什麼是 Peppol，它是如何工作的以及如何使用它

已發表: 2022-07-14

當我們談論國際電子發票和電子採購流程時，這意味著與 Peppol 的世界打交道，這在許多情況下為這些流程的數字化鋪平了道路，提供了標準、技術和最佳實踐。

隨著越來越多的國家開始實施電子發票，在某些情況下利用 Peppol 提供的解決方案，了解該工具的工作原理、使用範圍以及公司願意或需要交換的步驟至關重要通過 Peppol 渠道的文件必須採取。

新的號召性用語

什麼是 Peppol，它是如何工作的？

Pan-European Public Procurement Online (Peppol) 誕生於 2008 年，是一個由歐盟資助的創新項目，旨在確定一套支持和促進跨境電子採購流程的基礎設施和技術規範。 從一開始，Peppol 的主要目標就是提供可互操作的技術解決方案，使在歐盟各領土內建立的公司和公共管理機構之間能夠透明地交換文件和信息。

一開始，我們預計儘管Peppol 誕生於歐洲，但它立即引起了世界各地企業、實體和組織的興趣。 多年來，Peppol 標準和基礎設施一直存在於非歐洲國家，政府經常選擇它們來鼓勵採用電子發票。 新加坡、澳大利亞和新西蘭就是這種情況。 但是，讓我們按順序進行。

標準和技術

Peppol 網絡由一系列相互交互的組件組成，使企業和公共管理部門之間能夠交換文件和信息：

  • 接入點 (AP) ：這些接入點經過 OpenPeppol 認證，是企業和實體的直接聯繫點。 使用商定的通信協議和標準，例如 UBL XML 標準，可以形成和交換 IT 文檔。 因此，交換僅在經認可的 AP 之間進行。
  • 服務元數據發布者 (SMP) ：是一個真正的去中心化註冊表，提供有關接入點的信息以及 Peppol 接收者可以接收的消息類型。 例如，收件人可能能夠收到符合 Peppol 標準的發票，但不能收到電子訂單或運輸文件。 SMP 包含連接到 Peppol 網絡的用戶的可用地址和元數據。
  • 服務元數據定位器 (SML)：是網絡的唯一中心組件，是收集和識別所有 SMP 的註冊表。 每個對話者都有一個 URL 形式的唯一標識符，接入點通過該標識符定位 SMP 和事務接收者的接入點。

Peppol 交易提供的所有文檔均基於 UBL XML 佈局，具有互操作性，也適合長期數字化保存。 稍後我們將詳細討論哪些文檔類型可以通過 Peppol 網絡進行交換。 每種文檔類型的路徑和互操作性特徵由Peppol 業務互操作性規範定義，簡稱為 Peppol BIS。

在許多國家/地區都有一個 Peppol 權威機構，負責認證接入點和 SMP，並充當與整個 Peppol 網絡和 OpenPeppol 協會的連接。 在意大利，負責的機構是 AgID (Agenzia per l'Italia Digitale)。

Peppol 和 OpenPeppol 協會的目標

現在我們知道了 Peppol 是什麼，讓我們嘗試了解它的結構以及它想要實現的目標。

截至 2012 年，OpenPeppol 協會負責該項目。 他們負責更新管理所涉及的各個參與者之間關係的基礎設施、標準和協議。 此外，在沒有 Peppol 管理局的國家，這一角色由協會本身發揮。 這意味著希望獲得接入點或 SMP 認證但位於沒有授權的國家/地區的服務提供商可以直接向該協會諮詢。

然後，OpenPeppol 負責管理和維護網絡，始終牢記 Peppol 項目打算追求的目標：

  • 在提高透明度的同時實現電子採購和電子採購程序的互操作性；
  • 在與公共部門實體和私營部門的交流中實現業務流程和交易的自動化；
  • 支持包括中小企業在內的各類企業，並幫助它們提高全球競爭力；
  • 實現數字單一市場，這是歐盟議程的主要目標之一。

Peppol在世界各地的傳播

正如我們上面提到的，Peppol 現在非常普遍，甚至在歐洲以外。

迄今為止，Peppol 在全球擁有 41 個成員國，服務提供商數量不一。 在此列表中，我們還發現了一些非歐洲實體，例如澳大利亞、新西蘭、新加坡、日本、墨西哥、中國、土耳其、美國、英國、列支敦士登、亞美尼亞和瑞士。

加入 Peppol 網絡是（或已經是）通過為企業和公共管理部門提供經過驗證的真實工具和結構來促進電子交易的採用和傳播的機會，從電子發票到所有電子採購流程。

特別是對於我們上面列出的非歐洲國家，Peppol 網絡也代表了一個可以促進與歐盟進行跨境交易的要素。 事實上，Peppol 的全球傳播可能是創建單一全球市場的關鍵驅動力，這遠遠超出了歐盟的最初目標。

通過 Peppol 數字化採購流程

迄今為止，Peppol 可以以完全安全和透明的方式以電子方式交換各種類型的文檔，但它主要用於管理採購程序、電子發票和電子訂購流程。

目前，歐洲層面沒有關於使用電子發票的義務，歐盟層面也沒有使用 Peppol 的義務。

然而，網絡的使用及其提供的解決方案正變得越來越普遍。 我們還想提醒您，電子發票的 UBL 2.1 佈局符合歐洲標準 EN16931 定義的規範，因此完全符合既定的互操作性要求。

事實上，許多歐洲國家已經採用 UBL 2.1 或其他 Peppol 軌道來實施電子發票：盧森堡、荷蘭、拉脫維亞、挪威、波蘭、葡萄牙和比利時等等。

由於 Peppol 開發的 BIS 規範涵蓋了廣泛的業務文檔，因此將所有採購流程完全數字化不僅是可能的，而且是可取的。 對於政府機構和企業來說，數字化訂購和銷售流程需要：

  • 整個過程的可見性和透明度；
  • 步驟自動化並減少人為錯誤；
  • 節省管理時間和成本；
  • 提升企業的數字化技能水平和競爭力。

迄今為止，Peppol 的實施水平非常多樣化，因為最常見的方法是“一次數字化一件”，以便逐步過渡到新的管理。

例如，在意大利， Peppol 軌道用於交換電子訂單，自 2020 年以來，這些電子訂單已經成為某些公共行政部門乃至整個公共部門的強制性要求。

您可以使用 Peppol 管理的所有文檔

那麼，哪些文件可以通過 Peppol 進行管理呢？

使用 Peppol，您可以管理定義整個訂單、銷售和付款週期的以下文檔； 對於其中的每一個，OpenPeppol 負責製作並保持各自的 BIS 規範是最新的：

  • 電子發票，已在許多歐洲國家及其他國家採用；
  • 電子訂購，我們在我們自己的國家就有一個例子，電子訂購已被強制引入國家衛生系統實體及其供應商；
  • 運輸單據，被多家公司採用​​，用於整個採購週期的數字化管理。

但是請注意：這些文檔可用的事實並不意味著網絡中的所有利益相關者都能夠管理它們。 事實上，每個公司（最終用戶）都根據自己的需要來決定實施 Peppol 管理的文件。

因此，在向客戶或供應商發送電子發票、訂單或 DDT 之前，我們必須確保他們能夠接收和處理它們。

如上所述，此類信息由 SMP（服務元數據發布者）管理和提供，這使我們能夠知道 Peppol 接收者能夠接收哪些文檔。