, как виртуальных, так и физических.

И если внимательно присмотреться, то большинство этих встреч идут не совсем по плану.

Некоторые участники опаздывают на 15 и более минут…

Иногда вам просто нужно полностью сделать отсрочку.

Так сказать, если вам это надоело и вы хотите узнать, как провести эффективную деловую встречу; что можно, а что нельзя , вы находитесь в правильном месте.

Давайте углубимся в это, чтобы вы могли;

• Создайте успешную стратегию встречи

• Тратьте меньше времени на то, что нужно

• Убедитесь, что все появляются

• Сэкономьте время на другие важные дела.

Звучит здорово? Давайте погрузимся.

7 правил успешной деловой встречи

• Правильные люди для правильной встречи; прежде чем делать обходы с телефонными звонками, проясните одну вещь; эта встреча действительно нужна ? На это следует ответить честно. Вы хотите сидеть сложа руки, добраться до сути цели встречи. В большинстве случаев, что скорее нужно сделать, так это отправить части персонализированных электронных писем, чтобы передать ваше сообщение раз и навсегда. Итак, предположим, что отправка почты или другие системы виртуального общения не годятся, тогда встреча в реальной жизни может быть неизбежной. Но опять же, вы хотите, чтобы ваш круг был небольшим. И как раз по словам Джеффа Безоса, если одной пиццы недостаточно, чтобы накормить несколько участников собрания, ничего хорошего из этого не выйдет. Хорошее эмпирическое правило — приглашать только тех людей, которых вы выбрали на основе анализа, чтобы они внесли огромный вклад в итоги собрания.

• Правильный конференц-зал и правильное время; трансатлантические встречи организовать труднее всего. Как раз в то время, когда одни участники собираются на день, другие только отправляются в путь. Чтобы придумать расписание, составленное таким образом, чтобы каждый участник пришел, разошлите записку, чтобы узнать, в какое время каждый участник будет доступен. Обратите внимание, что также следует учитывать, сколько времени вам нужно для завершения встречи. Это даст вам ретроспективное представление о том, является ли это разовой или повторяющейся встречей. Исходя из этого, придумайте способ составить подходящий график. Точно так же обеспечьте пространство для собраний, соответствующее количеству участников.

• Подготовить; это важно, и я действительно имею в виду. Должны быть определены ожидания, критерии успеха, планы и основные документы. Должны ли участники приносить свои ноутбуки и блокноты, чтобы делать заметки? Какие проблемы предстоит решить и какие основы будет обсуждаться на встрече? Вы хотите растянуть все это, чтобы гарантировать, что ваш уровень приверженности программе будет взаимным, чтобы избежать суровой реальности. Кроме того, позаботьтесь о том, чтобы все необходимое оборудование для успеха программы было предоставлено заранее.

• Подтвердить, отменить конфликт или отрепетировать; после того, как вы выгравируете детали программы в своем официальном приглашении и разошлете их, отправьте каждому участнику дополнительную информацию за день до дня «Д». Это позволит вам узнать, следует ли отменить встречу или нет, исходя из того, сколько положительных отзывов вы получите. Если положительный, вы хотите пройти весь шебанг в последний раз. Ни один великий менеджмент не готовит презентацию на ровном месте. Так что вперед, репетируйте свои слайды.

• Назначьте лидера и слушайте; хотя вам может понадобиться секретарь для ведения протоколов, вам также нужен руководитель собрания, чтобы координировать все это. Это дает вам платформу, чтобы вложить свое внимание и энергию в то, чтобы провести презентацию дома. Само собой разумеется, слушайте больше, чем говорите, помните о разных личностях, будьте вежливы, профессионально одевайтесь и знайте, где сесть.

• Дополнительное время; оставайтесь на месте, двигайтесь, говорите уверенно, знайте свою аудиторию и оставайтесь в теме. Хотя все это имеет такое же значение, как и соблюдение временных ограничений, не менее важно оставлять время для перерывов. Имейте в виду, что еще одно дополнительное время должно быть опущено для вопросов и ответов на них.

• Спасибо, последующие действия по заметкам и действиям; в заключение, спасибо всем участникам имеет значение. Кроме того, делитесь заметками, которые охватывают идеи, решения и действия, отраженные в презентации. Лучше всего это сделать по электронной почте с включенным запросом на обратную связь.

5 правил успешной деловой встречи

Вот чего нельзя делать на встрече…

• Не будьте негативными; вот как встреча становится катастрофой; перекладывая вину, осуждая и защищаясь. Лучшее, что вы можете сделать, — убедиться, что вся обратная связь носит конструктивный характер с положительным подкреплением. Используйте тон, который способствует творчеству, и избегайте негативных отзывов даже о человеке, которого нет на месте.

• Не становитесь властным / не тратьте время понапрасну; возможно, вам просто нужно просмотреть слайды непосредственно перед программой, чтобы избавиться от лишнего и не тратить время на ненужные вещи. И пока вы пытаетесь максимально направить собрание в нужное русло, не становитесь властным, даже если кажется, что группа участников излишне отвлекается.

• Не медлите; как только время, место и количество участников будут определены, придерживайтесь плана.

• Не опаздывайте; независимо от того, являетесь ли вы организатором или участником, перетасуйте свое расписание таким образом, чтобы ничто не помешало вам добраться до места встречи вовремя. И если ты опоздаешь из-за каких-то непредвиденных обстоятельств, большие извинения не помешают, верно?

• Не забывайте визуальные эффекты; визуальные эффекты — это способ создать благоприятную среду для презентации. Поэкспериментируйте с большим количеством из них до дня «Д» и включите изображения в свой пригласительный билет, чтобы подбодрить даже тех, кто не хочет этого делать.

Вывод

Успешная встреча не может быть легкой прогулкой. С правильными правилами, согласованными с твердой стратегией, вы можете избежать канав и довести свою презентацию до конца. Кажется, я только что показал вам весь слайд о том, как провести эффективную деловую встречу . Оставьте свои сообщения в комментариях ниже, если вы что-то пропустили.