Peppol nedir, nasıl çalışır ve nasıl kullanılır?

Uluslararası elektronik faturalama ve e-tedarik süreçleri hakkında konuştuğumuzda, bu, birçok durumda bu süreçlerin dijitalleştirilmesine, standartlar, teknolojiler ve en iyi uygulamalar sunmaya giden yolu açmaya yardımcı olan Peppol dünyasıyla uğraşmak anlamına gelir.

Gittikçe daha fazla ülkenin elektronik faturalandırmayı uygulamaya başlamasıyla , bazı durumlarda Peppol tarafından sunulan çözümlerden yararlanırken, bu aracın nasıl çalıştığını, ne kadar yaygın olduğunu ve değişim yapmak isteyen veya ihtiyaç duyan bir şirketin adımlarını anlamak çok önemlidir. Belgeleri Peppol kanalları üzerinden almak zorundadır.

Peppol nedir ve nasıl çalışır?

Pan-European Public Procurement Online (Peppol), 2008 yılında Avrupa Birliği tarafından finanse edilen yenilikçi bir proje olarak doğdu ve sınır ötesi e-ihale süreçlerini etkinleştiren ve kolaylaştıran bir dizi altyapı ve teknik şartnameyi belirlemeyi amaçladı. En başından beri, Peppol'ün temel amacı , çeşitli AB topraklarında kurulmuş şirketler ve kamu idareleri arasında şeffaf belge ve bilgi alışverişini sağlayan birlikte çalışabilir teknolojik çözümler sunmaktı .

Başlangıçta, Peppol'ün Avrupa bağlamında doğmasına rağmen, dünyanın dört bir yanındaki işletmelerin, kuruluşların ve kuruluşların ilgisini hemen çekeceğini tahmin ediyoruz. Peppol standartları ve altyapısı, elektronik faturalandırmanın benimsenmesini teşvik etmek için hükümetler tarafından sıklıkla seçildiği Avrupa dışındaki ülkelerde yıllardır mevcuttur. Singapur, Avustralya ve Yeni Zelanda'da durum böyle. Ama sırayla gidelim.

Standartlar ve teknoloji

Peppol ağı, işletmeler ve kamu idareleri arasında belge ve bilgi alışverişini sağlayan, birbiriyle etkileşime giren bir dizi bileşenden oluşur:

• Erişim Noktaları (AP'ler) : OpenPeppol tarafından onaylanan bu erişim noktaları, işletmeler ve kuruluşlar için doğrudan iletişim noktasıdır. UBL XML standardı gibi mutabık kalınan iletişim protokollerinin ve standartlarının kullanılması, BT belgelerinin oluşturulmasını ve değiş tokuşunu sağlar. Bu nedenle değişim, yalnızca akredite AP'ler arasında gerçekleşir.
• Service Metadata Publisher (SMP) : Erişim Noktaları ve bir Peppol alıcısının alabileceği mesaj türleri hakkında bilgi sağlayan gerçek bir merkezi olmayan kayıt defteridir. Örneğin, bir alıcı Peppol standardına göre fatura alabilir, ancak elektronik siparişleri veya taşıma belgelerini alamaz. SMP'ler, Peppol ağına bağlı kullanıcıların mevcut adreslerini ve meta verilerini içerir.
• Hizmet Meta Veri Bulucu (SML): ağın tek merkezi bileşenidir ve tüm SMP'leri toplayan ve tanımlayan bir kayıt defteridir. Her muhatap, Erişim Noktalarının SMP'yi ve işlemin alıcısına erişim noktasını bulduğu bir URL biçiminde benzersiz bir tanımlayıcıya sahiptir.

Peppol işlemleri tarafından sağlanan tüm belgeler, birlikte çalışabilir ve aynı zamanda uzun vadeli dijital korumaya uygun bir UBL XML düzenine dayanmaktadır. Peppol ağı üzerinden hangi belge türlerinin değiştirilebileceği hakkında daha sonra konuşacağız. Her belge türü için yol ve birlikte çalışabilirlik özellikleri, basitçe Peppol BIS olarak bilinen Peppol İş Birlikte Çalışabilirlik Spesifikasyonları ile tanımlanır.

