提高員工商務寫作技巧的 8 種方法

無論您的員工多麼有才華和技能，您都應該培訓他們並幫助他們在專業上不斷成長。 您應該確保為您的公司工作的人擁有帶領您的品牌走向成功所需的所有技能。

我們往往忽略的一項基本技能是商務寫作技巧。 今天，我們將討論它的重要性。 此外，我們將討論提高員工商務寫作技巧應採取的步驟。

為什麼提高員工的商務寫作技巧很重要？

首先，讓我們談談商務寫作技巧的重要性。 讓我們弄清楚為什麼你應該關心你的員工的寫作水平。

如果您幫助您的員工提高他們的技能，您將取得以下成果。

確保工作場所的有效溝通

當員工清楚地表達他們的想法時，工作場所就不會有衝突和誤解。 由於每個人都對情況有清楚的了解，因此對話和討論進行得很順利。

提高生產率

具有出色寫作能力的員工比其他人更快、更有效地完成簡單的寫作任務。 他們不會花太多時間編輯報告和校對電子郵件——他們有更多時間專注於他們的主要工作活動。

保護您的品牌聲譽

通過向客戶和供應商發送寫得不好的電子郵件和報告，員工將品牌形象置於風險之中。 由於人們不信任語法不佳的人，也不信任僱用此類員工的公司，因此確保為您公司工作的每個人都具有較高的寫作技巧至關重要。

這裡有： 頂級品牌聲譽管理工具

吸引您的客戶

營銷人員、銷售經理和客戶支持代表通過書面形式向客戶展示您的品牌。 重要的是要確保您的每個員工都了解參與寫作的基礎知識，並了解如何利用文字的力量讓人們愛上您的品牌。

也就是說，您可以通過以下方式提高員工的商務寫作技巧；

1.支付在線課程

幫助員工獲得新技能的最簡單但最有效的方法之一可能是通過在線課程。

在線課程讓您的員工可以按照自己的節奏學習，不需要您額外投入。

網上有很多商務寫作課程。 如果您想選擇一個完全適合您的組織和員工需求的平台，請查看以下教育平台：

• 烏迪米
• Coursera
• 變得更聰明
• EDX
• [電子郵件保護]

選擇在線課程時，您應該考慮以下幾點：

• 課程長度。 有些課程持續一周，有些課程持續幾個月。 如果您的員工不熱衷於學習，請不要為 12 週的課程付費。
• 所需的努力。 根據所選擇的課程，員工每週需要一到十個小時來完成任務。 考慮允許員工在工作時間學習，這樣他們就不必犧牲個人時間。
• 定價。 有些課程價格過高。 在進行任何付款之前閱讀評論。
• 靈活性。 不同的員工有不同的需求和個人喜好。 允許他們參加他們選擇的課程。
• 負擔能力。 Udemy 等一些平台提供免費課程。 如果您的預算有限，免費課程是您的完美解決方案。

2. 組織商務寫作培訓

您的員工糟糕的商業寫作技巧是否會給您帶來大問題和經濟損失？ 不要猶豫，請一位專業教練到辦公室。 教練將評估您員工當前的技能水平，並提供個性化的解決方案。

與教練合作的主要好處是什麼？ 教練將幫助您的團隊在短時間內取得出色的成績。

主要缺點是什麼？ 這是培訓員工最昂貴的方式。 如果你經營一家小公司，你幾乎負擔不起。

有沒有替代解決方案？ 其實，是。 如果你有出色的商務寫作能力和一些教學和輔導技巧，你可以自己設計一門教育課程。 由於您了解每位員工的優勢和劣勢，您將能夠創建最合適的計劃。

3. 提供免費校對工具

語法差是一個大問題，有一個簡單的解決方案。 多虧了新技術，我們只需點擊幾下就可以從字面上擺脫校對問題。

如果您的員工犯了大量的拼寫錯誤和拼寫錯誤，請讓他們使用諸如 Grammarly 之類的校對工具。

人工智能驅動的語法檢查器將大大減輕員工的工作，並幫助他們從錯誤中吸取教訓。 該系統突出顯示所有拼寫錯誤的單詞和錯誤書寫的短語，讓員工了解他們犯的常見錯誤以及如何解決這些錯誤。

