8 طرق لتحسين مهارات كتابة الأعمال لدى موظفيك

بغض النظر عن مدى موهبة موظفيك ومهاراتهم ، يجب عليك تدريبهم ومساعدتهم على مواصلة النمو مهنيًا. يجب عليك التأكد من أن الأشخاص الذين يعملون في شركتك يمتلكون جميع المهارات اللازمة لقيادة علامتك التجارية إلى النجاح.

إحدى المهارات الأساسية التي نميل إلى التغاضي عنها هي مهارات كتابة الأعمال. اليوم سنتحدث عن أهميتها. أيضًا ، سنناقش الخطوات التي يجب على المرء اتخاذها لتحسين مهارات الكتابة التجارية للموظفين.

لماذا من المهم تحسين مهارات كتابة الأعمال لموظفيك؟

بادئ ذي بدء ، لنتحدث عن أهمية مهارات كتابة الأعمال. دعنا نكتشف لماذا يجب أن تهتم بمدى جودة كتابة موظفيك.

إذا ساعدت موظفيك على تحسين مهاراتهم ، فستحقق النتائج التالية.

ضمان التواصل الفعال في مكان العمل

عندما يقوم الموظفون بتوصيل أفكارهم بوضوح ، لا توجد تعارضات وسوء فهم في مكان العمل. نظرًا لأن كل شخص لديه فهم واضح للموقف ، فإن المحادثات والمناقشات تسير بسلاسة.

زيادة الإنتاجية

الموظفون الذين لديهم مهارات كتابية متميزة يكملون مهام الكتابة البسيطة بشكل أسرع وأكثر فاعلية من غيرهم. إنهم لا يقضون الكثير من الوقت في تحرير التقارير وتدقيق رسائل البريد الإلكتروني - فلديهم المزيد من الوقت للتركيز على أنشطة عملهم الرئيسية.

حماية سمعة علامتك التجارية

من خلال إرسال رسائل بريد إلكتروني وتقارير سيئة الكتابة إلى العملاء والموردين ، يعرض الموظفون صورة العلامة التجارية للخطر. نظرًا لأن الناس لا يثقون في الأفراد الذين يكتبون بقواعد ضعيفة ولا يثقون في الشركات التي توظف مثل هؤلاء الموظفين ، فمن الأهمية بمكان التأكد من أن كل شخص يعمل في شركتك يتمتع بمهارات كتابة عالية.

فيما يلي : أفضل أدوات إدارة سمعة العلامات التجارية

اجذب عملائك

يقدم المسوقون ومديرو المبيعات وممثلو دعم العملاء علامتك التجارية إلى عملائك من خلال الكتابة. ومن المهم التأكد من أن كل موظف لديك يعرف أساسيات الانخراط في الكتابة ويفهم كيفية استخدام قوة الكلمات لجعل الناس يقعون في حب علامتك التجارية.

ومع ذلك ، إليك الطرق التي يمكنك من خلالها تحسين مهارات كتابة الأعمال لدى موظفيك ؛

1. الدفع للدورات على الإنترنت

ربما تكون إحدى أسهل الطرق وأكثرها فاعلية لمساعدة الموظفين على اكتساب مهارات جديدة من خلال الدورات التدريبية عبر الإنترنت.

تسمح الدورات التدريبية عبر الإنترنت لموظفيك بالدراسة بالسرعة التي تناسبهم ولا تتطلب أي مدخلات إضافية منك.

هناك مجموعة من دروس كتابة الأعمال على شبكة الإنترنت. إذا كنت ترغب في اختيار واحد يناسب مؤسستك تمامًا واحتياجات موظفيك ، فراجع المنصات التعليمية التالية:

• Udemy
• كورسيرا
• كن أذكى
• EDX
• [البريد الإلكتروني محمي]

عند اختيار دورة تدريبية عبر الإنترنت ، يجب مراعاة ما يلي:

• طول الدورة . بعض الدورات تستمر لمدة أسبوع ، والبعض الآخر - لبضعة أشهر. لا تدفع مقابل دورات مدتها 12 أسبوعًا إذا لم يكن موظفوك متحمسين للدراسة.
• الجهد المطلوب . اعتمادًا على الدورة المختارة ، سوف يستغرق الموظف من ساعة إلى عشر ساعات في الأسبوع للعمل على المهام. ضع في اعتبارك السماح للموظفين بالدراسة أثناء ساعات العمل حتى لا يضطروا للتضحية بوقتهم الشخصي.
• التسعير . بعض الدورات باهظة الثمن. اقرأ المراجعات قبل إجراء أي مدفوعات.
• المرونة . الموظفين المختلفين لديهم احتياجات وتفضيلات شخصية مختلفة. السماح لهم بالتسجيل في الدورات التي يختارونها.
• القدرة على تحمل التكاليف . تقدم بعض المنصات مثل Udemy دروسًا مجانية. إذا كنت تعمل بميزانية محدودة ، فإن الدروس المجانية هي الحل الأمثل لك.

