従業員のビジネスライティングスキルを向上させる8つの方法

あなたの従業員がどれほど才能があり熟練していても、あなたは彼らを訓練し、彼らが専門的に成長し続けるのを助けるべきです。 あなたの会社で働く人々があなたのブランドを成功に導くために必要なすべてのスキルを持っていることを確認する必要があります。

私たちが見落としがちな重要なスキルの1つは、ビジネスライティングスキルです。 今日はその重要性についてお話します。 また、従業員のビジネスライティングスキルを向上させるために取るべきステップについても説明します。

従業員のビジネスライティングスキルを向上させることが重要なのはなぜですか？

まず、ビジネスライティングスキルの重要性についてお話ししましょう。 従業員がどれだけ上手に書くかを気にする必要がある理由を理解しましょう。

従業員のスキルアップを支援すると、以下のような成果が得られます。

職場での効果的なコミュニケーションを確保する

従業員が自分の考えを明確に伝えることで、職場での対立や誤解はありません。 誰もが状況を明確に理解しているので、会話や話し合いがスムーズに進みます。

生産性を高める

優れたライティングスキルを持つ従業員は、他の従業員よりも速く、より効果的に簡単なライティングタスクを完了します。 彼らは、レポートの編集や電子メールの校正にそれほど多くの時間を費やしていません。彼らは、主な作業活動に集中するためのより多くの時間を持っています。

ブランドの評判を守る

不十分に書かれた電子メールやレポートをクライアントやサプライヤーに送信することにより、従業員はブランドイメージを危険にさらします。 人々は貧弱な文法で書く個人を信頼せず、そのような従業員を雇用する会社を信頼しないので、あなたの会社で働くすべての人が高いライティングスキルを持っていることを保証することは非常に重要です。

ここにあります：トップブランドの評判管理ツール

顧客を引き付ける

マーケター、セールスマネージャー、カスタマーサポート担当者は、書面でブランドを顧客に提示します。 そして、各従業員が魅力的な文章の基本を理解し、人々があなたのブランドに恋をするように言葉の力を使用する方法を理解していることを確認することが重要です。

そうは言っても、ここにあなたがあなたの従業員のビジネスライティングスキルを向上させることができる方法があります。

1.オンラインコースの支払い

おそらく、従業員が新しいスキルを習得するのを支援する最も簡単でありながら最も効果的な方法の1つは、オンラインコースを利用することです。

オンラインコースでは、従業員が自分のペースで勉強することができ、あなたからの追加の入力は必要ありません。

ウェブ上にはたくさんのビジネスライティングクラスがあります。 組織と従業員のニーズに完全に適合するものを選択したい場合は、次の教育プラットフォームを確認してください。

• ユーデミー
• コーセラ
• GetSmarter
• EDX
• [メール保護]

オンラインコースを選択するときは、次のことを考慮する必要があります。

• コースの長さ。 1週間続くコースもあれば、数か月続くコースもあります。 従業員が勉強に熱心でない場合は、12週間のコースにお金を払わないでください。
• 必要な労力。 選択したコースにもよりますが、従業員がタスクに取り組むのに週に1時間から10時間かかります。 個人的な時間を犠牲にする必要がないように、従業員が勤務時間中に勉強できるようにすることを検討してください。
• 価格。 一部のコースは高額です。 支払いをする前にレビューを読んでください。
• 柔軟性。 従業員が異なれば、ニーズや個人的な好みも異なります。 選択したコースに登録できるようにします。
• 手頃な価格。 Udemyのような一部のプラットフォームは無料のクラスを提供しています。 予算内で運営している場合は、無料のクラスが最適なソリューションです。

2.ビジネスライティングトレーニングを開催する

従業員のビジネスライティングスキルが低いと、大きな問題や経済的損失が発生しますか？ 遠慮なくプロのコーチをオフィスに招待してください。 コーチは、従業員のスキルの現在のレベルを評価し、パーソナライズされたソリューションを提供します。

コーチと一緒に働くことの主な利点は何ですか？ コーチはあなたのチームが短期間で素晴らしい結果を達成するのを助けます。

主な欠点は何ですか？ これは、従業員をトレーニングするための最も費用のかかる方法です。 あなたが小さな会社を経営しているなら、あなたはそれを買う余裕がほとんどありません。

代替ソリューションはありますか？ 実はそうです。 あなたが優れたビジネスライティングスキルといくつかの教育とコーチングスキルを持っているなら、あなたはあなた自身で教育コースを設計することができます。 各従業員の長所と短所を知っているので、最適なプログラムを作成することができます。

3.校正ツールへの無料アクセスを提供します

文法が不十分なことは、簡単な解決策がある大きな問題です。 新しいテクノロジーのおかげで、数回クリックするだけで文字通り校正の問題を取り除くことができます。

従業員がスペルミスやタイプミスをたくさん犯した場合は、Grammarlyなどの校正ツールを使用するように従業員に提案してください。

AIを活用した文法チェッカーは、従業員の作業を大幅に軽減し、間違いから学ぶのに役立ちます。 システムは、スペルミスのある単語や間違って書かれたフレーズをすべて強調表示し、従業員がよくあるエラーとその修正方法を理解できるようにします。