Birçok ülkede Erişim Noktalarını ve SMP'leri akredite etmekten sorumlu olan ve aynı zamanda tüm Peppol ağı ve OpenPeppol birliği ile bağlantı görevi gören bir Peppol Kurumu vardır. İtalya'da, sorumlu Otorite AgID'dir (Agenzia per l'Italia Digitale).

Peppol ve OpenPeppol Derneği'nin Hedefleri

Artık Peppol'ün ne olduğunu bildiğimize göre, nasıl yapılandırıldığını ve ulaşmak istediği hedefleri anlamaya çalışalım.

2012 itibariyle, OpenPeppol derneği projeden sorumludur. İlgili çeşitli aktörler arasındaki ilişkileri yöneten altyapıyı, standartları ve anlaşmaları güncellemekle ilgilenirler. Ayrıca Peppol Otoritesinin bulunmadığı ülkelerde bu rolü derneğin kendisi üstlenmektedir. Bu, Erişim Noktası veya SMP olarak akredite olmak isteyen ancak Otoritenin olmadığı ülkelerde yerleşik hizmet sağlayıcıların doğrudan derneğe başvurabileceği anlamına gelir.

O halde OpenPeppol, Peppol projesinin gerçekleştirmeyi amaçladığı hedefleri daima göz önünde bulundurarak ağı yönetmekten ve sürdürmekten sorumludur:

• Şeffaflığı teşvik ederken e-ihale ve e-ihale prosedürlerinde birlikte çalışabilirliği gerçekleştirin ;
• Hem kamu sektörü kurumlarıyla hem de özel sektörle değiş tokuşlarda iş süreçlerini ve işlemlerini otomatikleştirmek ;
• KOBİ'ler de dahil olmak üzere her türden işletmeyi desteklemek ve onların küresel olarak daha rekabetçi olmalarına yardımcı olmak;
• AB gündeminin ana hedeflerinden biri olan dijital tek pazarın gerçekleştirilmesi.

Peppol'ün dünyaya yayılması

Yukarıda bahsettiğimiz gibi, Peppol artık Avrupa dışında bile son derece yaygın.

Bugüne kadar, Peppol'ün dünya çapında değişen sayıda hizmet sağlayıcısı olan 41 üye ülkesi vardır. Bu listede ayrıca, örneğin Avustralya, Yeni Zelanda, Singapur, Japonya, Meksika, Çin, Türkiye, Amerika Birleşik Devletleri, Birleşik Krallık, Lihtenştayn, Ermenistan ve İsviçre dahil olmak üzere birkaç Avrupa dışı kuruluş da buluyoruz.

Peppol ağına katılmak, işletmelere ve kamu idarelerine denenmiş ve gerçek araçlar ve yapılar sunarak, elektronik faturalandırmadan genel olarak tüm e-ihale süreçlerine kadar elektronik değişimlerin benimsenmesini ve yayılmasını artırmak için bir fırsattır (veya zaten olmuştur).

Özellikle yukarıda listelediğimiz Avrupa dışı ülkeler için Peppol ağı, Avrupa Birliği ile sınır ötesi işlemleri kolaylaştırabilecek bir unsuru da temsil ediyor. Aslında, Peppol'ün dünya çapında yayılması , Avrupa Birliği'nin ilk hedeflerinin çok ötesinde, tek bir küresel pazarın yaratılması için kilit bir itici güç olabilir.

Peppol aracılığıyla satın alma süreçlerinin dijitalleştirilmesi

Peppol bugüne kadar çeşitli belge türlerinin elektronik olarak tamamen güvenli ve şeffaf bir şekilde değiş tokuşunu mümkün kılıyor, ancak esas olarak satın alma prosedürlerini, elektronik faturalandırmayı ve elektronik sipariş süreçlerini yönetmek için kullanılıyor.

