Qu'est-ce que Peppol, comment ça marche et comment l'utiliser

Lorsque nous parlons de processus internationaux de facturation électronique et d'e-procurement, cela signifie traiter avec le monde de Peppol, qui dans de nombreux cas a contribué à ouvrir la voie à la numérisation de ces processus, offrant des normes, des technologies et des meilleures pratiques.

Alors que de plus en plus de pays commencent à mettre en œuvre la facturation électronique , profitant des solutions mêmes proposées par Peppol dans certains cas, il est crucial de comprendre comment cet outil fonctionne, à quel point il est répandu et les étapes qu'une entreprise souhaite ou doit échanger. les documents via les canaux Peppol doivent prendre.

Qu'est-ce que Peppol et comment ça marche ?

Pan-European Public Procurement Online (Peppol) est né en 2008 en tant que projet innovant financé par l'Union européenne et visant à identifier un ensemble d'infrastructures et de spécifications techniques qui permettent et facilitent les processus transfrontaliers de passation des marchés en ligne. Dès le départ, l'objectif principal de Peppol était d' offrir des solutions technologiques interopérables permettant l'échange transparent de documents et d'informations entre les entreprises et les administrations publiques établies dans les différents territoires de l'UE.

Au départ, nous prévoyons que bien que Peppol soit né dans un contexte européen, il a immédiatement suscité l'intérêt d'entreprises, d'entités et d'organisations du monde entier. Depuis des années, les standards et l'infrastructure Peppol sont présents dans les pays non européens, où ils ont souvent été choisis par les gouvernements pour encourager l'adoption de la facturation électronique. C'est le cas à Singapour, en Australie et en Nouvelle-Zélande. Mais allons-y dans l'ordre.

Normes et technologie

Le réseau Peppol se compose d'une série de composants qui interagissent entre eux, permettant l'échange de documents et d'informations entre les entreprises et les administrations publiques :

• Points d'accès (APs) : ces points d'accès, certifiés par OpenPeppol, sont le point de contact direct des entreprises et entités. L'utilisation de protocoles et de normes de communication convenus, tels que la norme UBL XML, permet la formation et l'échange de documents informatiques. Les échanges se font donc exclusivement entre PA accrédités.
• Service Metadata Publisher (SMP) : est un véritable registre décentralisé qui fournit des informations sur les points d'accès et les types de messages qu'un destinataire Peppol peut recevoir. Par exemple, un destinataire peut être en mesure de recevoir des factures selon la norme Peppol, mais pas des commandes électroniques ou des documents de transport. Les SMP contiennent les adresses et métadonnées disponibles des utilisateurs connectés au réseau Peppol.
• Localisateur de métadonnées de service (SML) : est le seul composant central du réseau et est un registre qui collecte et identifie tous les SMP. Chaque interlocuteur dispose d'un identifiant unique sous la forme d'une URL par laquelle les points d'accès localisent le SMP et le point d'accès au destinataire de la transaction.

Tous les documents fournis par les transactions Peppol sont basés sur une mise en page XML UBL, qui est interopérable et également adaptée à la conservation numérique à long terme. Nous parlerons plus tard des types de documents pouvant être échangés via le réseau Peppol. Le chemin et les caractéristiques d'interopérabilité pour chaque type de document sont définis par les spécifications d'interopérabilité commerciale de Peppol, connues simplement sous le nom de Peppol BIS.

Dans de nombreux pays, il existe une autorité Peppol, qui est chargée d'accréditer les points d'accès et les SMP et sert également de lien avec l'ensemble du réseau Peppol et l'association OpenPeppol. En Italie, l'Autorité responsable est l'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).

Objectifs de Peppol et de l'association OpenPeppol

Maintenant que nous savons ce qu'est Peppol, essayons de comprendre comment il est structuré et les objectifs qu'il veut atteindre.

Depuis 2012, l'association OpenPeppol est en charge du projet. Ils s'occupent de mettre à jour l'infrastructure, les normes et les accords qui régissent les relations entre les différents acteurs impliqués. De plus, dans les pays où il n'y a pas d'Autorité Peppol, ce rôle est joué par l'association elle-même. Cela signifie que les prestataires de services qui souhaitent être accrédités en tant que points d'accès ou SMP, mais qui sont basés dans des pays où il n'y a pas d'autorité, peuvent s'adresser directement à l'association.

OpenPeppol est donc responsable de la gestion et de la maintenance du réseau, en gardant toujours à l'esprit les objectifs que le projet Peppol entend poursuivre :

• Réaliser l'interopérabilité dans l'e-procurement et les procédures d'e-procurement tout en promouvant la transparence ;
• Automatiser les processus métiers et les transactions, tant dans les échanges avec les entités du secteur public que dans le secteur privé ;
• Soutenir les entreprises de tous types, y compris les PME, et les aider à devenir plus compétitives à l'échelle mondiale ;
• Réaliser un marché unique numérique, l'un des principaux objectifs de l'agenda de l'UE.

