Czym jest Peppol, jak działa i jak z niego korzystać

Kiedy mówimy o międzynarodowych procesach fakturowania elektronicznego i e-zamówień, oznacza to zmierzenie się ze światem Peppolu, który w wielu przypadkach pomógł utorować drogę do cyfryzacji tych procesów, oferując standardy, technologie i najlepsze praktyki.

W miarę jak coraz więcej krajów zaczyna wdrażać fakturowanie elektroniczne , korzystając w niektórych przypadkach z samych rozwiązań oferowanych przez Peppol, ważne jest zrozumienie, jak to narzędzie działa, jak bardzo jest rozpowszechnione i jakie kroki podejmuje firma, która chce lub musi się wymienić dokumenty za pośrednictwem kanałów Peppol muszą przyjąć.

Czym jest Peppol i jak działa?

Pan-European Public Procurement Online (Peppol) powstało w 2008 r. jako innowacyjny projekt finansowany przez Unię Europejską i mający na celu określenie zestawu infrastruktur i specyfikacji technicznych, które umożliwiają i ułatwiają transgraniczne procesy e-zamówień. Od początku głównym celem Peppolu było oferowanie interoperacyjnych rozwiązań technologicznych, które umożliwiają przejrzystą wymianę dokumentów i informacji pomiędzy firmami i administracjami publicznymi mającymi siedzibę na różnych terytoriach UE.

Na wstępie przewidujemy, że choć Peppol narodził się w europejskim kontekście, od razu wzbudził zainteresowanie firm, podmiotów i organizacji na całym świecie. Od lat standardy i infrastruktura Peppol są obecne w krajach pozaeuropejskich, gdzie często są wybierane przez rządy, aby zachęcić do przyjęcia fakturowania elektronicznego. Tak jest w Singapurze, Australii i Nowej Zelandii. Ale chodźmy w porządku.

Normy i technologia

Sieć Peppol składa się z szeregu współpracujących ze sobą komponentów, umożliwiających wymianę dokumentów i informacji między przedsiębiorstwami a administracją publiczną:

• Punkty dostępowe (AP) : te punkty dostępowe, certyfikowane przez OpenPeppol, są bezpośrednim punktem kontaktu dla firm i podmiotów. Wykorzystanie uzgodnionych protokołów i standardów komunikacyjnych, takich jak standard UBL XML, umożliwia tworzenie i wymianę dokumentów informatycznych. Dlatego wymiany odbywają się wyłącznie między akredytowanymi punktami dostępowymi.
• Service Metadata Publisher (SMP) : to prawdziwie zdecentralizowany rejestr, który dostarcza informacji o punktach dostępu i typach wiadomości, jakie może otrzymać odbiorca Peppol. Na przykład odbiorca może mieć możliwość otrzymywania faktur zgodnie ze standardem Peppol, ale nie elektronicznych zamówień czy dokumentów transportowych. SMP zawierają dostępne adresy i metadane użytkowników podłączonych do sieci Peppol.
• Lokalizator metadanych usług (SML): jest jedynym centralnym elementem sieci i jest rejestrem, który gromadzi i identyfikuje wszystkie SMP. Każdy rozmówca posiada unikalny identyfikator w postaci adresu URL, poprzez który Punkty Dostępowe lokalizują SMP oraz punkt dostępowy do odbiorcy transakcji.

Wszystkie dokumenty dostarczane przez transakcje Peppol są oparte na układzie XML UBL, który jest interoperacyjny, a także odpowiedni do długoterminowej konserwacji cyfrowej. O tym, jakie typy dokumentów można wymieniać za pośrednictwem sieci Peppol, porozmawiamy później. Ścieżka i charakterystyka interoperacyjności dla każdego typu dokumentu są zdefiniowane w Specyfikacji Interoperacyjności Biznesowej Peppol, znanej po prostu jako Peppol BIS.

W wielu krajach istnieje Peppol Authority, które jest odpowiedzialne za akredytację Access Pointów i SMP, a także działa jako połączenie z całą siecią Peppol i stowarzyszeniem OpenPeppol. We Włoszech organem odpowiedzialnym jest AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).

Cele Peppolu i Stowarzyszenia OpenPeppol

Teraz, gdy wiemy, czym jest Peppol, spróbujmy zrozumieć, jak jest skonstruowany i jakie cele chce osiągnąć.

Od 2012 roku za projekt odpowiada stowarzyszenie OpenPeppol. Dbają o aktualizację infrastruktury, standardów i umów, które regulują relacje między różnymi zaangażowanymi podmiotami. Ponadto w krajach, w których nie ma Urzędu Peppolu, rolę tę pełni samo stowarzyszenie. Oznacza to, że usługodawcy, którzy chcą być akredytowani jako Punkty Dostępu lub SMP, ale mają siedzibę w krajach, w których nie ma Urzędu, mogą zwracać się bezpośrednio do stowarzyszenia.

OpenPeppol jest zatem odpowiedzialny za zarządzanie i utrzymanie sieci, zawsze mając na uwadze cele, jakie zamierza realizować projekt Peppol:

• Zapewnienie interoperacyjności w procedurach e-zamówień i e-zamówień przy jednoczesnym promowaniu przejrzystości;
• Automatyzacja procesów i transakcji biznesowych, zarówno w wymianie z podmiotami sektora publicznego, jak i w sektorze prywatnym;
• Wspieranie wszelkiego rodzaju przedsiębiorstw, w tym MŚP, i pomaganie im w zwiększaniu globalnej konkurencyjności;
• Urzeczywistnienie jednolitego rynku cyfrowego, jednego z głównych celów agendy UE.