Halihazırda, elektronik fatura kullanımına ilişkin Avrupa düzeyinde herhangi bir zorunluluk olmadığı gibi, AB düzeyinde de Peppol kullanımına ilişkin bir zorunluluk bulunmamaktadır.

Ancak ağın kullanımı ve sunduğu çözümler giderek yaygınlaşmaktadır. Ayrıca elektronik fatura için UBL 2.1 düzeninin Avrupa standardı EN16931 tarafından tanımlanan özelliklere uygun olduğunu ve bu nedenle yerleşik birlikte çalışabilirlik gereksinimleriyle mükemmel bir şekilde uyumlu olduğunu hatırlatmak isteriz.

Aslında, birçok Avrupa ülkesi elektronik faturalandırmayı uygulamak için UBL 2.1 veya diğer Peppol yollarını benimsemiştir : Lüksemburg, Hollanda, Letonya, Norveç, Polonya, Portekiz ve Belçika bunlardan birkaçıdır.

Peppol tarafından geliştirilen BIS spesifikasyonları çok çeşitli iş belgelerini kapsadığından, tüm satın alma süreçlerinin tamamen dijitalleştirilmesi sadece mümkün değil, aynı zamanda arzu edilir. Devlet kurumları ve benzer şekilde işletmeler için sipariş ve satış süreçlerinin dijitalleştirilmesi şunları gerektirir:

• Tüm süreçte görünürlük ve şeffaflık ;
• Adımların otomasyonu ve insan hatasının azaltılması;
• Yönetim süresi ve maliyetlerinde tasarruf ;
• İşletmenin dijital beceri ve rekabet gücünün seviyesini yükseltmek .

Bugüne kadar, Peppol uygulama seviyeleri çok heterojendir, çünkü en yaygın yaklaşım, yeni yönetime kademeli bir geçişi sağlamak için “her seferinde tek parçayı dijitalleştirmek”tir.

Örneğin İtalya'da Peppol yolu, 2020'den beri kamu yönetiminin bazı sektörleri ve nihayetinde tüm kamu sektörü için zaten zorunlu olan elektronik sipariş alışverişi için kullanılıyor.

Peppol ile yönetebileceğiniz tüm belgeler

Peki Peppol üzerinden hangi belgeler yönetilebilir?

Peppol ile tüm sipariş, satış ve ödeme döngüsünü tanımlayan aşağıdaki belgeleri yönetebilirsiniz; OpenPeppol, bunların her biri için ilgili BIS spesifikasyonlarını üretmeye ve güncel tutmaya özen gösterir:

• Birçok Avrupa ülkesinde ve ötesinde benimsenen elektronik faturalandırma ;
• Elektronik siparişin ulusal sağlık sistemi kuruluşları ve tedarikçileri için zorunlu hale getirildiği ülkemizde örneğine sahip olduğumuz elektronik sipariş;
• Tüm tedarik döngüsünün dijitalleştirilmiş yönetimi için birçok şirket tarafından benimsenen nakliye belgeleri .

Ancak dikkatli olun: Bu belgelerin mevcut olması, ağdaki tüm paydaşların bunları yönetebileceği anlamına gelmez. Aslında her şirket (son kullanıcı) Peppol yönetimini hangi belgelerin uygulayacağına kendi ihtiyaçlarına göre karar verir.

Bu nedenle, bir müşteriye veya tedarikçiye elektronik fatura, sipariş veya DDT göndermeden önce, onların bunları alıp işleyebildiğinden emin olmalıyız.

Bu tür bilgiler, yukarıda gördüğümüz gibi, bir Peppol alıcısının hangi belgeleri alabileceğini bilmemizi sağlayan SMP'ler (Hizmet Meta Verileri Yayıncıları) tarafından yönetilir ve kullanıma sunulur.