Was ist Peppol, wie funktioniert es und wie können Sie es anwenden

Wenn wir über internationale elektronische Rechnungsstellung und E-Procurement-Prozesse sprechen, bedeutet dies, sich mit der Welt von Peppol zu befassen, die in vielen Fällen dazu beigetragen hat, den Weg zur Digitalisierung dieser Prozesse zu ebnen, indem sie Standards, Technologien und Best Practices bietet.

Da immer mehr Länder mit der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung beginnen und in einigen Fällen die von Peppol angebotenen Lösungen nutzen , ist es entscheidend zu verstehen, wie dieses Tool funktioniert, wie weit es verbreitet ist und welche Schritte ein Unternehmen zum Austausch bereit ist oder machen muss Dokumente über Peppol-Kanäle nehmen müssen.

Was ist Peppol und wie wirkt es?

Pan-European Public Procurement Online (Peppol) wurde 2008 als innovatives Projekt ins Leben gerufen, das von der Europäischen Union finanziert wurde und darauf abzielte, eine Reihe von Infrastrukturen und technischen Spezifikationen zu identifizieren, die grenzüberschreitende E-Procurement-Prozesse ermöglichen und erleichtern. Von Anfang an bestand das Hauptziel von Peppol darin , interoperable technologische Lösungen anzubieten, die den transparenten Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen mit Sitz in den verschiedenen EU-Gebieten ermöglichen.

Zu Beginn gehen wir davon aus, dass Peppol, obwohl es in einem europäischen Kontext geboren wurde, sofort das Interesse von Unternehmen, Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt geweckt hat. Seit Jahren sind Peppol-Standards und -Infrastrukturen in außereuropäischen Ländern präsent, wo sie oft von Regierungen ausgewählt wurden, um die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zu fördern. Dies ist in Singapur, Australien und Neuseeland der Fall. Aber gehen wir der Reihe nach vor.

Normen und Technik

Das Peppol-Netzwerk besteht aus einer Reihe von Komponenten, die miteinander interagieren und den Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen ermöglichen:

• Access Points (APs) : Diese von OpenPeppol zertifizierten Access Points sind die direkte Anlaufstelle für Unternehmen und Einrichtungen. Die Verwendung vereinbarter Kommunikationsprotokolle und -standards, wie z. B. der UBL-XML-Standard, ermöglichen die Erstellung und den Austausch von IT-Dokumenten. Der Austausch findet daher ausschließlich zwischen akkreditierten APs statt.
• Service Metadata Publisher (SMP) : ist eine echte dezentrale Registrierung, die Informationen über Zugangspunkte und die Arten von Nachrichten bereitstellt, die ein Peppol-Empfänger empfangen kann. Beispielsweise kann ein Empfänger Rechnungen nach dem Peppol-Standard erhalten, aber keine elektronischen Bestellungen oder Transportdokumente. SMPs enthalten die verfügbaren Adressen und Metadaten von Benutzern, die mit dem Peppol-Netzwerk verbunden sind.
• Service Metadata Locator (SML): ist die einzige zentrale Komponente des Netzwerks und ist eine Registrierung, die alle SMPs sammelt und identifiziert. Jeder Gesprächspartner hat eine eindeutige Kennung in Form einer URL, über die Zugangspunkte den SMP und den Zugangspunkt zum Empfänger der Transaktion lokalisieren.

Alle von Peppol bereitgestellten Dokumente basieren auf einem UBL-XML-Layout, das interoperabel und auch für die digitale Langzeitarchivierung geeignet ist. Wir werden später mehr darüber sprechen, welche Dokumenttypen über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden können. Die Pfad- und Interoperabilitätsmerkmale für jeden Dokumenttyp werden durch die Peppol Business Interoperability Specifications definiert, die einfach als Peppol BIS bekannt sind.

In vielen Ländern gibt es eine Peppol-Behörde, die für die Akkreditierung von Access Points und SMPs zuständig ist und auch als Bindeglied zum gesamten Peppol-Netzwerk und der OpenPeppol-Vereinigung fungiert. In Italien ist die zuständige Behörde AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).

Ziele von Peppol und der OpenPeppol Association

Nachdem wir nun wissen, was Peppol ist, versuchen wir zu verstehen, wie es strukturiert ist und welche Ziele es erreichen möchte.

Seit 2012 ist der Verein OpenPeppol für das Projekt verantwortlich. Sie kümmern sich um die Aktualisierung der Infrastruktur, Standards und Vereinbarungen, die die Beziehungen zwischen den verschiedenen beteiligten Akteuren regeln. Darüber hinaus wird diese Rolle in Ländern, in denen es keine Peppol-Behörde gibt, vom Verband selbst übernommen. Das bedeutet, dass Dienstleister, die als Access Points oder SMPs akkreditiert werden möchten, aber in Ländern ansässig sind, in denen es keine Behörde gibt, sich direkt an den Verband wenden können.

OpenPeppol ist dann für die Verwaltung und Wartung des Netzwerks verantwortlich, wobei immer die Ziele im Auge behalten werden, die das Peppol-Projekt verfolgen möchte:

• Verwirklichung der Interoperabilität bei der elektronischen Auftragsvergabe und den Verfahren der elektronischen Auftragsvergabe bei gleichzeitiger Förderung der Transparenz;
• Automatisierung von Geschäftsprozessen und Transaktionen, sowohl im Austausch mit öffentlichen Stellen als auch im privaten Sektor;
• Unterstützung von Unternehmen aller Art, einschließlich KMU, und ihnen helfen, global wettbewerbsfähiger zu werden;
• Verwirklichung eines digitalen Binnenmarktes, eines der Hauptziele der EU-Agenda.

