O que é Peppol, como funciona e como você pode usá-lo

Quando falamos de processos internacionais de faturamento eletrônico e e-procurement, isso significa lidar com o mundo da Peppol, que em muitos casos ajudou a pavimentar o caminho para a digitalização desses processos, oferecendo padrões, tecnologias e melhores práticas.

Com cada vez mais países começando a implementar a fatura eletrônica , aproveitando as próprias soluções oferecidas pela Peppol em alguns casos, é fundamental entender como essa ferramenta funciona, quão difundida ela é e os passos que uma empresa deseja ou precisa trocar documentos através dos canais da Peppol devem tomar.

O que é Peppol e como funciona?

O Pan-European Public Procurement Online (Peppol) nasceu em 2008 como um projeto inovador financiado pela União Europeia e que visa identificar um conjunto de infraestruturas e especificações técnicas que permitam e facilitem processos de e-procurement transfronteiriços. Desde o início, o principal objetivo da Peppol era oferecer soluções tecnológicas interoperáveis ​​que permitissem a troca transparente de documentos e informações entre empresas e administrações públicas estabelecidas nos vários territórios da UE.

A princípio, prevemos que, embora a Peppol tenha nascido em um contexto europeu, atraiu imediatamente o interesse de empresas, entidades e organizações em todo o mundo. Há anos, os padrões e a infraestrutura da Peppol estão presentes em países não europeus, onde muitas vezes são escolhidos pelos governos para incentivar a adoção do faturamento eletrônico. É o caso de Cingapura, Austrália e Nova Zelândia. Mas vamos em ordem.

Padrões e tecnologia

A rede Peppol é composta por uma série de componentes que interagem entre si, possibilitando a troca de documentos e informações entre empresas e administrações públicas:

• Pontos de Acesso (APs) : estes pontos de acesso, certificados pela OpenPeppol, são o ponto de contato direto para empresas e entidades. O uso de protocolos e padrões de comunicação acordados, como o padrão UBL XML, possibilitam a formação e troca de documentos de TI. As trocas, portanto, ocorrem exclusivamente entre APs credenciados.
• Service Metadata Publisher (SMP) : é um verdadeiro registro descentralizado que fornece informações sobre Access Points e os tipos de mensagens que um destinatário Peppol pode receber. Por exemplo, um destinatário pode receber faturas de acordo com o padrão Peppol, mas não pedidos eletrônicos ou documentos de transporte. Os SMPs contêm os endereços e metadados disponíveis dos usuários conectados à rede Peppol.
• Service Metadata Locator (SML): é o único componente central da rede e é um registro que coleta e identifica todos os SMPs. Cada interlocutor possui um identificador único na forma de uma URL através da qual os Pontos de Acesso localizam o SMP e o ponto de acesso ao destinatário da transação.

Todos os documentos fornecidos pelas transações da Peppol são baseados em um layout UBL XML, que é interoperável e também adequado para preservação digital de longo prazo. Falaremos mais sobre quais tipos de documentos podem ser trocados pela rede Peppol posteriormente. O caminho e as características de interoperabilidade para cada tipo de documento são definidos pelas Especificações de Interoperabilidade de Negócios da Peppol, conhecidas simplesmente como Peppol BIS.

Em muitos países existe uma Autoridade Peppol, que é responsável por credenciar Access Points e SMPs e também atua como uma conexão com toda a rede Peppol e a associação OpenPeppol. Na Itália, a autoridade responsável é a AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).

Objetivos da Peppol e da Associação OpenPeppol

Agora que sabemos o que é a Peppol, vamos tentar entender como ela está estruturada e os objetivos que ela quer alcançar.

A partir de 2012, a associação OpenPeppol é responsável pelo projeto. Cuidam da atualização da infraestrutura, dos padrões e dos acordos que regem as relações entre os diversos atores envolvidos. Além disso, em países onde não há Autoridade Peppol, esse papel é desempenhado pela própria associação. Isso significa que os prestadores de serviços que desejam ser credenciados como Access Points ou SMPs, mas que estão sediados em países onde não há Autoridade, podem se referir diretamente à associação.

A OpenPeppol, então, é responsável pela gestão e manutenção da rede, tendo sempre em mente os objetivos que o projeto Peppol pretende perseguir:

• Realizar a interoperabilidade nos procedimentos de e-procurement e e-procurement , promovendo a transparência;
• Automatização de processos e transações de negócios, tanto em intercâmbio com entidades do setor público quanto no setor privado;
• Apoiar empresas de todos os tipos, incluindo PMEs, e ajudá-las a se tornarem mais competitivas globalmente;
• Realizar um mercado único digital, um dos principais objetivos da agenda da UE.

