Ce este Peppol, cum funcționează și cum îl poți folosi

Când vorbim de procese internaționale de facturare electronică și de achiziții electronice, aceasta înseamnă a avea de-a face cu lumea Peppol, care în multe cazuri a ajutat la deschiderea drumului către digitalizarea acestor procese, oferind standarde, tehnologii și bune practici.

Cu tot mai multe țări care încep să implementeze facturarea electronică , profitând de însăși soluțiile oferite de Peppol în unele cazuri, este esențial să înțelegem cum funcționează acest instrument, cât de răspândit este și pașii pe care o companie dorește sau trebuie să facă schimb. documentele prin canalele Peppol trebuie să ia.

Ce este Peppol și cum funcționează?

Pan-European Public Procurement Online (Peppol) a luat naștere în 2008 ca un proiect inovator finanțat de Uniunea Europeană și care vizează identificarea unui set de infrastructuri și specificații tehnice care să permită și să faciliteze procesele transfrontaliere de achiziții electronice. Încă de la început, obiectivul principal al Peppol a fost să ofere soluții tehnologice interoperabile care să permită schimbul transparent de documente și informații între companiile și administrațiile publice stabilite în diferitele teritorii ale UE.

De la început, anticipăm că, deși Peppol s-a născut într-un context european, a atras imediat interesul companiilor, entităților și organizațiilor din întreaga lume. De ani de zile, standardele și infrastructura Peppol sunt prezente în țările non-europene, unde au fost adesea alese de guverne pentru a încuraja adoptarea facturii electronice. Acesta este cazul în Singapore, Australia și Noua Zeelandă. Dar să mergem în ordine.

Standarde și tehnologie

Rețeaua Peppol este formată dintr-o serie de componente care interacționează între ele, permițând schimbul de documente și informații între întreprinderi și administrațiile publice:

• Puncte de acces (AP) : aceste puncte de acces, certificate de OpenPeppol, sunt punctul direct de contact pentru companii și entități. Utilizarea protocoalelor și standardelor de comunicare agreate, cum ar fi standardul UBL XML, permit formarea și schimbul de documente IT. Prin urmare, schimburile au loc exclusiv între AP-uri acreditate.
• Service Metadata Publisher (SMP) : este un adevărat registru descentralizat care oferă informații despre punctele de acces și tipurile de mesaje pe care un destinatar Peppol le poate primi. De exemplu, un destinatar poate primi facturi conform standardului Peppol, dar nu comenzi electronice sau documente de transport. SMP-urile conțin adresele și metadatele disponibile ale utilizatorilor conectați la rețeaua Peppol.
• Service Metadata Locator (SML): este singura componentă centrală a rețelei și este un registru care colectează și identifică toate SMP-urile. Fiecare interlocutor are un identificator unic sub forma unui URL prin care Punctele de Acces localizează SMP-ul și punctul de acces la destinatarul tranzacției.

Toate documentele furnizate de tranzacțiile Peppol se bazează pe un aspect UBL XML, care este interoperabil și, de asemenea, potrivit pentru conservarea digitală pe termen lung. Vom vorbi mai multe despre tipurile de documente care pot fi schimbate prin intermediul rețelei Peppol mai târziu. Calea și caracteristicile de interoperabilitate pentru fiecare tip de document sunt definite de Specificațiile de interoperabilitate de afaceri Peppol, cunoscute pur și simplu sub numele de Peppol BIS.

În multe țări există o Autoritate Peppol, care este responsabilă de acreditarea punctelor de acces și a SMP-urilor și acționează, de asemenea, ca o conexiune cu întreaga rețea Peppol și cu asociația OpenPeppol. În Italia, Autoritatea responsabilă este AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).

Obiectivele lui Peppol și Asociația OpenPeppol

Acum că știm ce este Peppol, să încercăm să înțelegem cum este structurat și obiectivele pe care dorește să le atingă.

Din 2012, asociația OpenPeppol este responsabilă de proiect. Aceștia se ocupă de actualizarea infrastructurii, standardelor și acordurilor care guvernează relațiile dintre diferiții actori implicați. În plus, în țările în care nu există Autoritatea Peppol, acest rol este jucat chiar de asociație. Aceasta înseamnă că furnizorii de servicii care doresc să fie acreditați ca Puncte de Acces sau SMP, dar care au sediul în țări în care nu există Autoritate, se pot referi direct la asociație.

OpenPeppol, deci, este responsabil de gestionarea și întreținerea rețelei, ținând mereu cont de obiectivele pe care proiectul Peppol intenționează să le urmărească:

• Realizarea interoperabilității în procedurile de achiziții electronice și de achiziții electronice, promovând în același timp transparența;
• Automatizarea proceselor și tranzacțiilor de afaceri, atât în ​​schimburi cu entități din sectorul public, cât și în sectorul privat;
• Sprijinirea întreprinderilor de toate tipurile, inclusiv IMM-urile, și ajutându-le să devină mai competitive la nivel global;
• Realizarea unei piețe unice digitale, unul dintre obiectivele principale ale agendei UE.

