Qué es Peppol, cómo funciona y cómo puedes usarlo

Cuando hablamos de facturación electrónica internacional y procesos de e-procurement, nos referimos al mundo de Peppol, que en muchos casos ha ayudado a allanar el camino hacia la digitalización de estos procesos, ofreciendo estándares, tecnologías y mejores prácticas.

Con cada vez más países comenzando a implementar la facturación electrónica , aprovechando las mismas soluciones que ofrece Peppol en algunos casos, es crucial entender cómo funciona esta herramienta, qué tan extendida está y los pasos que una empresa desea o necesita intercambiar. deben tomar los documentos a través de los canales de Peppol.

¿Qué es Peppol y cómo funciona?

Pan-European Public Procurement Online (Peppol) nació en 2008 como un proyecto innovador financiado por la Unión Europea y destinado a identificar un conjunto de infraestructuras y especificaciones técnicas que permitan y faciliten los procesos de contratación electrónica transfronterizos. Desde un principio, el objetivo principal de Peppol fue ofrecer soluciones tecnológicas interoperables que permitieran el intercambio transparente de documentos e información entre empresas y administraciones públicas establecidas en los distintos territorios de la UE.

De entrada, adelantamos que aunque Peppol nació en un contexto europeo, inmediatamente atrajo el interés de empresas, entidades y organizaciones de todo el mundo. Desde hace años, los estándares y la infraestructura de Peppol han estado presentes en países no europeos, donde a menudo han sido elegidos por los gobiernos para fomentar la adopción de la facturación electrónica. Este es el caso de Singapur, Australia y Nueva Zelanda. Pero vamos en orden.

Estándares y tecnología

La red Peppol consta de una serie de componentes que interactúan entre sí, posibilitando el intercambio de documentos e información entre empresas y administraciones públicas:

• Access Points (APs) : estos puntos de acceso, certificados por OpenPeppol, son el punto de contacto directo para empresas y entidades. El uso de protocolos y estándares de comunicación acordados, como el estándar UBL XML, permite la formación e intercambio de documentos de TI. Los intercambios, por lo tanto, se realizan exclusivamente entre AP acreditados.
• Service Metadata Publisher (SMP) : es un verdadero registro descentralizado que proporciona información sobre los puntos de acceso y los tipos de mensajes que puede recibir un destinatario de Peppol. Por ejemplo, un destinatario podría recibir facturas según el estándar Peppol, pero no pedidos electrónicos o documentos de transporte. Los SMP contienen las direcciones disponibles y los metadatos de los usuarios conectados a la red de Peppol.
• Service Metadata Locator (SML): es el único componente central de la red y es un registro que recopila e identifica todos los SMP. Cada interlocutor tiene un identificador único en forma de URL a través del cual los Puntos de Acceso localizan el SMP y el punto de acceso al destinatario de la transacción.

Todos los documentos proporcionados por las transacciones de Peppol se basan en un diseño UBL XML, que es interoperable y también adecuado para la preservación digital a largo plazo. Hablaremos más sobre qué tipos de documentos se pueden intercambiar a través de la red de Peppol más adelante. Las características de ruta e interoperabilidad para cada tipo de documento están definidas por las Especificaciones de interoperabilidad comercial de Peppol, conocidas simplemente como Peppol BIS.

En muchos países existe una Autoridad Peppol, que se encarga de acreditar los Puntos de Acceso y SMP y también actúa como enlace con toda la red Peppol y la asociación OpenPeppol. En Italia, la Autoridad a cargo es AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).

Objetivos de Peppol y la Asociación OpenPeppol

Ahora que sabemos qué es Peppol, intentemos entender cómo está estructurado y los objetivos que quiere alcanzar.

A partir de 2012, la asociación OpenPeppol está a cargo del proyecto. Se encargan de actualizar la infraestructura, estándares y acuerdos que rigen las relaciones entre los distintos actores involucrados. Además, en los países donde no existe la Autoridad Peppol, este papel lo juega la propia asociación. Esto significa que los proveedores de servicios que deseen acreditarse como Puntos de Acceso o SMP, pero que tengan su sede en países donde no existe una Autoridad, pueden referirse directamente a la asociación.

OpenPeppol, pues, se encarga de gestionar y mantener la red, teniendo siempre presentes los objetivos que pretende perseguir el proyecto Peppol:

• Lograr la interoperabilidad en la contratación electrónica y los procedimientos de contratación electrónica mientras se promueve la transparencia;
• Automatización de procesos y transacciones comerciales, tanto en intercambios con entidades del sector público como en el sector privado;
• Apoyar a empresas de todo tipo, incluidas las PYME, y ayudarlas a ser más competitivas a nivel mundial;
• Realizar un mercado único digital, uno de los principales objetivos de la agenda de la UE.

