8 modi per migliorare le capacità di scrittura aziendale dei tuoi dipendenti

Non importa quanto siano talentuosi e abili i tuoi dipendenti, dovresti formarli e aiutarli a continuare a crescere professionalmente. Dovresti assicurarti che le persone che lavorano per la tua azienda possiedano tutte le competenze necessarie per portare il tuo marchio al successo.

Una delle abilità essenziali che tendiamo a trascurare è la capacità di scrivere affari. Oggi parleremo della sua importanza. Inoltre, discuteremo i passi da intraprendere per migliorare le capacità di scrittura commerciale dei dipendenti.

Perché è importante migliorare le capacità di scrittura commerciale dei tuoi dipendenti?

Prima di tutto, parliamo dell'importanza delle abilità di scrittura commerciale. Scopriamo perché dovresti preoccuparti di quanto bene scrivono i tuoi dipendenti.

Se aiuti i tuoi dipendenti a migliorare le loro competenze, otterrai i seguenti risultati.

Garantire una comunicazione efficace sul posto di lavoro

Quando i dipendenti comunicano chiaramente le loro idee, non ci sono conflitti e incomprensioni sul posto di lavoro. Dal momento che tutti hanno una chiara comprensione della situazione, le conversazioni e le discussioni procedono senza intoppi.

Aumentare la produttività

I dipendenti con eccezionali capacità di scrittura completano semplici attività di scrittura in modo più rapido ed efficace di altri. Non trascorrono molto tempo a modificare i rapporti ea correggere le bozze delle e-mail: hanno più tempo per concentrarsi sulle loro principali attività lavorative.

Proteggi la reputazione del tuo marchio

Inviando e-mail e rapporti scritti male a clienti e fornitori, i dipendenti mettono a rischio l'immagine del marchio. Dal momento che le persone non si fidano delle persone che scrivono con scarsa grammatica e non si fidano delle aziende che impiegano tali dipendenti, è di fondamentale importanza garantire che tutti coloro che lavorano per la tua azienda abbiano elevate capacità di scrittura.

Ecco : i migliori strumenti di gestione della reputazione del marchio

Coinvolgi i tuoi clienti

Operatori di marketing, responsabili delle vendite e rappresentanti dell'assistenza clienti presentano il tuo marchio ai tuoi clienti per iscritto. Ed è importante assicurarsi che ciascuno dei tuoi dipendenti conosca le basi della scrittura coinvolgente e capisca come usare il potere delle parole per far innamorare le persone del tuo marchio.

Detto questo, ecco i modi in cui puoi migliorare le capacità di scrittura commerciale dei tuoi dipendenti;

1. Paga i corsi online

Probabilmente uno dei modi più semplici, ma anche più efficaci, per aiutare i dipendenti ad acquisire nuove competenze è attraverso i corsi online.

I corsi online consentono ai tuoi dipendenti di studiare al proprio ritmo e non richiedono alcun contributo aggiuntivo da parte tua.

Ci sono un sacco di corsi di scrittura aziendale sul web. Se vuoi sceglierne uno che si adatti perfettamente alle esigenze della tua organizzazione e dei tuoi dipendenti, dai un'occhiata alle seguenti piattaforme educative:

• Udemy
• Coursera
• Diventare più intelligenti
• EDX
• [email protetta]

Quando scegli un corso online, dovresti considerare quanto segue:

• Durata del corso . Alcuni corsi durano una settimana, altri – alcuni mesi. Non pagare per corsi di 12 settimane se i tuoi dipendenti non sono entusiasti di studiare.
• Lo sforzo richiesto . A seconda del corso scelto, un dipendente impiegherà da una a dieci ore alla settimana per lavorare sui compiti. Considera la possibilità di consentire ai dipendenti di studiare durante l'orario di lavoro in modo che non debbano sacrificare il loro tempo personale.
• Prezzo . Alcuni corsi sono troppo cari. Leggi le recensioni prima di effettuare qualsiasi pagamento.
• Flessibilità . Dipendenti diversi hanno esigenze e preferenze personali diverse. Consenti loro di iscriversi ai corsi di loro scelta.
• Accessibilità . Alcune piattaforme come Udemy offrono lezioni gratuite. Se operi con un budget limitato, le lezioni gratuite sono la soluzione perfetta per te.

2. Organizzare un corso di scrittura aziendale

Le scarse capacità di scrittura commerciale dei tuoi dipendenti ti causano grossi problemi e perdite finanziarie? Non esitate a invitare in ufficio un coach professionista. Il coach valuterà il livello attuale delle competenze dei tuoi dipendenti e offrirà una soluzione personalizzata.

Quali sono i principali vantaggi di lavorare con un coach? L'allenatore aiuterà la tua squadra a raggiungere grandi risultati in un breve periodo di tempo.

Quali sono i principali inconvenienti? È il modo più costoso per formare i dipendenti. Se gestisci una piccola azienda, difficilmente te lo puoi permettere.

Ci sono soluzioni alternative? Attualmente si. Se hai eccezionali capacità di scrittura commerciale e alcune capacità di insegnamento e coaching, puoi progettare un corso educativo da solo. Poiché conosci i punti di forza e di debolezza di ciascuno dei tuoi dipendenti, sarai in grado di creare il programma più adatto.

3. Fornire libero accesso agli strumenti di correzione di bozze

La scarsa grammatica è un grosso problema che ha una soluzione semplice. Grazie alle nuove tecnologie, possiamo eliminare i problemi di correzione di bozze letteralmente in pochi clic.

Se i tuoi dipendenti commettono un sacco di errori di ortografia e di battitura, offri loro di utilizzare strumenti di correzione di bozze come Grammarly.