Răspândirea lui Peppol în întreaga lume

După cum am menționat mai sus, Peppol este acum extrem de răspândit, chiar și în afara Europei.

Până în prezent, Peppol are 41 de state membre în lume, cu un număr variabil de furnizori de servicii. În această listă, găsim și câteva entități non-europene, printre care, de exemplu, Australia, Noua Zeelandă, Singapore, Japonia, Mexic, China, Turcia, Statele Unite ale Americii, Regatul Unit, Liechtenstein, Armenia și Elveția.

Aderarea la rețeaua Peppol este (sau a fost deja) o oportunitate de a impulsiona adoptarea și difuzarea schimburilor electronice, de la facturarea electronică până la toate procesele de achiziții electronice în general, oferind afacerilor și administrațiilor publice instrumente și structuri adevărate și încercate.

În special pentru țările extraeuropene enumerate mai sus, rețeaua Peppol reprezintă și un element care poate facilita tranzacțiile transfrontaliere cu Uniunea Europeană. De fapt, răspândirea la nivel mondial a Peppol ar putea fi un motor cheie pentru crearea unei piețe globale unice , cu mult dincolo de obiectivele inițiale ale Uniunii Europene.

Digitalizarea proceselor de achiziții prin Peppol

Până în prezent, Peppol face posibilă schimbul electronic de diverse tipuri de documente într-o manieră total sigură și transparentă, dar este folosit în principal pentru gestionarea procedurilor de achiziție, facturare electronică și procese de comandă electronică .

În prezent, nu există nicio obligație la nivel european cu privire la utilizarea facturării electronice și nici la nivelul UE nu există o obligație de a utiliza Peppol.

Cu toate acestea, utilizarea rețelei și a soluțiilor pe care aceasta le oferă devine din ce în ce mai răspândită. De asemenea, dorim să vă reamintim că layout-ul UBL 2.1 pentru factura electronică respectă specificațiile definite de standardul european EN16931, deci este perfect în conformitate cu cerințele de interoperabilitate stabilite.

De fapt, multe țări europene au adoptat UBL 2.1 sau alte piste Peppol pentru a implementa facturarea electronică : Luxemburg, Țările de Jos, Letonia, Norvegia, Polonia, Portugalia și Belgia, pentru a numi câteva.

Deoarece specificațiile BIS dezvoltate de Peppol acoperă o gamă largă de documente de afaceri, digitizarea completă a tuturor proceselor de achiziție este nu numai posibilă, ci și de dorit. Pentru agențiile guvernamentale și companiile deopotrivă, digitizarea proceselor de comandă și vânzare presupune:

• Vizibilitate si transparenta asupra intregului proces ;
• Automatizarea pașilor și reducerea erorii umane;
• Economii de timp și costuri de gestionare ;
• Creșterea nivelului de competențe digitale și a competitivității întreprinderii.

Până în prezent, nivelurile de implementare Peppol sunt foarte eterogene, deoarece cea mai comună abordare este „digitizarea unei piese la un moment dat”, pentru a permite o tranziție treptată la noul management.

În Italia, de exemplu, pista Peppol este folosită pentru schimbul de comenzi electronice, care, din 2020, sunt deja obligatorii pentru unele sectoare ale administrației publice și, eventual, pentru întregul sector public.

Toate documentele pe care le poți gestiona cu Peppol

Deci, ce documente pot fi gestionate prin Peppol?

Cu Peppol puteți gestiona următoarele documente care definesc întregul ciclu de comandă, vânzări și plăți; pentru fiecare dintre acestea, OpenPeppol se ocupă de producerea și menținerea la zi a specificațiilor BIS respective:

• Facturarea electronică , care este deja adoptată în multe țări europene și nu numai;
• Comenzi electronice, din care avem un exemplu în propria țară, unde comanda electronică a fost introdusă ca obligatorie pentru entitățile din sistemul național de sănătate și furnizorii acestora;
• Documente de transport , adoptate de multe companii pentru managementul digitizat al întregului ciclu de achiziții.

Atenție, totuși: faptul că aceste documente sunt disponibile nu înseamnă că toate părțile interesate din rețea sunt capabile să le gestioneze. De altfel, fiecare companie (utilizator final) decide ce documente va implementa managementul Peppol, in functie de propriile nevoi.

Prin urmare, înainte de a trimite o factură electronică, o comandă sau un DDT unui client sau furnizor, trebuie să ne asigurăm că acestea sunt capabile să le primească și să le proceseze.

Acest tip de informații sunt gestionate și puse la dispoziție, așa cum am văzut mai sus, de către SMP (Service Metadata Publishers), care ne permit să știm ce documente poate primi un destinatar Peppol.