什么是 Peppol，它是如何工作的以及如何使用它

已发表: 2022-07-14

当我们谈论国际电子发票和电子采购流程时，这意味着与 Peppol 的世界打交道，这在许多情况下为这些流程的数字化铺平了道路，提供了标准、技术和最佳实践。

随着越来越多的国家开始实施电子发票，在某些情况下利用 Peppol 提供的解决方案，了解这个工具的工作原理、它的广泛性以及愿意或需要交换的公司的步骤至关重要通过 Peppol 渠道的文件必须采取。

新的号召性用语

什么是 Peppol，它是如何工作的？

Pan-European Public Procurement Online (Peppol) 诞生于 2008 年，是一个由欧盟资助的创新项目，旨在确定一套支持和促进跨境电子采购流程的基础设施和技术规范。 从一开始，Peppol 的主要目标就是提供可互操作的技术解决方案，使在欧盟各领土内建立的公司和公共管理机构之间能够透明地交换文件和信息。

一开始，我们预计尽管Peppol 诞生于欧洲，但它立即引起了世界各地企业、实体和组织的兴趣。 多年来，Peppol 标准和基础设施一直存在于非欧洲国家，政府经常选择它们来鼓励采用电子发票。 新加坡、澳大利亚和新西兰就是这种情况。 但是，让我们按顺序进行。

标准和技术

Peppol 网络由一系列相互交互的组件组成，使企业和公共管理部门之间能够交换文件和信息：

  • 接入点 (AP) ：这些接入点经过 OpenPeppol 认证，是企业和实体的直接联系点。 使用商定的通信协议和标准，例如 UBL XML 标准，可以形成和交换 IT 文档。 因此，交换仅在经认可的 AP 之间进行。
  • 服务元数据发布者 (SMP) ：是一个真正的去中心化注册表，提供有关接入点的信息以及 Peppol 接收者可以接收的消息类型。 例如，收件人可能能够收到符合 Peppol 标准的发票，但不能收到电子订单或运输文件。 SMP 包含连接到 Peppol 网络的用户的可用地址和元数据。
  • 服务元数据定位器 (SML)：是网络的唯一中心组件，是收集和识别所有 SMP 的注册表。 每个对话者都有一个 URL 形式的唯一标识符，接入点通过该标识符定位 SMP 和事务接收者的接入点。

Peppol 交易提供的所有文档均基于 UBL XML 布局，具有互操作性，也适合长期数字化保存。 稍后我们将详细讨论哪些文档类型可以通过 Peppol 网络进行交换。 每种文档类型的路径和互操作性特征由Peppol 业务互操作性规范定义，简称为 Peppol BIS。

在许多国家/地区都有一个 Peppol 权威机构，负责认证接入点和 SMP，并充当与整个 Peppol 网络和 OpenPeppol 协会的连接。 在意大利，负责的机构是 AgID (Agenzia per l'Italia Digitale)。

Peppol 和 OpenPeppol 协会的目标

现在我们知道了 Peppol 是什么，让我们尝试了解它的结构以及它想要实现的目标。

截至 2012 年，OpenPeppol 协会负责该项目。 他们负责更新管理所涉及的各个参与者之间关系的基础设施、标准和协议。 此外，在没有 Peppol 管理局的国家，这一角色由协会本身发挥。 这意味着希望获得接入点或 SMP 认证但位于没有授权的国家/地区的服务提供商可以直接向该协会咨询。

然后，OpenPeppol 负责管理和维护网络，始终牢记 Peppol 项目打算追求的目标：

  • 在提高透明度的同时实现电子采购和电子采购程序的互操作性；
  • 在与公共部门实体和私营部门的交流中实现业务流程和交易的自动化；
  • 支持包括中小企业在内的各类企业，并帮助它们提高全球竞争力；
  • 实现数字单一市场，这是欧盟议程的主要目标之一。

Peppol在世界各地的传播

正如我们上面提到的，Peppol 现在非常普遍，甚至在欧洲以外。

迄今为止，Peppol 在全球拥有 41 个成员国，服务提供商数量不一。 在此列表中，我们还发现了一些非欧洲实体，例如澳大利亚、新西兰、新加坡、日本、墨西哥、中国、土耳其、美国、英国、列支敦士登、亚美尼亚和瑞士。

加入 Peppol 网络是（或已经是）通过为企业和公共管理部门提供经过验证的真实工具和结构来促进电子交易的采用和传播的机会，从电子发票到所有电子采购流程。

特别是对于我们上面列出的非欧洲国家，Peppol 网络也代表了一个可以促进与欧盟进行跨境交易的要素。 事实上，Peppol 的全球传播可能是创建单一全球市场的关键驱动力，这远远超出了欧盟的最初目标。

通过 Peppol 数字化采购流程

迄今为止，Peppol 可以以完全安全和透明的方式以电子方式交换各种类型的文档，但它主要用于管理采购程序、电子发票和电子订购流程。

目前，欧洲层面没有关于使用电子发票的义务，欧盟层面也没有使用 Peppol 的义务。

然而，网络的使用及其提供的解决方案正变得越来越普遍。 我们还想提醒您，电子发票的 UBL 2.1 布局符合欧洲标准 EN16931 定义的规范，因此完全符合既定的互操作性要求。

事实上，许多欧洲国家已经采用 UBL 2.1 或其他 Peppol 轨道来实施电子发票：卢森堡、荷兰、拉脱维亚、挪威、波兰、葡萄牙和比利时等等。

由于 Peppol 开发的 BIS 规范涵盖了广泛的业务文档，因此将所有采购流程完全数字化不仅是可能的，而且是可取的。 对于政府机构和企业来说，数字化订购和销售流程需要：

  • 整个过程的可见性和透明度；
  • 步骤自动化并减少人为错误；
  • 节省管理时间和成本；
  • 提升企业的数字化技能水平和竞争力。

迄今为止，Peppol 的实施水平非常多样化，因为最常见的方法是“一次数字化一件”，以便逐步过渡到新的管理。

例如，在意大利， Peppol 轨道用于交换电子订单，自 2020 年以来，这些电子订单已经成为某些公共行政部门乃至整个公共部门的强制性要求。

您可以使用 Peppol 管理的所有文档

那么，哪些文件可以通过 Peppol 进行管理呢？

使用 Peppol，您可以管理定义整个订单、销售和付款周期的以下文档； 对于其中的每一个，OpenPeppol 负责制作并保持各自的 BIS 规范是最新的：

  • 电子发票，已在许多欧洲国家及其他国家采用；
  • 电子订购，我们在我们自己的国家就有一个例子，电子订购已被强制引入国家卫生系统实体及其供应商；
  • 运输单据，被多家公司采用，用于整个采购周期的数字化管理。

但是请注意：这些文档可用的事实并不意味着网络中的所有利益相关者都能够管理它们。 事实上，每个公司（最终用户）都根据自己的需要来决定实施 Peppol 管理的文件。

因此，在向客户或供应商发送电子发票、订单或 DDT 之前，我们必须确保他们能够接收和处理它们。

如上所述，此类信息由 SMP（服务元数据发布者）管理和提供，这使我们能够知道 Peppol 接收者能够接收哪些文档。