2. تنظيم تدريب على كتابة الأعمال

هل تتسبب مهارات الكتابة التجارية السيئة لموظفيك في مشاكل كبيرة وخسائر مالية؟ لا تتردد في دعوة مدرب محترف إلى المكتب. سيقيم المدرب المستوى الحالي لمهارات موظفيك ويقدم حلاً مخصصًا.

ما هي الفوائد الرئيسية للعمل مع مدرب؟ سيساعد المدرب فريقك على تحقيق نتائج رائعة في فترة زمنية قصيرة.

ما هي العيوب الرئيسية؟ إنها أغلى طريقة لتدريب الموظفين. إذا كنت تدير شركة صغيرة ، فلا يمكنك تحمل تكاليفها.

هل توجد حلول بديلة؟ في الواقع نعم. إذا كانت لديك مهارات كتابة أعمال رائعة وبعض مهارات التدريس والتدريب ، يمكنك تصميم دورة تعليمية بنفسك. نظرًا لأنك تعرف نقاط القوة والضعف لكل موظف لديك ، فستتمكن من إنشاء البرنامج الأنسب.

3. توفير الوصول المجاني إلى أدوات التدقيق اللغوي

القواعد النحوية السيئة مشكلة كبيرة لها حل مباشر. بفضل التقنيات الجديدة ، يمكننا التخلص من مشكلات التدقيق اللغوي حرفياً ببضع نقرات.

إذا ارتكب موظفوك الكثير من الأخطاء الإملائية والأخطاء المطبعية ، فاعرض عليهم استخدام أدوات التدقيق اللغوي مثل Grammarly.

ستعمل المدققات النحوية المدعومة بالذكاء الاصطناعي على تسهيل عمل موظفيك كثيرًا ومساعدتهم على التعلم من أخطائهم. يبرز النظام جميع الكلمات التي بها أخطاء إملائية والعبارات المكتوبة بشكل غير صحيح مما يتيح للموظفين فهم الأخطاء الشائعة التي يرتكبونها وكيفية إصلاحها.

تعتبر أدوات التحقق من القواعد النحوية الشائعة في متناول الجميع - ومعظمها يحتوي على إصدارات مجانية. لذلك حتى إذا كنت تواجه حاليًا صعوبات مالية ، فلا يزال بإمكانك الاستفادة من التقنيات الجديدة.

4. تقديم ملاحظات كافية

عندما يتعلق الأمر بتحسين المهارات ، فإن التغذية الراجعة مهمة للغاية.

أنت ، كقائد ، يجب أن تناقش مع الموظفين أخطائهم. لكن عليك أن تفعل ذلك بحكمة. نظرًا لأنه من الصعب بالنسبة لمعظم الناس قبول النقد ، يجب عليك اختيار الكلمات بعناية. تحتاج إلى التأكد من أن ملاحظاتك لن تؤذي مشاعر الموظفين واحترامهم لذاتهم.

لا تجعل الموظفين يشعرون بالذنب بسبب الأخطاء التي ارتكبوها. أظهر لهم دعمك وقدم لهم حلًا ممكنًا.

إذا كنت لا تريد انتقاد مهارات موظفيك ، يمكنك اختيار نهج آخر. يمكنك استخدام خدمة الكتابة كوسيط - سيراجع محرر محترف كتابات موظفيك ويقدم ملاحظات بناءة. بهذه الطريقة ، لن تدمر الثقة مع الموظفين.

5. كن قدوة

كن صريحًا الآن في الإجابة على الأسئلة التالية:

• ما هو مستواك في مهارات الكتابة التجارية؟
• هل تتقن القواعد النحوية؟
• هل تبذل أي جهد في تحسين مهاراتك؟

يراك موظفوك كنموذج يحتذى به. إنهم يحاولون متابعتك في كل ما تفعله. لذا ، إذا اعترفت بأن مهاراتك الكتابية ليست مثالية وبدأت العمل على حل أخطائك ، فمن المحتمل جدًا أن يفعل موظفوك نفس الشيء.