La expansión de Peppol por el mundo

Como mencionamos anteriormente, Peppol ahora está muy extendido, incluso fuera de Europa.

Hasta la fecha, Peppol cuenta con 41 estados miembros en el mundo, con un número variable de proveedores de servicios. Dentro de esta lista también encontramos varias entidades no europeas, entre las que se encuentran, por ejemplo, Australia, Nueva Zelanda, Singapur, Japón, México, China, Turquía, Estados Unidos, Reino Unido, Liechtenstein, Armenia y Suiza.

Unirse a la red Peppol es (o ya ha sido) una oportunidad para impulsar la adopción y difusión de los intercambios electrónicos, desde la facturación electrónica hasta todos los procesos de contratación electrónica en general, al ofrecer a las empresas y administraciones públicas herramientas y estructuras probadas y verdaderas.

Especialmente para los países no europeos que enumeramos anteriormente, la red Peppol también representa un elemento que puede facilitar las transacciones transfronterizas con la Unión Europea. De hecho, la expansión mundial de Peppol podría ser un factor clave para la creación de un mercado global único , mucho más allá de los objetivos iniciales de la Unión Europea.

Digitalización de procesos de compras a través de Peppol

Hasta la fecha, Peppol permite intercambiar electrónicamente varios tipos de documentos de forma totalmente segura y transparente, pero se utiliza principalmente para gestionar los procedimientos de contratación, la facturación electrónica y los procesos de pedidos electrónicos .

Actualmente, no existe ninguna obligación a nivel europeo con respecto al uso de la facturación electrónica, ni existe una obligación a nivel de la UE de usar Peppol.

Sin embargo, el uso de la red y las soluciones que ofrece está cada vez más extendido. También te recordamos que el diseño UBL 2.1 para la factura electrónica cumple con las especificaciones definidas por la norma europea EN16931, por lo que se ajusta perfectamente a los requisitos de interoperabilidad establecidos.

De hecho, muchos países europeos han adoptado UBL 2.1 u otras vías de Peppol para implementar la facturación electrónica : Luxemburgo, Países Bajos, Letonia, Noruega, Polonia, Portugal y Bélgica, por nombrar algunos.

Dado que las especificaciones BIS desarrolladas por Peppol cubren una amplia gama de documentos comerciales, la digitalización completa de todos los procesos de adquisición no solo es posible sino deseable. Tanto para las agencias gubernamentales como para las empresas, la digitalización de los procesos de pedidos y ventas implica:

• Visibilidad y transparencia en todo el proceso ;
• Automatización de pasos y reducción del error humano;
• Ahorro en tiempo y costos de gestión ;
• Elevar el nivel de competencias digitales y competitividad de la empresa.

Hasta la fecha, los niveles de implementación de Peppol son muy heterogéneos porque el enfoque más común es “digitalizar una pieza a la vez”, para permitir una transición gradual a la nueva gestión.

En Italia, por ejemplo, la pista de Peppol se utiliza para el intercambio de órdenes electrónicas que, desde 2020, ya son obligatorias para algunos sectores de la administración pública y, eventualmente, para todo el sector público.

Todos los documentos que puedes gestionar con Peppol

Entonces, ¿qué documentos se pueden gestionar a través de Peppol?

Con Peppol puedes gestionar los siguientes documentos que definen todo el ciclo de pedidos, ventas y pagos; para cada uno de estos, OpenPeppol se encarga de producir y mantener actualizadas las respectivas especificaciones BIS:

• Facturación electrónica , que ya se adopta en muchos países europeos y más allá;
• Pedido electrónico, del que tenemos un ejemplo en nuestro propio país, donde el pedido electrónico se ha introducido como obligatorio para las entidades del sistema nacional de salud y sus proveedores;
• Documentos de transporte , adoptados por muchas empresas para la gestión digitalizada de todo el ciclo de contratación.

Sin embargo, tenga cuidado: el hecho de que estos documentos estén disponibles no significa que todos los actores de la red puedan gestionarlos. De hecho, cada empresa (usuario final) decide en qué documentos implantar la gestión de Peppol, en función de sus propias necesidades.

Por lo tanto, antes de enviar una factura electrónica, pedido o DDT a un cliente o proveedor, debemos asegurarnos de que pueda recibirlos y procesarlos.

Este tipo de información es gestionada y puesta a disposición, como vimos anteriormente, por los SMP (Service Metadata Publishers), que nos permiten saber qué documentos puede recibir un destinatario de Peppol.