流行的語法檢查器對每個人來說都是負擔得起的——它們中的大多數都有免費版本。 因此，即使您目前遇到財務困難，您仍然可以利用新技術。

4. 提供充分的反饋

在技​​能改進方面，反饋非常重要。

作為領導者，你應該與員工討論他們的錯誤。 但你應該明智地這樣做。 因為，對於大多數人來說，很難接受批評，所以你應該謹慎選擇用詞。 您需要確保您的反饋不會傷害員工的感情和自尊心。

不要讓員工為所犯的錯誤感到內疚。 向他們展示您的支持並為他們提供可能的解決方案。

如果您不想批評員工的技能，您可以選擇另一種方法。 您可以使用寫作服務作為中介——專業編輯將審查您員工的作品並提供建設性的反饋。 這樣，您就不會破壞與員工的信任。

5.成為榜樣

現在誠實地回答以下問題：

• 你的商務寫作水平如何？
• 你有完美的語法嗎？
• 你有沒有努力提高你的技能？

您的員工將您視為榜樣。 他們試圖在你做的每一件事上跟隨你。 因此，如果您承認自己的寫作技巧並不完美並開始改正錯誤，那麼您的員工很可能也會這樣做。

報名參加在線課程。 安裝語法檢查瀏覽器擴展。 並採取其他步驟成為更好的作家。 您的員工會跟隨您，從長遠來看，這將使您的公司受益匪淺。

6.利用遊戲化

人類天生具有競爭力。 每次我們在路上看到競爭對手時，我們都會更加努力地工作，以成為贏家為目標。

如果您將競爭精神與遊戲化結合起來，您將激勵您的員工更加努力地提高他們的商業寫作技巧。 以下是您可以做什麼的一些想法：

• 舉辦“本月商業作家”競賽。 鼓勵員工更仔細地編輯他們的報告以獲得獎勵。
• 使用積分、徽章和排行榜。 讓您的員工與同事相比，看看他們在寫作方面的表現如何。
• 使用信息圖表和遊戲等交互式內容讓您的員工參與學習過程。

7.鼓勵你的員工閱讀更多

讀的人越多，寫的就越好。 所以如果你想讓你的員工成為更好的作家，你應該鼓勵他們花更多的時間閱讀。 您可以通過多種方式做到這一點：

• 提供免費雜誌訂閱（在線或離線）
• 禮品書
• 向當地書店提供禮券

如果您的員工喜歡閱讀與他們的工作和您的利基相關的書籍，那就太好了。 但如果他們不喜歡，就讓他們閱讀科幻小說和其他他們選擇的與工作無關的文學作品。

8. 設計寫作指南和模板

如果您的員工清楚地了解完美文檔的外觀，他們將更容易創建文本文檔。

您應該設計顯示電子郵件、備忘錄和其他短文本的正確結構的模板。 此外，您應該創建說明如何從頭開始創建大型文本文件的寫作指南。 在您的指南中，您應該指定特定文檔的結構，例如月度報告，以及其格式的特殊性。

根據您的技能和擁有的時間，您可以自己設計模板和指南或使用在線寫作服務。

關於提高員工的寫作技巧，您需要了解的幾件事……

• 不要期望快速的結果。 員工需要時間來培養商務寫作技巧。 所以，請耐心等待。
• 不要期望不同的員工有同樣的進步。 每個人都是獨一無二的：有些人獲得新技能的速度較快，有些人則較慢。
• 即使您可以使用免費的寫作工具，也請考慮投資專業設計的培訓課程和寫作支持計劃。 從長遠來看，這將使您的公司受益。

包起來

在 2020 年，您擁有幫助員工提高商務寫作技能所需的所有工具。 因此，請毫不猶豫地採取下一步行動——為您的員工提供充分的支持和幫助。 您的努力將獲得更高的生產力水平和更強大的品牌形象。