Die Verbreitung von Peppol auf der ganzen Welt

Wie bereits erwähnt, ist Peppol mittlerweile auch außerhalb Europas weit verbreitet.

Bis heute hat Peppol weltweit 41 Mitgliedsstaaten mit einer unterschiedlichen Anzahl von Dienstleistern. In dieser Liste finden wir auch mehrere außereuropäische Einheiten, darunter beispielsweise Australien, Neuseeland, Singapur, Japan, Mexiko, China, die Türkei, die Vereinigten Staaten, das Vereinigte Königreich, Liechtenstein, Armenien und die Schweiz.

Der Beitritt zum Peppol-Netzwerk ist (oder war bereits) eine Gelegenheit, die Akzeptanz und Verbreitung des elektronischen Austauschs zu fördern, von der elektronischen Rechnungsstellung bis zu allen E-Procurement-Prozessen im Allgemeinen, indem Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen bewährte Tools und Strukturen angeboten werden.

Insbesondere für die oben aufgeführten außereuropäischen Länder stellt das Peppol-Netzwerk auch ein Element dar, das grenzüberschreitende Transaktionen mit der Europäischen Union erleichtern kann. Tatsächlich könnte die weltweite Verbreitung von Peppol ein Schlüsselfaktor für die Schaffung eines globalen Binnenmarktes sein , weit über die ursprünglichen Ziele der Europäischen Union hinaus.

Beschaffungsprozesse durch Peppol digitalisieren

Bis heute ermöglicht Peppol den absolut sicheren und transparenten elektronischen Austausch verschiedener Arten von Dokumenten, wird aber hauptsächlich zur Verwaltung von Beschaffungsverfahren, elektronischer Rechnungsstellung und elektronischen Bestellprozessen verwendet .

Derzeit besteht weder auf europäischer Ebene eine Verpflichtung zur Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung noch auf EU-Ebene eine Verpflichtung zur Nutzung von Peppol.

Die Nutzung des Netzwerks und der angebotenen Lösungen findet jedoch immer mehr Verbreitung. Wir möchten Sie auch daran erinnern, dass das UBL 2.1-Layout für die elektronische Rechnung den Spezifikationen der europäischen Norm EN16931 entspricht und somit perfekt mit den etablierten Interoperabilitätsanforderungen übereinstimmt.

Tatsächlich haben viele europäische Länder UBL 2.1 oder andere Peppol-Tracks übernommen, um die elektronische Rechnungsstellung zu implementieren : Luxemburg, die Niederlande, Lettland, Norwegen, Polen, Portugal und Belgien, um nur einige zu nennen.

Da die von Peppol entwickelten BIS-Spezifikationen ein breites Spektrum an Geschäftsdokumenten abdecken, ist eine vollständige Digitalisierung aller Beschaffungsprozesse nicht nur möglich, sondern wünschenswert. Für Behörden und Unternehmen bedeutet die Digitalisierung von Bestell- und Verkaufsprozessen:

• Sichtbarkeit und Transparenz des gesamten Prozesses ;
• Automatisierung von Schritten und Reduzierung menschlicher Fehler;
• Einsparungen bei Verwaltungszeit und -kosten ;
• Erhöhung des Niveaus der digitalen Fähigkeiten und der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Bis heute sind die Implementierungsebenen von Peppol sehr heterogen, da der häufigste Ansatz darin besteht, „Stück für Stück zu digitalisieren“, um einen schrittweisen Übergang zum neuen Management zu ermöglichen.

In Italien wird beispielsweise der Peppol-Track für den Austausch elektronischer Bestellungen verwendet, die seit 2020 bereits für einige Bereiche der öffentlichen Verwaltung und schließlich für den gesamten öffentlichen Sektor obligatorisch sind.

Alle Dokumente, die Sie mit Peppol verwalten können

Welche Dokumente können also über Peppol verwaltet werden?

Mit Peppol können Sie die folgenden Dokumente verwalten, die den gesamten Bestell-, Verkaufs- und Zahlungszyklus definieren; für jede davon kümmert sich OpenPeppol um die Erstellung und Aktualisierung der jeweiligen BIS-Spezifikationen:

• Elektronische Rechnungsstellung , die bereits in vielen europäischen Ländern und darüber hinaus eingeführt wird;
• Elektronische Bestellung, von der wir ein Beispiel in unserem eigenen Land haben, wo die elektronische Bestellung als obligatorisch für nationale Gesundheitssystemeinheiten und ihre Lieferanten eingeführt wurde;
• Transportdokumente , die von vielen Unternehmen für die digitalisierte Verwaltung des gesamten Beschaffungszyklus verwendet werden.

Aber Vorsicht: Die Tatsache, dass diese Dokumente verfügbar sind, bedeutet nicht, dass alle Beteiligten im Netzwerk sie verwalten können. Tatsächlich entscheidet jedes Unternehmen (Endbenutzer) je nach seinen eigenen Bedürfnissen, welche Dokumente das Peppol-Management implementieren sollen.

Bevor wir eine elektronische Rechnung, Bestellung oder DDT an einen Kunden oder Lieferanten senden, müssen wir daher sicherstellen, dass sie diese empfangen und verarbeiten können.

Diese Art von Informationen wird, wie wir oben gesehen haben, von SMPs (Service Metadata Publishers) verwaltet und zur Verfügung gestellt, die es uns ermöglichen zu wissen, welche Dokumente ein Peppol-Empfänger erhalten kann.