Apa itu Peppol, bagaimana cara kerjanya dan bagaimana Anda bisa menggunakannya

Ketika kita berbicara tentang faktur elektronik internasional dan proses e-procurement, ini berarti berurusan dengan dunia Peppol, yang dalam banyak kasus telah membantu membuka jalan menuju digitalisasi proses ini, menawarkan standar, teknologi, dan praktik terbaik.

Dengan semakin banyak negara mulai menerapkan faktur elektronik , mengambil keuntungan dari solusi yang ditawarkan oleh Peppol dalam beberapa kasus, sangat penting untuk memahami cara kerja alat ini, seberapa luas itu, dan langkah-langkah perusahaan yang ingin atau perlu menukar dokumen melalui saluran Peppol harus mengambil.

Apa itu Peppol dan bagaimana cara kerjanya?

Pan-European Public Procurement Online (Peppol) lahir pada tahun 2008 sebagai proyek inovatif yang didanai oleh Uni Eropa dan bertujuan untuk mengidentifikasi serangkaian infrastruktur dan spesifikasi teknis yang memungkinkan dan memfasilitasi proses e-procurement lintas batas. Sejak awal, tujuan utama Peppol adalah menawarkan solusi teknologi yang dapat dioperasikan yang memungkinkan pertukaran dokumen dan informasi yang transparan antara perusahaan dan administrasi publik yang didirikan di berbagai wilayah UE.

Pada awalnya, kami mengantisipasi bahwa meskipun Peppol lahir dalam konteks Eropa, Peppol segera menarik minat bisnis, entitas, dan organisasi di seluruh dunia. Selama bertahun-tahun sekarang, standar dan infrastruktur Peppol telah hadir di negara-negara non-Eropa, di mana mereka sering dipilih oleh pemerintah untuk mendorong penerapan faktur elektronik. Hal ini terjadi di Singapura, Australia, dan Selandia Baru. Tapi mari kita pergi secara berurutan.

Standar dan teknologi

Jaringan Peppol terdiri dari serangkaian komponen yang berinteraksi satu sama lain, memungkinkan pertukaran dokumen dan informasi antara perusahaan dan administrasi publik:

• Titik Akses (AP) : titik akses ini, disertifikasi oleh OpenPeppol, adalah titik kontak langsung untuk bisnis dan entitas. Penggunaan protokol dan standar komunikasi yang disepakati, seperti standar XML UBL, memungkinkan pembentukan dan pertukaran dokumen TI. Pertukaran, oleh karena itu, terjadi secara eksklusif antara AP terakreditasi.
• Service Metadata Publisher (SMP) : adalah registri terdesentralisasi yang menyediakan informasi tentang Access Points dan jenis pesan yang dapat diterima oleh penerima Peppol. Misalnya, penerima mungkin dapat menerima faktur sesuai dengan standar Peppol, tetapi bukan pesanan elektronik atau dokumen transportasi. SMP berisi alamat dan metadata yang tersedia dari pengguna yang terhubung ke jaringan Peppol.
• Service Metadata Locator (SML): adalah satu-satunya komponen pusat jaringan dan merupakan registri yang mengumpulkan dan mengidentifikasi semua SMP. Setiap lawan bicara memiliki pengidentifikasi unik dalam bentuk URL yang melaluinya Titik Akses menemukan SMP dan titik akses ke penerima transaksi.

Semua dokumen yang disediakan oleh transaksi Peppol didasarkan pada tata letak XML UBL, yang dapat dioperasikan dan juga cocok untuk pelestarian digital jangka panjang. Kami akan berbicara lebih banyak tentang jenis dokumen mana yang dapat ditukar melalui jaringan Peppol nanti. Jalur dan karakteristik interoperabilitas untuk setiap jenis dokumen ditentukan oleh Spesifikasi Interoperabilitas Bisnis Peppol, yang hanya dikenal sebagai Peppol BIS.

Di banyak negara terdapat Otoritas Peppol, yang bertanggung jawab untuk mengakreditasi Titik Akses dan SMP dan juga bertindak sebagai koneksi dengan seluruh jaringan Peppol dan asosiasi OpenPeppol. Di Italia, Otoritas yang bertanggung jawab adalah AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).

Tujuan Peppol dan Asosiasi OpenPeppol

Sekarang setelah kita mengetahui apa itu Peppol, mari kita coba memahami bagaimana strukturnya dan tujuan yang ingin dicapainya.

Pada 2012, asosiasi OpenPeppol bertanggung jawab atas proyek tersebut. Mereka mengurus pembaruan infrastruktur, standar, dan kesepakatan yang mengatur hubungan antara berbagai aktor yang terlibat. Selain itu, di negara-negara yang tidak memiliki Otoritas Peppol, peran ini dimainkan oleh asosiasi itu sendiri. Ini berarti bahwa penyedia layanan yang ingin diakreditasi sebagai Titik Akses atau SMP, tetapi berbasis di negara-negara yang tidak memiliki Otoritas, dapat merujuk langsung ke asosiasi tersebut.

OpenPeppol, kemudian, bertanggung jawab untuk mengelola dan memelihara jaringan, dengan selalu mengingat tujuan yang ingin dicapai oleh proyek Peppol:

• Mewujudkan interoperabilitas dalam prosedur e-procurement dan e-procurement sambil mempromosikan transparansi;
• Mengotomatisasi proses bisnis dan transaksi, baik dalam pertukaran dengan entitas sektor publik dan di sektor swasta;
• Mendukung semua jenis bisnis, termasuk UKM, dan membantu mereka menjadi lebih kompetitif secara global;
• Mewujudkan pasar tunggal digital, salah satu tujuan utama agenda UE.