人気のある文法チェッカーは誰にとっても手頃な価格です–それらのほとんどは無料版を持っています。 そのため、現在経済的な問題が発生している場合でも、新しいテクノロジーを利用できます。

4.適切なフィードバックを提供する

スキルアップに関しては、フィードバックは非常に重要です。

あなたはリーダーとして、従業員と彼らの過ちについて話し合うべきです。 しかし、あなたはそれを賢くするべきです。 ほとんどの人にとって、批判を受け入れるのは難しいので、慎重に言葉を選ぶべきです。 フィードバックが従業員の気持ちや自尊心を傷つけないようにする必要があります。

犯した過ちに対して従業員に罪を感じさせないでください。 彼らにあなたのサポートを示し、可能な解決策を提供してください。

従業員のスキルを批判したくない場合は、別のアプローチを選択できます。 執筆サービスを仲介者として使用できます。プロの編集者が従業員の執筆を確認し、建設的なフィードバックを提供します。 このようにして、従業員との信頼を損なうことはありません。

5.ロールモデルになる

次の質問に正直に答えてください。

• あなたのビジネスライティングスキルのレベルは何ですか？
• 完璧な文法はありますか？
• スキルアップに力を入れていますか？

あなたの従業員はあなたをロールモデルとして見ています。 彼らはあなたがするすべてのことであなたをフォローしようとします。 したがって、ライティングスキルが完璧ではないことを認め、間違いに取り組み始めると、従業員も同じことをする可能性が高くなります。

オンラインコースに登録します。 文法チェックブラウザ拡張機能をインストールします。 そして、より良い作家になるために他のステップを踏みます。 あなたの従業員はあなたをフォローし、それは長期的にあなたの会社に大きな利益をもたらします。

6.ゲーミフィケーションを活用する

人間は本質的に競争力があります。 途中で競合他社に出会うたびに、勝者を目指して仕事に力を入れています。

競争心とゲーミフィケーションを組み合わせると、従業員がビジネスライティングスキルの向上に一生懸命取り組むようになります。 ここにあなたができることのいくつかのアイデアがあります：

• 「今月のビジネスライター」コンテストを開催します。 受賞するには、レポートをより細心の注意を払って編集するよう従業員に奨励してください。
• ポイント、バッジ、リーダーボードを使用します。 同僚と比較して、書面でどれだけうまくやっているかを従業員に見てもらいましょう。
• インフォグラフィックやゲームなどのインタラクティブなコンテンツを使用して、従業員を学習プロセスに参加させます。

7.従業員にもっと読むように勧めます

より多くの人が読むほど、彼らはより良く書く。 したがって、従業員がより優れた作家になりたい場合は、読書にもっと時間を費やすように勧める必要があります。 あなたは複数の方法でそれを行うことができます：

• 無料の雑誌購読を提供する（オンラインまたはオフライン）
• ギフトブック
• 地元の書店に商品券を提供する

あなたの従業員が彼らの仕事とあなたのニッチに関連した本を読むのを楽しんでいるなら、それは素晴らしいことです。 しかし、それが気に入らない場合は、SF小説やその他の仕事に関係のない文学を読んでもらいましょう。

8.ライティングガイドとテンプレートをデザインする

完璧なドキュメントがどのように見えるかを従業員が明確に理解していれば、従業員はテキストドキュメントを簡単に作成できます。

電子メール、メモ、およびその他の短いテキストの適切な構造を示すテンプレートを設計する必要があります。 また、大きなテキストファイルを最初から作成する方法を説明するライティングガイドを作成する必要があります。 ガイドでは、月次レポートなどの特定のドキュメントの構造と、そのフォーマットの特殊性を指定する必要があります。

あなたのスキルとあなたが持っている時間の長さに応じて、あなたはあなた自身でテンプレートとガイドをデザインするか、オンラインライティングサービスを使うことができます。

従業員のライティングスキルを向上させるために知っておくべきいくつかのこと…

• 速い結果を期待しないでください。 従業員はビジネスライティングスキルを養うために時間を必要とします。 ですから、しばらくお待ちください。
• 異なる従業員から同じ進歩を期待しないでください。 すべての人はユニークです。新しいスキルを早く習得する人もいれば、遅く習得する人もいます。
• 無料のライティングツールにアクセスできますが、専門的に設計されたトレーニングコースやライティングサポートプログラムにお金を投資することを検討してください。 それは長期的にはあなたの会社に利益をもたらすでしょう。

まとめ

2020年には、従業員がビジネスライティングスキルを向上させるために必要なすべてのツールが用意されています。 したがって、次のステップに進むことを躊躇しないでください–従業員に適切なサポートと支援を提供してください。 あなたの努力は、より高い生産性レベルとより強いブランドイメージで報われるでしょう。