التسجيل في دورة عبر الإنترنت. قم بتثبيت ملحق متصفح التدقيق النحوي. واتخذ خطوات أخرى لتصبح كاتبًا أفضل. سيتابعك موظفوك ، وسيفيد ذلك شركتك بشكل كبير على المدى الطويل.

6. الاستفادة من التلعيب

البشر منافسون بطبيعتهم. في كل مرة نرى منافسين في طريقنا ، نبذل المزيد من الجهد في عملنا ، بهدف أن نصبح فائزين.

إذا قمت بإقران الروح التنافسية بالتلاعب ، فسوف تحفز موظفيك على العمل بجدية أكبر لتحسين مهارات الكتابة في الأعمال. إليك بعض الأفكار حول ما يمكنك القيام به:

• قم بإجراء مسابقة "كاتب الأعمال لهذا الشهر". شجع الموظفين على تعديل تقاريرهم بدقة أكبر للحصول على الجوائز.
• استخدم النقاط والشارات ولوحات الصدارة . دع موظفيك يرون مدى جودة أدائهم في الكتابة مقارنة بزملائهم.
• استخدم المحتوى التفاعلي مثل الرسوم البيانية والألعاب لإشراك موظفيك في عملية الدراسة.

7. شجع موظفيك على قراءة المزيد

كلما قرأ الناس أكثر ، كلما كتبوا بشكل أفضل. لذلك إذا كنت تريد أن يصبح موظفيك كتابًا أفضل ، يجب أن تشجعهم على قضاء المزيد من الوقت في القراءة. يمكنك القيام بذلك بعدة طرق:

• توفير اشتراكات مجلات مجانية (عبر الإنترنت أو غير متصل)
• كتب الهدايا
• قدم شهادات الهدايا للمكتبات المحلية

إذا كان موظفوك يستمتعون بقراءة الكتب المتعلقة بوظائفهم ومكانتك ، فهذا رائع. ولكن إذا لم يعجبهم ، دعهم يقرأوا روايات الخيال العلمي وغيرها من الأدب غير المرتبط بالعمل الذي يختارونه.

8. تصميم أدلة الكتابة والقوالب

سيكون من الأسهل على موظفيك إنشاء مستندات نصية إذا كان لديهم فهم واضح لكيفية ظهور المستند المثالي.

يجب عليك تصميم قوالب تُظهر الهيكل المناسب للبريد الإلكتروني والمذكرات والنصوص القصيرة الأخرى. أيضًا ، يجب عليك إنشاء أدلة للكتابة تشرح كيفية إنشاء ملفات نصية كبيرة من البداية. في دليلك ، يجب عليك تحديد هيكل مستند معين ، على سبيل المثال ، تقرير شهري ، وخصائص تنسيقه.

اعتمادًا على مهاراتك ومقدار الوقت الذي تملكه ، يمكنك تصميم القوالب والأدلة بنفسك أو استخدام خدمات الكتابة عبر الإنترنت.

بعض الأشياء التي تحتاج إلى معرفتها حول تحسين مهارات الكتابة لموظفيك ...

• لا تتوقع نتائج سريعة . يحتاج الموظفون إلى وقت لتنمية مهارات كتابة الأعمال. لذا يرجى التحلي بالصبر.
• لا تتوقع نفس التقدم من موظفين مختلفين . كل شخص فريد من نوعه: يكتسب بعض الأشخاص مهارات جديدة بشكل أسرع ، والبعض الآخر يكتسبها بشكل أبطأ.
• على الرغم من أنه يمكنك الوصول إلى أدوات الكتابة المجانية ، ففكر في استثمار الأموال في الدورات التدريبية المصممة باحتراف وبرامج دعم الكتابة . سوف يفيد ذلك شركتك على المدى الطويل.

تغليف

في عام 2020 ، لديك جميع الأدوات اللازمة لمساعدة موظفيك على تحسين مهاراتهم في الكتابة التجارية. لذلك لا تتردد في اتخاذ الخطوة التالية - وفر لموظفيك الدعم والمساعدة الكافيين. ستكافأ جهودك بمستويات إنتاجية أعلى وصورة أقوى للعلامة التجارية.