Penyebaran Peppol di seluruh dunia

Seperti yang kami sebutkan di atas, Peppol sekarang sangat tersebar luas, bahkan di luar Eropa.

Hingga saat ini, Peppol memiliki 41 negara anggota di dunia, dengan jumlah penyedia layanan yang bervariasi. Dalam daftar ini, kami juga menemukan beberapa entitas non-Eropa, termasuk, misalnya, Australia, Selandia Baru, Singapura, Jepang, Meksiko, Cina, Turki, Amerika Serikat, Inggris, Liechtenstein, Armenia, dan Swiss.

Bergabung dengan jaringan Peppol adalah (atau telah) menjadi peluang untuk meningkatkan adopsi dan difusi pertukaran elektronik, dari faktur elektronik hingga semua proses e-procurement secara umum, dengan menawarkan alat dan struktur yang telah dicoba dan benar kepada bisnis dan administrasi publik.

Khusus untuk negara-negara non-Eropa yang kami sebutkan di atas, jaringan Peppol juga merupakan elemen yang dapat memfasilitasi transaksi lintas batas dengan Uni Eropa. Bahkan, penyebaran Peppol ke seluruh dunia bisa menjadi pendorong utama untuk penciptaan pasar global tunggal , jauh melampaui tujuan awal Uni Eropa.

Digitalisasi proses pengadaan melalui Peppol

Hingga saat ini, Peppol memungkinkan pertukaran berbagai jenis dokumen secara elektronik dengan cara yang benar-benar aman dan transparan, tetapi terutama digunakan untuk mengelola prosedur pengadaan, faktur elektronik, dan proses pemesanan elektronik .

Saat ini, tidak ada kewajiban di tingkat Eropa terkait penggunaan faktur elektronik, juga tidak ada kewajiban di tingkat UE untuk menggunakan Peppol.

Namun, penggunaan jaringan dan solusi yang diberikannya semakin meluas. Kami juga ingin mengingatkan Anda bahwa tata letak UBL 2.1 untuk faktur elektronik sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan oleh standar Eropa EN16931, sehingga sangat sesuai dengan persyaratan interoperabilitas yang ditetapkan.

Faktanya, banyak negara Eropa telah mengadopsi UBL 2.1 atau jalur Peppol lainnya untuk menerapkan faktur elektronik : Luksemburg, Belanda, Latvia, Norwegia, Polandia, Portugal, dan Belgia, untuk beberapa nama.

Karena spesifikasi BIS yang dikembangkan oleh Peppol mencakup berbagai dokumen bisnis, digitalisasi penuh semua proses pengadaan tidak hanya mungkin tetapi juga diinginkan. Untuk instansi pemerintah dan bisnis, digitalisasi proses pemesanan dan penjualan memerlukan:

• Visibilitas dan transparansi di seluruh proses ;
• Otomatisasi langkah dan pengurangan kesalahan manusia;
• Penghematan waktu dan biaya manajemen ;
• Meningkatkan tingkat keterampilan digital dan daya saing perusahaan.

Sampai saat ini, tingkat implementasi Peppol sangat heterogen karena pendekatan yang paling umum adalah “mendigitalkan satu per satu”, untuk memungkinkan transisi bertahap ke manajemen baru.

Di Italia, misalnya, jalur Peppol digunakan untuk pertukaran pesanan elektronik, yang sejak 2020 sudah diwajibkan untuk beberapa sektor administrasi publik dan, akhirnya, untuk seluruh sektor publik.

Semua dokumen yang dapat Anda kelola dengan Peppol

Lantas, dokumen apa saja yang bisa dikelola melalui Peppol?

Dengan Peppol, Anda dapat mengelola dokumen berikut yang menentukan seluruh siklus pemesanan, penjualan, dan pembayaran; untuk masing-masing ini, OpenPeppol menangani produksi dan memperbarui spesifikasi BIS masing-masing:

• Faktur elektronik , yang sudah diadopsi di banyak negara Eropa dan sekitarnya;
• Pemesanan elektronik, di mana kita memiliki contoh di negara kita sendiri, di mana pemesanan elektronik telah diperkenalkan sebagai kewajiban bagi entitas sistem kesehatan nasional dan pemasoknya;
• Dokumen transportasi , diadopsi oleh banyak perusahaan untuk manajemen digital dari seluruh siklus pengadaan.

Namun berhati-hatilah: fakta bahwa dokumen-dokumen ini tersedia tidak berarti bahwa semua pemangku kepentingan dalam jaringan dapat mengelolanya. Bahkan, setiap perusahaan (pengguna akhir) memutuskan dokumen mana yang akan menerapkan manajemen Peppol, tergantung pada kebutuhannya sendiri.

Oleh karena itu, sebelum mengirimkan faktur elektronik, pesanan, atau DDT kepada pelanggan atau pemasok, kami harus memastikan bahwa mereka dapat menerima dan memprosesnya.

Jenis informasi ini dikelola dan disediakan, seperti yang kita lihat di atas, oleh SMP (Penerbit Metadata Layanan), yang memungkinkan kami mengetahui dokumen mana yang dapat diterima oleh penerima Peppol.