A disseminação da Peppol pelo mundo

Como mencionamos acima, a Peppol agora está extremamente difundida, mesmo fora da Europa.

Até o momento, a Peppol tem 41 estados membros no mundo, com um número variável de prestadores de serviços. Dentro desta lista, também encontramos várias entidades não europeias, incluindo, por exemplo, Austrália, Nova Zelândia, Cingapura, Japão, México, China, Turquia, Estados Unidos, Reino Unido, Liechtenstein, Armênia e Suíça.

A adesão à rede Peppol é (ou já foi) uma oportunidade para impulsionar a adoção e difusão das bolsas eletrónicas, desde a faturação eletrónica a todos os processos de e-procurement em geral, oferecendo às empresas e administrações públicas ferramentas e estruturas testadas e comprovadas.

Especialmente para os países não europeus listados acima, a rede Peppol também representa um elemento que pode facilitar as transações transfronteiriças com a União Europeia. De fato, a disseminação mundial da Peppol pode ser um fator-chave para a criação de um mercado único global , muito além dos objetivos iniciais da União Europeia.

Digitalizando processos de compras através da Peppol

Até hoje, a Peppol possibilita a troca eletrônica de diversos tipos de documentos de forma totalmente segura e transparente, mas é utilizada principalmente para gerenciar procedimentos de compras, faturamento eletrônico e processos de pedidos eletrônicos .

Atualmente, não há obrigação a nível europeu em relação ao uso de fatura eletrônica, nem há obrigação em nível da UE de usar a Peppol.

No entanto, o uso da rede e das soluções que ela oferece está se tornando cada vez mais difundido. Lembramos também que o layout UBL 2.1 para a fatura eletrônica atende às especificações definidas pela norma europeia EN16931, portanto, está perfeitamente alinhado com os requisitos de interoperabilidade estabelecidos.

De fato, muitos países europeus adotaram UBL 2.1 ou outras faixas da Peppol para implementar o faturamento eletrônico : Luxemburgo, Holanda, Letônia, Noruega, Polônia, Portugal e Bélgica, para citar alguns.

Como as especificações do BIS desenvolvidas pela Peppol abrangem uma ampla gama de documentos comerciais, a digitalização completa de todos os processos de aquisição não é apenas possível, mas desejável. Para agências governamentais e empresas, a digitalização dos processos de pedidos e vendas envolve:

• Visibilidade e transparência em todo o processo ;
• Automação de etapas e redução de erro humano;
• Economia de tempo e custos de gestão ;
• Elevar o nível de competências digitais e competitividade da empresa.

Até o momento, os níveis de implementação da Peppol são muito heterogêneos porque a abordagem mais comum é “digitalizar uma peça de cada vez”, para permitir uma transição gradual para a nova gestão.

Na Itália, por exemplo, a faixa Peppol é utilizada para a troca de pedidos eletrônicos, que, desde 2020, já são obrigatórios para alguns setores da administração pública e, eventualmente, para todo o setor público.

Todos os documentos que você pode gerenciar com a Peppol

Então, quais documentos podem ser gerenciados pela Peppol?

Com a Peppol você pode gerenciar os seguintes documentos que definem todo o ciclo de pedidos, vendas e pagamentos; para cada um deles, a OpenPeppol se encarrega de produzir e manter as respectivas especificações do BIS atualizadas:

• A faturação eletrónica , já adotada em muitos países europeus e não só;
• Encomendas eletrónicas, de que temos um exemplo no nosso próprio país, onde as encomendas eletrónicas foram introduzidas como obrigatórias para as entidades do sistema nacional de saúde e seus fornecedores;
• Documentos de transporte , adotados por muitas empresas para a gestão digitalizada de todo o ciclo de compras.

Cuidado, porém: o fato de esses documentos estarem disponíveis não significa que todos os atores da rede possam gerenciá-los. De fato, cada empresa (usuário final) decide quais documentos implementar o gerenciamento Peppol, dependendo de suas próprias necessidades.

Portanto, antes de enviar uma fatura eletrônica, pedido ou DDT a um cliente ou fornecedor, temos que nos certificar de que eles possam recebê-los e processá-los.

Esse tipo de informação é gerenciada e disponibilizada, como vimos acima, por SMPs (Service Metadata Publishers), que nos permitem saber quais documentos um destinatário Peppol pode receber.