La propagation de Peppol dans le monde

Comme nous l'avons mentionné plus haut, Peppol est maintenant extrêmement répandu, même en dehors de l'Europe.

À ce jour, Peppol compte 41 États membres dans le monde, avec un nombre variable de fournisseurs de services. Dans cette liste, on trouve également plusieurs entités non européennes, dont, par exemple, l'Australie, la Nouvelle-Zélande, Singapour, le Japon, le Mexique, la Chine, la Turquie, les États-Unis, le Royaume-Uni, le Liechtenstein, l'Arménie et la Suisse.

Rejoindre le réseau Peppol est (ou a déjà été) l'opportunité de booster l'adoption et la diffusion des échanges électroniques, de la facturation électronique à l'ensemble des processus de e-procurement en général, en offrant aux entreprises et aux administrations publiques des outils et des structures éprouvées.

Surtout pour les pays non européens que nous avons énumérés ci-dessus, le réseau Peppol représente également un élément qui peut faciliter les transactions transfrontalières avec l'Union européenne. En fait, la diffusion mondiale de Peppol pourrait être un moteur clé pour la création d'un marché mondial unique , bien au-delà des objectifs initiaux de l'Union européenne.

Numérisation des processus d'approvisionnement grâce à Peppol

A ce jour, Peppol permet d'échanger divers types de documents par voie électronique de manière totalement sécurisée et transparente, mais il est principalement utilisé pour gérer les procédures d'approvisionnement, la facturation électronique et les processus de commande électronique .

Actuellement, il n'y a pas d'obligation au niveau européen concernant l'utilisation de la facturation électronique, ni d'obligation au niveau de l'UE d'utiliser Peppol.

Cependant, l'utilisation du réseau et des solutions qu'il apporte se généralise de plus en plus. Nous vous rappelons également que la mise en page UBL 2.1 de la facture électronique est conforme aux spécifications définies par la norme européenne EN16931, elle est donc parfaitement conforme aux exigences d'interopérabilité établies.

En fait, de nombreux pays européens ont adopté UBL 2.1 ou d'autres pistes Peppol pour mettre en œuvre la facturation électronique : le Luxembourg, les Pays-Bas, la Lettonie, la Norvège, la Pologne, le Portugal et la Belgique, pour n'en citer que quelques-uns.

Étant donné que les spécifications BIS développées par Peppol couvrent un large éventail de documents commerciaux, la numérisation complète de tous les processus d'approvisionnement est non seulement possible mais souhaitable. Pour les agences gouvernementales comme pour les entreprises, la numérisation des processus de commande et de vente implique :

• Visibilité et transparence sur l'ensemble du processus ;
• Automatisation des étapes et réduction des erreurs humaines ;
• Gain de temps et de coûts de gestion ;
• Élever le niveau de compétences numériques et la compétitivité de l'entreprise.

À ce jour, les niveaux de mise en œuvre de Peppol sont très hétérogènes car l'approche la plus courante consiste à « numériser une pièce à la fois », pour permettre une transition progressive vers la nouvelle gestion.

En Italie, par exemple, la piste Peppol est utilisée pour l'échange de commandes électroniques, qui, depuis 2020, sont déjà obligatoires pour certains secteurs de l'administration publique et, à terme, pour l'ensemble du secteur public.

Tous les documents que vous pouvez gérer avec Peppol

Alors, quels documents peuvent être gérés via Peppol ?

Avec Peppol, vous pouvez gérer les documents suivants qui définissent l'ensemble du cycle de commande, de vente et de paiement ; pour chacune d'elles, OpenPeppol se charge de produire et de tenir à jour les spécifications BIS respectives :

• La facturation électronique , qui est déjà adoptée dans de nombreux pays européens et au-delà ;
• La commande électronique, dont nous avons un exemple dans notre propre pays, où la commande électronique a été introduite comme obligatoire pour les entités du système de santé national et leurs fournisseurs ;
• Documents de transport , adoptés par de nombreuses entreprises pour la gestion numérisée de l'ensemble du cycle d'approvisionnement.

Attention toutefois : le fait que ces documents soient disponibles ne signifie pas que tous les acteurs du réseau sont en mesure de les gérer. En fait, chaque entreprise (utilisateur final) décide quels documents mettre en œuvre la gestion Peppol, en fonction de ses propres besoins.

Par conséquent, avant d'envoyer une facture, une commande ou un DDT électronique à un client ou à un fournisseur, nous devons nous assurer qu'il est en mesure de les recevoir et de les traiter.

Ce type d'informations est géré et mis à disposition, comme nous l'avons vu plus haut, par des SMP (Service Metadata Publishers), qui permettent de savoir quels documents un destinataire Peppol est en mesure de recevoir.