I correttori grammaticali basati sull'intelligenza artificiale faciliteranno molto il lavoro dei tuoi dipendenti e li aiuteranno a imparare dai loro errori. Il sistema evidenzia tutte le parole errate e le frasi scritte in modo errato consentendo ai dipendenti di capire quali errori comuni fanno e come risolverli.

I correttori grammaticali popolari sono alla portata di tutti: la maggior parte di essi ha versioni gratuite. Quindi, anche se attualmente stai riscontrando difficoltà finanziarie, puoi comunque sfruttare le nuove tecnologie.

4. Fornire un feedback adeguato

Quando si tratta di migliorare le abilità, il feedback è estremamente importante.

Tu, come leader, dovresti discutere con i dipendenti dei loro errori. Ma dovresti farlo con saggezza. Dal momento che, per la maggior parte delle persone, è difficile accettare le critiche, dovresti scegliere attentamente le parole. Devi assicurarti che il tuo feedback non danneggi i sentimenti e l'autostima dei dipendenti.

Non far sentire i dipendenti in colpa per gli errori commessi. Mostra loro il tuo supporto e offri loro una possibile soluzione.

Se non vuoi criticare le capacità dei tuoi dipendenti, puoi scegliere un altro approccio. Puoi utilizzare un servizio di scrittura come intermediario: un editore professionista esaminerà gli scritti dei tuoi dipendenti e fornirà un feedback costruttivo. In questo modo, non distruggerai la fiducia con i dipendenti.

5. Diventa un modello

Ora sii onesto rispondendo alle seguenti domande:

• Qual è il tuo livello di abilità di scrittura commerciale?
• Hai una grammatica perfetta?
• Ti impegni a migliorare le tue capacità?

I tuoi dipendenti ti vedono come un modello. Cercano di seguirti in tutto ciò che fai. Quindi, se ammetti che le tue capacità di scrittura non sono perfette e inizi a lavorare sui tuoi errori, è molto probabile che i tuoi dipendenti faranno lo stesso.

Iscriviti a un corso online. Installa un'estensione del browser per il controllo grammaticale. E fai altri passi per diventare uno scrittore migliore. I tuoi dipendenti ti seguiranno e, a lungo termine, la tua azienda sarà di grande beneficio.

6. Approfitta della ludicizzazione

Gli esseri umani sono competitivi per natura. Ogni volta che vediamo concorrenti sulla nostra strada, ci impegniamo di più nel nostro lavoro, con l'obiettivo di diventare vincitori.

Se abbini lo spirito competitivo con la ludicizzazione, motiverai i tuoi dipendenti a lavorare di più per migliorare le loro capacità di scrittura aziendale. Ecco alcune idee su cosa puoi fare:

• Lancia un concorso "Scrittore d'affari del mese". Incoraggia i dipendenti a modificare i loro rapporti in modo più meticoloso per essere premiati.
• Usa punti, badge e classifiche . Fai vedere ai tuoi dipendenti quanto stanno facendo bene per iscritto rispetto ai loro colleghi.
• Usa contenuti interattivi come infografiche e giochi per coinvolgere i tuoi dipendenti nel processo di studio.

7. Incoraggia i tuoi dipendenti a leggere di più

Più persone leggono, meglio scrivono. Quindi, se vuoi che i tuoi dipendenti diventino scrittori migliori, dovresti incoraggiarli a dedicare più tempo alla lettura. Puoi farlo in diversi modi:

• Fornire abbonamenti gratuiti a riviste (online o offline)
• Libri regalo
• Offri buoni regalo alle librerie locali

Se ai tuoi dipendenti piace leggere libri relativi al loro lavoro e alla tua nicchia, è fantastico. Ma se non gli piace, lascia che leggano romanzi di fantascienza e altra letteratura non legata al lavoro a loro scelta.

8. Progetta guide e modelli di scrittura

Sarà più facile per i tuoi dipendenti creare documenti di testo se hanno una chiara comprensione dell'aspetto di un documento perfetto.

Dovresti progettare modelli che mostrino la struttura corretta di e-mail, promemoria e altri brevi testi. Inoltre, dovresti creare guide di scrittura che spieghino come creare file di testo di grandi dimensioni da zero. Nella tua guida, dovresti specificare la struttura di un particolare documento, ad esempio un rapporto mensile, e le particolarità della sua formattazione.

A seconda delle tue capacità e della quantità di tempo che possiedi, puoi progettare modelli e guide da solo o utilizzare servizi di scrittura online.

Alcune cose che devi sapere per migliorare le capacità di scrittura dei tuoi dipendenti...

• Non aspettarti risultati veloci . I dipendenti hanno bisogno di tempo per coltivare le capacità di scrittura aziendale. Quindi, per favore, sii paziente.
• Non aspettarti gli stessi progressi da dipendenti diversi . Ogni persona è unica: alcune persone acquisiscono nuove abilità più velocemente, altre lo fanno più lentamente.
• Anche se puoi accedere a strumenti di scrittura gratuiti, considera di investire denaro in corsi di formazione progettati professionalmente e programmi di supporto alla scrittura . Ciò andrà a beneficio della tua azienda a lungo termine.

Avvolgendo

Nel 2020 disponi di tutti gli strumenti necessari per aiutare i tuoi dipendenti a migliorare le proprie capacità di scrittura aziendale. Quindi non esitare a fare il passo successivo: fornisci ai tuoi dipendenti supporto e assistenza adeguati. I tuoi sforzi saranno ricompensati con livelli di produttività più elevati e un'immagine del marchio più forte.