Rozprzestrzenianie się Peppolu na świecie

Jak wspomnieliśmy powyżej, Peppol jest obecnie niezwykle rozpowszechniony, nawet poza Europą.

Do tej pory Peppol zrzesza 41 państw członkowskich na świecie, z różną liczbą usługodawców. Na tej liście znajdziemy również kilka podmiotów pozaeuropejskich, w tym m.in. Australię, Nową Zelandię, Singapur, Japonię, Meksyk, Chiny, Turcję, Stany Zjednoczone, Wielką Brytanię, Liechtenstein, Armenię i Szwajcarię.

Dołączenie do sieci Peppol jest (lub już było) okazją do przyspieszenia przyjęcia i rozpowszechnienia wymiany elektronicznej, od fakturowania elektronicznego po wszystkie procesy e-zamówień w ogóle, poprzez zaoferowanie przedsiębiorstwom i administracji publicznej sprawdzonych narzędzi i struktur.

Specjalnie dla wymienionych powyżej krajów pozaeuropejskich sieć Peppol stanowi również element, który może ułatwić transakcje transgraniczne z Unią Europejską. W rzeczywistości ogólnoświatowe rozprzestrzenianie się Peppolu może być kluczową siłą napędową dla stworzenia jednolitego globalnego rynku , daleko wykraczającego poza początkowe cele Unii Europejskiej.

Cyfryzacja procesów zakupowych poprzez Peppol

Do tej pory Peppol umożliwia wymianę różnego rodzaju dokumentów drogą elektroniczną w całkowicie bezpieczny i przejrzysty sposób, ale służy głównie do zarządzania procedurami zakupowymi, fakturowaniem elektronicznym i elektronicznymi procesami zamawiania .

Obecnie na poziomie europejskim nie ma obowiązku korzystania z fakturowania elektronicznego, ani na poziomie UE nie ma obowiązku korzystania z Peppolu.

Jednak korzystanie z sieci i dostarczanych przez nią rozwiązań staje się coraz bardziej powszechne. Przypominamy również, że układ UBL 2.1 dla faktury elektronicznej jest zgodny ze specyfikacjami określonymi w normie europejskiej EN16931, a więc doskonale odpowiada ustalonym wymaganiom interoperacyjności.

W rzeczywistości wiele krajów europejskich przyjęło UBL 2.1 lub inne ścieżki Peppol do wdrożenia fakturowania elektronicznego : Luksemburg, Holandia, Łotwa, Norwegia, Polska, Portugalia i Belgia, żeby wymienić tylko kilka.

Ponieważ specyfikacje BIS opracowane przez Peppol obejmują szeroki zakres dokumentów biznesowych, pełna cyfryzacja wszystkich procesów zakupowych jest nie tylko możliwa, ale i pożądana. Zarówno dla agencji rządowych, jak i firm, cyfryzacja procesów zamawiania i sprzedaży oznacza:

• Widoczność i przejrzystość całego procesu ;
• Automatyzacja kroków i redukcja błędu ludzkiego;
• Oszczędność czasu i kosztów zarządzania ;
• Podniesienie poziomu umiejętności cyfrowych i konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Do tej pory poziomy wdrożeń Peppolu są bardzo niejednorodne, ponieważ najczęstszym podejściem jest „digitalizacja jednej sztuki na raz”, aby umożliwić stopniowe przejście do nowego zarządzania.

Na przykład we Włoszech tor Peppol służy do wymiany zamówień elektronicznych, które od 2020 roku są już obowiązkowe dla niektórych sektorów administracji publicznej, a docelowo dla całego sektora publicznego.

Wszystkie dokumenty, którymi możesz zarządzać w Peppol

Jakimi dokumentami można więc zarządzać przez Peppol?

Dzięki Peppol możesz zarządzać następującymi dokumentami, które definiują cały cykl zamówienia, sprzedaży i płatności; dla każdego z nich OpenPeppol dba o tworzenie i aktualizowanie odpowiednich specyfikacji BIS:

• Fakturowanie elektroniczne , które jest już przyjęte w wielu krajach Europy i poza nią;
• Zamawianie elektroniczne, czego przykładem mamy we własnym kraju, gdzie zamawianie elektroniczne zostało wprowadzone jako obowiązkowe dla podmiotów państwowego systemu ochrony zdrowia i ich dostawców;
• Dokumenty transportowe , przyjęte przez wiele firm do zdigitalizowanego zarządzania całym cyklem zakupowym.

Uwaga jednak: fakt, że te dokumenty są dostępne, nie oznacza, że ​​wszyscy interesariusze w sieci są w stanie nimi zarządzać. W rzeczywistości każda firma (użytkownik końcowy) decyduje, które dokumenty wdrożyć zarządzanie Peppol, w zależności od własnych potrzeb.

Dlatego przed wysłaniem faktury elektronicznej, zamówienia lub DDT do klienta lub dostawcy, musimy upewnić się, że jest on w stanie je otrzymać i przetworzyć.

Tego typu informacjami zarządzają i udostępniają, jak widzieliśmy powyżej, SMP (Service Metadata Publishers), które pozwalają nam wiedzieć, jakie dokumenty może otrzymać odbiorca Peppolu.